Generador de Orden de Compra

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ORDEN DE COMPRANº 00001

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Qué es una orden de compra

La orden de compra es el documento con el que el comprador le confirma a un proveedor un pedido: qué productos o servicios necesita, en qué cantidad, a qué precio acordado, dónde y cuándo se entregan y cómo se paga. Va en sentido inverso al presupuesto (que lo emite el vendedor) y normalmente se emite sobre un presupuesto ya aceptado.

No es un comprobante fiscal: no lleva CAE, no liquida IVA y no reemplaza ni a la factura ni al remito del proveedor. La RG 1415 de ARCA (ex AFIP) agrupa a las notas de pedido y documentos análogos entre los que no valen como factura (art. 10) y pide conservarlos al menos 2 años desde su emisión (art. 61). Comercialmente es una oferta de compra: cuando el proveedor la acepta queda cerrado el acuerdo (Código Civil y Comercial, arts. 972 y 978), y por eso sirve como respaldo ante cualquier diferencia en la entrega.

Orden de compra vs presupuesto vs remito vs factura

DocumentoQuién lo emiteMomentoQué respaldaValidez fiscal
PresupuestoEl proveedor1. CotizaciónLa propuesta de precio y condicionesNinguna
Orden de compraEl comprador2. PedidoLa confirmación de lo que se compraNinguna
RemitoEl proveedor3. EntregaEl traslado y la recepción de la mercaderíaSin CAE; el remito R oficial lleva CAI
FacturaEl proveedor4. FacturaciónLa venta, con IVA discriminado si es ASí, con CAE de ARCA

Fuentes: Código Civil y Comercial, arts. 971 a 978 y RG 1415/2003 de ARCA, arts. 10 y 61. Para controlar la recepción contra lo pedido tenés el generador de remitos y la guía órdenes de compra a proveedores para PyMEs.

Documento orientativo. No reemplaza un comprobante fiscal con CAE de ARCA. Para facturar con validez fiscal usá YoFacturo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una orden de compra y para qué sirve?
Es un documento comercial que emite el comprador (vos) hacia un proveedor para formalizar un pedido: detalla qué productos o servicios necesitás, en qué cantidad, a qué precio acordado y bajo qué condiciones de entrega y pago. Le da al proveedor una instrucción clara para preparar el pedido y a vos un respaldo escrito de lo solicitado.
¿Una orden de compra es un comprobante fiscal?
No. La orden de compra no lleva CAE de ARCA (ex AFIP), no discrimina IVA como una factura y no reemplaza al remito de entrega. La RG 1415 (art. 10) la agrupa con las notas de pedido y documentos análogos, que no valen como factura. Es un documento comercial previo: la operación se termina de documentar fiscalmente cuando el proveedor te emite su factura (y, si corresponde, el remito de la mercadería entregada).
¿En qué se diferencia de un presupuesto?
Van en dirección inversa. El presupuesto lo emite el vendedor o proveedor hacia el cliente para cotizar un producto o servicio antes de la venta. La orden de compra la emite el comprador hacia el proveedor para confirmar un pedido, normalmente después de haber recibido y aceptado un presupuesto.
¿Una orden de compra es vinculante?
Funciona como una oferta de compra: cuando el proveedor la acepta (por escrito, por mail o empezando a preparar el pedido) queda cerrado un acuerdo sobre precio, cantidad y condiciones. El Código Civil y Comercial exige que la aceptación exprese plena conformidad con la oferta (art. 978): si el proveedor te responde con cambios, eso es una propuesta nueva que vos tenés que aceptar. Por eso conviene numerarlas correlativamente y archivarlas junto con la factura y el remito asociados: ante un reclamo son la prueba de lo que se pidió, y la RG 1415 (art. 61) pide conservarlas al menos 2 años.
¿Cuál es el flujo típico desde la orden de compra hasta la factura?
Primero emitís la orden de compra al proveedor. El proveedor prepara y entrega la mercadería junto con su remito. Por último te factura la operación (con CAE de ARCA) para que puedas registrar el gasto y, si corresponde, el crédito fiscal de IVA. Un sistema como YoFacturo te permite gestionar compras y proveedores de punta a punta: desde la orden de compra hasta la actualización automática del stock al recibir la mercadería.

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