Registro de clientes con DNI: qué podés guardar y qué no
Qué dice la Ley 25.326 sobre guardar datos de un cliente a partir de su DNI, qué datos tiene sentido conservar en tu comercio y cuáles conviene evitar.
Podés guardar el DNI de un cliente en tu comercio si tenés una finalidad concreta para hacerlo y se lo informás, tal como exige la Ley 25.326 de protección de datos personales, pero conviene guardar solo el dato puntual que vas a usar y no todo lo que trae el documento. Esta guía repasa qué dice esa ley en términos generales, qué datos tiene sentido conservar y cuáles conviene evitar.
Por qué un comercio pide el DNI a un cliente
Hay motivos bien concretos para que un comercio pida el DNI: verificar una fecha de nacimiento antes de vender algo con restricción de edad, completar una ficha de cliente para facturar o para un programa propio del negocio, o cumplir con un trámite puntual de la actividad (una reserva, un alquiler, un registro de acceso). En todos esos casos, lo que cambia es cuánto dato hace falta guardar después de resuelto el trámite puntual: no es lo mismo mirar una fecha de nacimiento y no anotar nada, que guardar una ficha completa de cliente con el número de documento.
Qué dice la Ley 25.326 sobre guardar datos de un cliente
La Ley 25.326, sancionada en octubre del año 2000 y conocida como la ley de Hábeas Data, es la norma argentina que regula la protección de los datos personales: fija los derechos de los titulares de esos datos y las obligaciones de quienes los usan, registran o guardan, ya sea un banco grande o un comercio chico con una planilla de clientes. En términos generales, esa protección exige dos cosas para cualquiera que recolecte datos personales: que la persona sepa con qué finalidad se le pide el dato (informarlo, no ocultarlo) y que dé su consentimiento para que se guarde. La ley no distingue por tamaño de empresa: un comercio con un sistema de clientes propio está alcanzado igual que cualquier otra organización.
Qué datos tiene sentido guardar del DNI (y cuáles no)
| Dato | Conviene guardarlo | Por qué |
|---|---|---|
| Nombre y apellido | Sí, si vas a tener una ficha de cliente | Es el dato mínimo para identificar a la persona en el sistema |
| Número de DNI | Sí, si hace falta para el trámite puntual | Sirve para no confundir clientes con nombres parecidos |
| Fecha de nacimiento | Solo si tu actividad la necesita (verificar edad) | Es un dato sensible si se guarda sin un motivo concreto |
| Domicilio completo | Solo si el trámite lo requiere de verdad | Es más dato del que casi siempre hace falta para vender o facturar |
| Foto o escaneo completo del documento | Evitarlo, salvo justificación puntual | Incluye huella, firma y datos que no suelen hacer falta para una ficha común |
Cómo pedir el consentimiento sin complicarte
- Definí antes de pedir el dato para qué lo vas a usar exactamente (ficha de cliente, verificar edad, un trámite puntual).
- Contale a la persona esa finalidad con una frase simple al momento de pedirle el DNI, o con un cartel visible en el mostrador si es una situación repetida (por ejemplo, verificar edad).
- Guardá solo el dato puntual que necesitás para esa finalidad, no todo lo que aparece en el documento.
- Si en algún momento un cliente pide que elimines su ficha, tené un modo simple de borrarla del sistema en vez de dejarla guardada sin uso.
Errores comunes al guardar datos de clientes
El error más frecuente es guardar de más "por las dudas": una foto completa del DNI cuando alcanzaba con el número, o un domicilio completo cuando el trámite ni siquiera lo necesitaba. Guardar de más no suma ningún beneficio real para el comercio y sí aumenta lo que hay para proteger si esa información se filtra alguna vez. Otro error común es no explicarle nada a la persona sobre para qué se le pide el dato: alcanza con una frase breve, no hace falta un trámite formal, pero omitirlo por completo va en contra del principio de informar la finalidad que exige la ley.
Cómo lo maneja YoFacturo
El formulario de alta de cliente del sistema guarda los datos que vos decidas cargar en cada campo: no exige completar un DNI escaneado ni una foto del documento para dar de alta un cliente. Un lector de código de barras o un lector de DNI conectado en modo teclado (HID) simplemente escribe el dato en el campo donde tengas el cursor puesto, igual que si lo tipearas a mano; qué campos completás y qué dato guardás finalmente depende de la política de tu propio comercio, no de una configuración fija del sistema.
Preguntas frecuentes
¿Qué ley regula guardar el DNI de un cliente en Argentina?
La Ley 25.326, de protección de datos personales, sancionada en el año 2000. Regula los derechos de los titulares de los datos y las obligaciones de quien los recolecta, procesa o guarda, sea una empresa grande o un comercio chico con una planilla o un sistema propio de clientes.
¿Puedo guardar el número de DNI de un cliente?
Sí, siempre que tengas una finalidad concreta para hacerlo (una ficha de cliente, un trámite propio del rubro) y se lo informes a la persona. No hace falta guardar una copia completa del documento ni de todo lo que trae el código PDF417 si con el número y el nombre ya alcanza para lo que necesitás.
¿Puedo guardar una foto o escaneo completo del DNI?
Conviene evitarlo salvo que tu actividad puntual lo exija de forma justificada, porque una imagen completa del documento incluye mucho más dato del que casi siempre hace falta para una ficha de cliente común (huella, firma, domicilio completo). Guardar solo el dato puntual que vas a usar reduce el riesgo si esa información se filtra alguna vez.
¿Tengo que pedirle permiso al cliente para guardar sus datos?
Sí. La Ley 25.326 exige el consentimiento del titular y que se le informe con qué finalidad se recolecta el dato. En la práctica, para un comercio esto suele resolverse con un cartel o una frase breve al momento de pedir el DNI, explicando para qué se va a usar ese dato puntual.
¿Qué pasa si un cliente pide que borre sus datos?
La Ley 25.326 reconoce derechos del titular sobre sus propios datos, así que conviene tener un mecanismo simple para eliminar la ficha de un cliente cuando lo pida, en vez de dejar el dato guardado sin ningún uso ni justificación una vez que ya no hace falta.
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Fuentes
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Tutorial oficial del canal de YoFacturo. Guía escrita: Punto de Venta en YoFacturo.
