Asiento de sueldos: paso a paso con ejemplo numerico

El asiento de sueldos es el registro contable que refleja la liquidacion de haberes de tus empleados: por un lado el gasto total que te representa cada trabajador (sueldo bruto mas contribuciones patronales) y por el otro las deudas que genera ese gasto hasta que efectivamente pagues (sueldos a pagar, retenciones y cargas sociales). Se hace en dos pasos: primero se devenga (se reconoce el gasto y la deuda) y despues se paga (se cancela esa deuda). Vamos a ver cada paso con un ejemplo numerico simple.

Bruto, aportes, contribuciones y neto: los cuatro conceptos que hay que tener claros

Antes de armar el asiento conviene tener bien diferenciados estos cuatro terminos, porque son la base de toda la liquidacion:

• Sueldo bruto: lo que "cuesta" el empleado antes de cualquier descuento. Es la base de calculo para todo lo demas.
• Aportes del empleado: porcentajes que se descuentan del sueldo bruto del trabajador (jubilacion, obra social, ley 19.032/PAMI, y a veces sindicato) y que la empresa retiene para depositar despues en los organismos correspondientes. El empleado los paga, la empresa solo actua de agente de retencion.
• Contribuciones patronales: porcentajes que aporta la empresa por encima del sueldo bruto (tambien para jubilacion, obra social, ART, asignaciones familiares, etc). Es un gasto adicional para el empleador, no sale del bolsillo del empleado.
• Sueldo neto: lo que finalmente cobra el empleado en su cuenta: bruto menos aportes (y menos otros descuentos como anticipos o cuotas de sindicato).

La confusion mas comun es mezclar aportes con contribuciones. Recorda esta regla simple: los aportes los paga el empleado (se descuentan de su bruto) y las contribuciones las paga la empresa (se suman como gasto extra). En los ejemplos de abajo usamos porcentajes de referencia solo para que se entienda la mecanica del asiento; los porcentajes reales de aportes y contribuciones patronales varian segun la actividad, el tipo de empresa y la normativa vigente, asi que para el calculo exacto conviene consultar con tu contador o usar un sistema de liquidacion actualizado.

El asiento de devengamiento de sueldos

El asiento de devengamiento se hace al cierre del periodo liquidado (normalmente a fin de mes), independientemente de si ya pagaste o todavia no. Es el que reconoce el gasto de sueldos y todas las deudas que ese gasto genera. La estructura general es:

Cuenta	Tipo	Debe / Haber	Que representa
Sueldos y Jornales	Gasto	Debe	Sueldo bruto de todos los empleados
Contribuciones Patronales	Gasto	Debe	Aporte que hace la empresa sobre el bruto
Sueldos a Pagar	Pasivo	Haber	Neto que se le debe a cada empleado
Retenciones a Pagar	Pasivo	Haber	Aportes del empleado retenidos (jubilacion, obra social, sindicato)
Cargas Sociales a Pagar	Pasivo	Haber	Contribuciones patronales pendientes de deposito

Fijate que en el Debe aparece el costo total real del empleado (bruto + contribuciones patronales), y en el Haber se desglosan las tres deudas en las que se va a convertir ese gasto: lo que le debes al empleado, lo que le debes a ARCA (ex-AFIP) y otros organismos por las retenciones que le hiciste, y lo que le debes por las contribuciones que puso la empresa.

Ejemplo numerico simple

Supongamos un solo empleado con sueldo bruto de $500.000. Para el ejemplo usamos porcentajes redondos de referencia (no son los porcentajes legales exactos, que varian y hay que verificar con tu contador): aportes del empleado 17% y contribuciones patronales 24%.

Concepto	Calculo	Monto
Sueldo bruto	-	$500.000
Aportes del empleado (17%)	500.000 x 17%	$85.000
Sueldo neto a pagar	500.000 - 85.000	$415.000
Contribuciones patronales (24%)	500.000 x 24%	$120.000
Cargas sociales a pagar (aportes + contribuciones)	85.000 + 120.000	$205.000

Con estos numeros, el asiento de devengamiento queda asi:

Cuenta	Debe	Haber
Sueldos y Jornales	$500.000
Contribuciones Patronales	$120.000
Sueldos a Pagar		$415.000
Retenciones a Pagar		$85.000
Cargas Sociales a Pagar		$120.000
Totales	$620.000	$620.000

El asiento cuadra porque el Debe total ($620.000, que es el costo laboral completo del empleado) es igual a la suma de las tres deudas que quedan pendientes en el Haber. Esto es clave para entender por que el "costo empresa" de un empleado siempre es mayor al sueldo bruto que ve reflejado en su recibo.

