Certificado de ingresos y retenciones en Colombia: qué es, quién lo expide y para qué sirve
Qué es el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220), quién debe expedirlo, hasta cuándo, qué casillas debes revisar, cómo se usa en la declaración de renta y qué hacer si tu empleador no te lo entrega.
El certificado de ingresos y retenciones es el documento que cada año el empleador le entrega a sus trabajadores con el resumen de lo que les pagó, de los aportes obligatorios que descontó y de la retención en la fuente que practicó. Se conoce como formulario 220 y es el soporte principal para presentar la declaración de renta de una persona natural que trabaja como empleado. En esta guía te explicamos qué es, quién debe expedirlo, hasta cuándo, qué casillas conviene revisar y qué hacer si no lo recibes.
Verificado: 16 de octubre de 2026. Contrastado con fuentes de la DIAN y publicaciones tributarias especializadas; los puntos pendientes de confirmar están marcados como "a verificar".
Qué es el certificado de ingresos y retenciones
Es un certificado anual que acredita, para un trabajador y un año gravable, el total de los ingresos laborales, los aportes obligatorios a salud y pensión y la retención en la fuente por rentas de trabajo. El artículo 378 del Estatuto Tributario obliga a los agentes de retención a entregarlo a los asalariados según el formato que fije la DIAN. El formato es el formulario 220, que la entidad prescribe mediante resolución. Por ejemplo, la Resolución 000042 de 2023 prescribió el del año gravable 2022; para el año que necesites, a verificar la resolución vigente en el sitio de la DIAN.
Se expide aunque no se haya practicado retención. Muchos empleados creen que sin retención no hay certificado, y no es así: el documento también sirve para demostrar ingresos y aportes.
Quién lo expide y quién lo recibe
| Situación | Quién expide | Qué recibe |
|---|---|---|
| Empleado con contrato laboral | El empleador, como agente de retención. | Certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo (formulario 220). |
| Pensionado | La entidad pagadora de la pensión. | El mismo formulario, que cubre rentas de trabajo y pensiones. |
| Contratista por honorarios o servicios | Cada pagador que practicó retención. | Certificado de retenciones practicadas, no el formulario 220. |
| Proveedor que vende bienes | El comprador que practicó retención. | Certificado de retención por compras. |
Si quieres entender cómo se calcula lo que se te retiene, mira cómo se calcula la retención en la fuente en Colombia.
Hasta cuándo debe entregarse
La regla general es que el empleador lo entregue a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al año gravable. Es decir, el certificado de los ingresos de 2025 se entrega a más tardar el 31 de marzo de 2026. El plazo está fijado en el Decreto 1625 de 2016, que se modifica de vez en cuando, por lo que conviene verificar la fecha vigente cada año. En la práctica, es el documento que necesitas antes de que empiecen los plazos de la declaración de renta de personas naturales, que normalmente arrancan en agosto.
La omisión tiene consecuencias para el empleador: según divulgación tributaria especializada, se aplica la sanción por no expedir certificados del Estatuto Tributario, calculada como un porcentaje de los pagos cuyos certificados no se entregaron (a verificar el porcentaje y el artículo vigente).
Qué información trae el formulario 220
| Bloque | Qué contiene | Qué revisar |
|---|---|---|
| Datos del retenedor | NIT, razón social o nombre del empleador. | Que coincida con quien te pagó. |
| Datos del trabajador | Tipo y número de documento, nombres y apellidos. | Que el número de documento sea el tuyo, sin errores. |
| Período de la certificación | Fechas de inicio y fin del año gravable y fecha de expedición. | Si cambiaste de empleo, que el período corresponda al tiempo trabajado. |
| Ingresos laborales | Pagos por salario, prestaciones sociales, bonificaciones y otros pagos laborales. | Que la suma coincida con tus desprendibles de pago. |
| Aportes obligatorios | Aportes a salud, a pensión y al fondo de solidaridad pensional. | Que coincidan con los descontados en nómina y con la planilla. |
| Deducciones y rentas exentas | Intereses de vivienda, dependientes, medicina prepagada, AFC y otros que el empleador tuvo en cuenta. | Que estén los soportes que entregaste durante el año. |
| Retención en la fuente | Valor total retenido por rentas de trabajo. | Que coincida con la suma de los desprendibles. |
| Firma del retenedor | Firma o constancia de quien certifica. | Que esté firmado o validado por el responsable. |
La numeración de las casillas puede cambiar entre versiones del formulario; por eso lo importante es entender el bloque y no memorizar el número.
