Como imprimir a DANFE a partir do XML da nota fiscal

Recebeu o arquivo XML de uma nota fiscal e nao sabe como transformar aquilo num documento legivel para imprimir e anexar a mercadoria? Voce nao esta sozinho. O XML e o documento fiscal de verdade, mas e a DANFE que circula no dia a dia. Neste guia voce vai aprender a imprimir a DANFE a partir do XML da nota fiscal de forma simples, entendendo o que cada arquivo significa e o passo a passo para gerar e visualizar o documento.

Em resumo

• A nota fiscal eletronica de verdade e o arquivo XML autorizado pela SEFAZ.
• A DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletronica) e a representacao impressa ou em PDF que acompanha a mercadoria.
• Para imprimir a DANFE pelo XML basta um sistema ou visualizador que importe o arquivo; nao e preciso certificado digital so para imprimir.
• Voce pode reimprimir a DANFE quantas vezes precisar, porque todos os dados estao dentro do XML.

XML, NF-e e DANFE: entenda a diferenca

Antes de imprimir, vale separar tres conceitos que costumam se confundir:

• NF-e: a nota fiscal eletronica de produtos, usada em operacoes entre empresas (B2B). Existem ainda a NFC-e, do varejo ao consumidor final (com QR Code), e a NFS-e, de servicos, emitida pela prefeitura ou pelo padrao nacional.
• XML: o arquivo digital, assinado e autorizado pela SEFAZ, que tem validade juridica. E ele que importa para o Fisco, o contador e o SPED.
• DANFE: a representacao visual desse XML, em papel ou PDF. Ela nao substitui o XML, mas serve para acompanhar a carga e facilitar a leitura.

Ou seja: a DANFE e gerada a partir do XML. Sem o XML autorizado, nao existe DANFE valida. Se quiser se aprofundar no documento em si, veja nosso conteudo pilar sobre nota fiscal eletronica (NF-e).

Por que voce precisa da DANFE?

• Acompanhar fisicamente a mercadoria durante o transporte.
• Permitir que o destinatario confira os dados e a chave de acesso.
• Servir de comprovante visual para o cliente e para o arquivo da empresa.

O que voce precisa antes de imprimir

Para gerar a DANFE pelo XML com tranquilidade, tenha em maos:

1. O arquivo XML da nota, ja autorizado pela SEFAZ (status de uso autorizado).
2. Um sistema emissor ou visualizador capaz de importar XML e gerar a DANFE em PDF.
3. Uma impressora comum (folha A4) para a NF-e ou uma impressora termica para o cupom da NFC-e.

Lembre-se: o certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF, do tipo ICP-Brasil) e exigido para emitir a nota. Para apenas visualizar a DANFE de um XML que ja esta autorizado, voce nao precisa de certificado. A NFS-e nacional, inclusive, costuma aceitar acesso pelo login gov.br.

Passo a passo para imprimir a DANFE a partir do XML

O fluxo e parecido na maioria dos sistemas. No YoFacturo, por exemplo, funciona assim:

1. Localize o XML da nota. Ele pode ter vindo por e-mail do fornecedor, sido baixado do portal da SEFAZ ou exportado do seu proprio sistema.
2. Importe ou abra a nota no sistema. Se a nota foi emitida por voce, ela ja estara listada; se veio de terceiros, use a opcao de importar XML.
3. Selecione a opcao de visualizar a DANFE. O sistema le o XML e monta a representacao grafica com todos os campos: emitente, destinatario, itens, impostos (ICMS, IPI, PIS/COFINS quando aplicaveis) e a chave de acesso.
4. Confira os dados na tela antes de imprimir, especialmente a chave de acesso e os valores.
5. Gere o PDF e imprima. Para NF-e, use papel A4; para NFC-e, a impressora termica gera o cupom com o QR Code.

Esse mesmo processo de leitura do XML e o que permite tambem consultar uma nota fiscal pelo CPF ou CNPJ e cruzar as informacoes quando precisar conferir um documento recebido.

E se a nota ainda nao foi emitida?

Se voce ainda esta na etapa anterior e precisa de fato gerar o documento, o caminho e primeiro emitir a nota para que o XML seja autorizado e, so entao, imprimir a DANFE. Nosso guia completo de como emitir nota fiscal mostra todo o processo desde o cadastro ate a autorizacao.

Erros comuns ao imprimir a DANFE

• Tentar imprimir um XML rejeitado ou pendente: a DANFE so e valida quando o XML esta com status autorizado.
• Confundir o XML com a DANFE: enviar so o PDF ao contador nao basta; o arquivo fiscal e o XML, que deve ser guardado.
• Layout cortado na impressao: ajuste a escala para "tamanho real" e use a folha correta (A4 para NF-e, bobina termica para NFC-e).
• Perder o XML: mantenha backup. Como a DANFE nasce do XML, perder o arquivo digital e perder a fonte do documento.

Dicas para o dia a dia

• Guarde os XMLs organizados por mes e por tipo (NF-e, NFC-e, NFS-e) para facilitar o SPED e o contador.
• Reimprima a DANFE direto do sistema sempre que precisar, sem reemitir a nota.
• Para o MEI, lembre que a emissao e obrigatoria para vendas a pessoa juridica e facultativa para o consumidor final pessoa fisica.

Conclusao

Imprimir a DANFE a partir do XML e simples quando voce entende que o XML e o documento de verdade e a DANFE e apenas a sua versao impressa. Com um bom sistema, basta importar o arquivo, conferir os dados e gerar o PDF para imprimir quantas vezes quiser. Se voce vende no Brasil e quer emitir NF-e, NFC-e e NFS-e, alem de imprimir e gerenciar suas DANFEs num so lugar, conheca a solucao de nota fiscal eletronica do YoFacturo.

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