El asiento de pago de sueldos

El asiento de devengamiento registra la deuda, pero todavia no salio plata de la empresa. Cuando efectivamente transferis el neto a los empleados, depositas las retenciones ante los organismos y pagas las cargas sociales, tenes que cancelar esos tres pasivos contra el medio de pago que uses (banco o caja). Siguiendo el ejemplo:

Cuenta	Debe	Haber
Sueldos a Pagar	$415.000
Retenciones a Pagar	$85.000
Cargas Sociales a Pagar	$120.000
Banco		$620.000

Este asiento suele hacerse en momentos distintos del mes, porque el pago del neto al empleado, el deposito de las retenciones (aportes) y el pago de las contribuciones patronales tienen vencimientos diferentes ante los organismos. Lo importante es que cada pasivo se cancele contra su pago correspondiente, no todo junto necesariamente en una sola fecha.

Por que conviene separar devengamiento y pago

Separar los dos asientos es lo que te permite tener un balance real de tu negocio en cualquier momento del mes, aunque todavia no hayas pagado los sueldos. Si solo registraras el pago, en los dias entre el cierre de la liquidacion y la fecha de pago tu contabilidad no reflejaria una deuda que ya existe (el empleado ya trabajo esos dias, ya se devengo el gasto). Este es el mismo principio de devengado que se usa, por ejemplo, para provisionar el aguinaldo (SAC) o las vacaciones a medida que se van generando, en vez de registrarlas recien cuando se pagan.

Provision de sueldos: cuando el mes no cierra igual que el pago

Es habitual que la liquidacion se pague en el mes siguiente al trabajado (por ejemplo, sueldos de julio pagados el 5 de agosto). En ese caso, muchas empresas hacen una provision de sueldos y jornales al cierre del mes trabajado, para que el gasto quede reflejado en el periodo correcto y no en el periodo de pago. La logica es la misma que el asiento de devengamiento que vimos arriba: se reconoce el gasto y el pasivo aunque el pago caiga en el mes siguiente. Esto es especialmente importante para PyMEs que preparan balances mensuales o necesitan informacion financiera precisa para tomar decisiones.

Errores comunes al armar el asiento de sueldos

• Mezclar aportes y contribuciones en una sola cuenta: dificulta despues conciliar lo que le corresponde pagar a cada organismo.
• Registrar el sueldo por el neto en vez del bruto: subestima el verdadero costo laboral y descuadra el balance.
• Omitir la provision cuando el pago cae en el mes siguiente, generando gastos "fantasma" que aparecen recien cuando se paga.
• No abrir cuentas separadas para retenciones (empleado) y cargas sociales (empleador), lo que complica la conciliacion con los formularios de la seguridad social.

Como simplificar la liquidacion y el asiento con un sistema de gestion

Armar estos asientos a mano cada mes, empleado por empleado, es un trabajo tedioso y propenso a errores, sobre todo si tenes varios empleados con conceptos distintos (adicionales, horas extra, licencias). Un sistema de gestion que integre la liquidacion de sueldos con la contabilidad te permite generar automaticamente el asiento de devengamiento y el de pago, con el bruto, las contribuciones, las retenciones y el neto ya calculados y conciliados. Esto reduce el riesgo de descuadres y te deja mas tiempo para lo que importa: manejar el negocio.

Ademas, si tu empresa ya emite comprobantes electronicos, vale la pena tener todo el circuito administrativo en un solo lugar: podes revisar como funciona la facturacion electronica en nuestra guia sobre como generar un comprobante con CAE en ARCA (ex-AFIP), o validar rapido cualquier comprobante con el verificador de CAE gratuito.

Si queres dejar de armar los asientos de sueldos a mano y tener la liquidacion, la contabilidad y la facturacion en un solo sistema, podes probar YoFacturo gratis durante 1 mes, sin tarjeta. Es una forma simple de ver si te sirve para tu operacion diaria sin comprometerte de entrada.