Ejemplo de lectura con cifras de muestra
Supón un empleado con un salario de $4.000.000 mensuales durante todo el año gravable, más una bonificación de $2.000.000. La lectura básica sería esta (las cifras son ilustrativas y no representan el cálculo real de aportes ni de retención):
| Concepto | Cálculo de muestra | Valor |
|---|---|---|
| Salarios del año | $4.000.000 × 12 | $48.000.000 |
| Bonificación | Pago no recurrente | $2.000.000 |
| Ingresos laborales totales | Suma de lo anterior más prestaciones pagadas en el año | Según tus desprendibles |
| Aportes obligatorios | Lo descontado por salud y pensión en nómina | Según planillas de aportes |
| Retención practicada | La suma mensual retenida | Según desprendibles |
Lo que importa del ejemplo es el método: compara el total del certificado con la suma de tus desprendibles de pago y con los aportes de tu planilla. Si hay diferencias, pídele a tu empleador que las explique o que reexpida el certificado.
Para qué sirve en la declaración de renta
El certificado es la base de la información laboral de tu declaración. Con él sabes qué ingresos, qué aportes y qué retención debes llevar al formulario. Además, sirve para saber si estás obligado a declarar: la obligación depende de topes de ingresos brutos, patrimonio, consumos con tarjeta de crédito, compras y consignaciones, expresados en UVT. Los topes de cada año gravable y su comparación con la UVT del año: a verificar en el calendario y las normas vigentes de la DIAN. Si quieres repasar cómo se convierte la UVT a pesos, mira qué es la UVT y cómo se usa.
Aunque no estés obligado a declarar, conservar el certificado te sirve para trámites con bancos, para solicitar créditos o para acreditar ingresos ante terceros.
Qué hacer si tu empleador no te lo entrega
- Pídelo por escrito, por correo o carta, indicando el año gravable y tus datos, y guarda constancia de la solicitud.
- Reúne tus soportes: desprendibles de pago, planillas de aportes y certificado de cesantías, para reconstruir las cifras.
- Si el empleador ya no existe o no responde, consulta con un contador cómo documentar tus ingresos para la declaración.
- Si hay errores, exige que expida un certificado corregido y entrega los soportes de las deducciones que alegas.
- Si persiste la omisión, puedes informarla a la DIAN, que puede sancionar al agente de retención.
Qué debe hacer el empleador para emitirlo bien
Para quien paga nómina, el certificado es el cierre de un trabajo que se hace durante todo el año. Estas son las prácticas que reducen errores:
- Registrar cada pago de nómina con el trabajador correctamente identificado, desde el primer mes.
- Guardar los soportes de deducciones que cada empleado entrega (vivienda, dependientes, medicina prepagada).
- Conciliar los valores de nómina con las planillas de aportes y con las declaraciones de retención en la fuente.
- Emitir los certificados antes del 31 de marzo y conservar la constancia de entrega.
- Usar la misma información para los reportes a la DIAN. La nómina electrónica y la exógena parten de los mismos datos; mira cómo funciona la nómina electrónica ante la DIAN.
Errores frecuentes
- Confundir el año gravable con el año de entrega: en 2026 se entrega el certificado de 2025.
- No revisar el número de documento, lo que genera diferencias en el cruce con la DIAN.
- Declarar con cifras del último desprendible y no con el certificado completo del año.
- Olvidar que, si cambiaste de empleo durante el año, tendrás un certificado de cada empleador.
- No guardar el certificado: puede exigirse años después en una revisión.
Preguntas frecuentes sobre el certificado de ingresos y retenciones
¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones?
Es el documento que el empleador entrega al trabajador cada año con el resumen de lo que pagó en el año gravable anterior (salarios, prestaciones y otros pagos laborales), los aportes obligatorios a salud y pensión y la retención en la fuente practicada. Se diligencia en el formulario 220 prescrito por la DIAN.
¿Hasta cuándo debe entregarlo el empleador?
Según el reglamento tributario, a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al año gravable. El plazo puede ajustarse por decreto, así que confirma el del año en que lo necesitas.
¿Es obligatorio entregarlo si no me hicieron retención?
Sí. La obligación de expedir el certificado a los asalariados existe aunque no se haya practicado retención en la fuente en el año.
¿Sirve para la declaración de renta?
Sí. Es el soporte de tus ingresos laborales, de los aportes obligatorios y de la retención que se te practicó, datos que se llevan a la declaración de renta de personas naturales.
¿Los contratistas también reciben este certificado?
Quien presta servicios por honorarios o servicios recibe un certificado de retenciones practicadas por cada pagador, que cumple una función similar pero no es el formulario 220 de rentas de trabajo.
Una nota informativa
Este contenido es informativo y no reemplaza la asesoría de un contador público. YoFacturo todavía no opera en Colombia: el país figura en nuestra lista de expansión. Si quieres conocer qué hacemos en los países donde sí estamos, visita yo-facturo.com.
