Assinatura digital e assinatura eletrônica: diferenças, tipos e quando usar (2026)
Entenda a diferença entre assinatura digital e eletrônica, os três tipos da Lei 14.063/2020 (simples, avançada e qualificada), como assinar pelo gov.br e quando o certificado ICP-Brasil é necessário.
Verificado: 16 de outubro de 2026
Contratos de aluguel, propostas comerciais, contratos de prestação de serviços, procurações: hoje boa parte da papelada de um pequeno negócio pode ser assinada sem imprimir nada. O que gera dúvida é qual assinatura usar. "Assinatura digital", "assinatura eletrônica", "assinatura gov.br", "certificado digital": são a mesma coisa? Têm a mesma validade? Este guia organiza os conceitos, explica os três tipos previstos na lei e mostra, com exemplos, em que situação cada um serve.
O conteúdo é informativo. Para documentos de alto valor ou com exigência legal específica, confirme com um advogado ou com o órgão que vai receber o documento.
Assinatura digital e assinatura eletrônica: qual é a diferença
No dia a dia as duas expressões se misturam, mas elas não são sinônimas:
- Assinatura eletrônica é o conceito amplo: qualquer forma de assinar em meio eletrônico que identifique quem assina e vincule essa pessoa ao documento. Pode ser um clique em "aceito", um código enviado por SMS, uma assinatura desenhada na tela ou uma assinatura com certificado.
- Assinatura digital é uma técnica específica, baseada em criptografia de chaves: o signatário usa uma chave privada, ligada a um certificado digital, e qualquer pessoa consegue verificar com a chave pública que o documento não foi alterado depois de assinado. Na prática, é a base da assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil.
Em resumo: toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital no sentido técnico. Por isso, quando alguém pede "uma assinatura digital", vale perguntar se basta uma assinatura eletrônica avançada ou se a exigência é o certificado ICP-Brasil.
Os três tipos da Lei 14.063/2020
A Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e em outros contextos em três níveis: simples, avançada e qualificada. A página do Governo Digital resume as definições:
| Tipo | O que é | O que exige | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Simples | Identifica quem assina e anexa ou associa seus dados a outros dados em formato eletrônico. | No gov.br, conta de nível bronze, prata ou ouro. | Aceitar termos com login gov.br bronze; assinatura por e-mail ou código. |
| Avançada | Usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovar autoria e integridade, desde que as partes aceitem. | No gov.br, conta de nível prata ou ouro e aceitação das partes. | Assinatura gov.br. |
| Qualificada | Usa certificado digital nos termos do art. 10, § 1º, da Medida Provisória 2.200-2 (ICP-Brasil). É o nível de maior confiabilidade. | Certificado digital ICP-Brasil (e-CPF, e-CNPJ). | Documento assinado com token ou certificado em nuvem. |
Cada órgão público ou empresa pode definir o nível mínimo que aceita para cada tipo de documento. A lei também prevê hipóteses em que a assinatura qualificada é obrigatória, como atos específicos de autoridades. Para a maior parte dos contratos entre particulares, o que vale é o acordo entre as partes.
Como funciona a assinatura gov.br
O gov.br oferece um portal de assinaturas em que você carrega um PDF e assina com a sua conta. Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), a assinatura avançada exige conta nível prata ou ouro, e o certificado usado para assinar é emitido automaticamente e sem custo quando você acessa o portal com essas contas. Os passos gerais são:
- Entre no portal de assinaturas do gov.br com a sua conta.
- Confirme que o nível da conta é prata ou ouro (a elevação de nível é feita no próprio gov.br, por exemplo com validação biométrica ou internet banking de bancos conveniados).
- Carregue o documento em PDF e escolha como assinar.
- Confirme a sua identidade com a verificação solicitada.
- Baixe o PDF assinado e envie às outras partes. Cada uma assina o mesmo arquivo ou uma cópia, conforme o fluxo.
Os detalhes de interface mudam com o tempo, então consulte a página oficial do gov.br para ver o fluxo atual (a verificar, caso o portal tenha sido atualizado).
Certificado digital ICP-Brasil: quando é o caminho certo
O certificado digital ICP-Brasil é emitido por autoridades certificadoras credenciadas e liga uma pessoa ou empresa a um par de chaves. Existem versões para pessoa física (e-CPF) e jurídica (e-CNPJ), e formatos como A1 e A3. Para entender os formatos, leia o que é certificado digital e a comparação A1 ou A3.
O certificado é a escolha natural quando:
- A lei ou o órgão destinatário exigem assinatura qualificada.
- Você quer o maior grau de confiabilidade para documentos de alto valor.
- O sistema que vai usar, como alguns emissores de nota fiscal, pede o certificado. Veja o artigo sobre certificado digital para nota fiscal para os detalhes de uso nas notas.
- Você assina com frequência e quer automatizar o processo.
O custo do certificado varia conforme a autoridade certificadora e o tipo, e os valores mudam, então pesquise antes de comprar (não citamos preços por não haver uma tabela oficial única).
Qual assinatura usar em cada situação
| Situação | Em geral basta | Observação |
|---|---|---|
| Proposta comercial e orçamento aprovados | Eletrônica simples | O aceite por e-mail ou plataforma costuma ser suficiente; guarde o registro. |
| Contrato de prestação de serviços entre empresas | Avançada (gov.br) ou qualificada | As partes devem concordar com o meio escolhido. |
| Contrato com órgão público | Depende do edital e do órgão | Cada ente define o nível mínimo. |
| Documentos que exigem ICP-Brasil por lei | Qualificada | Confirme a exigência com o destinatário ou a norma. |
| Emissão de nota fiscal | Certificado ICP-Brasil ou acesso gov.br, conforme o emissor | Veja a regra do documento (NF-e, NFS-e). |
Como validar e guardar documentos assinados
Assinar é metade do trabalho; guardar com segurança é a outra metade. Algumas práticas simples:
- Use o validador de assinaturas do ITI (Validar) para conferir a autenticidade e a integridade de um documento recebido.
- Guarde o PDF assinado em um repositório com cópia de segurança, junto com o comprovante de envio.
- Padronize o nome dos arquivos (cliente, tipo, data) para encontrar o contrato quando precisar.
- Registre quem assinou, em que data e por qual meio, para o caso de questionamento futuro.
Se o contrato envolve prestação de serviços recorrentes, vale conectar o documento ao faturamento: quando o contrato diz o valor e a periodicidade, fica mais simples gerar a nota fiscal correspondente. Veja, por exemplo, como emitir a nota fiscal de serviço (NFS-e).
Erros comuns ao assinar documentos online
- Assumir que qualquer assinatura desenhada na tela tem o mesmo peso de um certificado ICP-Brasil.
- Não combinar com a outra parte qual tipo de assinatura será aceito.
- Assinar uma versão do arquivo e enviar outra, o que quebra a integridade.
- Perder o token do certificado A3 ou deixar o A1 vencer sem renovação.
- Guardar o documento apenas no e-mail, sem cópia organizada.
Uma visão para pequenos negócios
Para quem tem uma loja ou presta serviços, o ganho de assinar eletronicamente é reduzir deslocamentos, acelerar fechamentos e ter um histórico organizado. Um bom fluxo costuma ter três passos: proposta aceita, contrato assinado e primeira cobrança ou nota fiscal emitida. Sistemas de faturamento e de gestão ajudam a manter cadastro de clientes, contratos e notas no mesmo lugar, sem planilhas soltas.
Perguntas frequentes
${faqHtml}Fontes oficiais
- Planalto: Lei 14.063/2020.
- Governo Digital: saiba mais sobre a assinatura eletrônica.
- ITI: assinatura eletrônica avançada.
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