Balance general: ejemplo paso a paso para una pyme en Colombia
Qué es el balance general, cómo se arma el estado de situación financiera de una pyme en Colombia, un ejemplo completo en pesos y los indicadores que se leen en él.
El balance general es el estado financiero que te dice, en una fecha precisa, qué tiene tu negocio, cuánto debe y cuánto vale realmente para sus dueños. Si alguna vez te pidió uno un banco, un socio o un contratista, o si quieres saber si tu pyme está sana más allá del saldo de la cuenta bancaria, aquí tienes la explicación y un ejemplo completo en pesos colombianos que puedes copiar como plantilla.
Verificado: 16 de octubre de 2026.
Qué es el balance general y cómo se llama en Colombia
En el lenguaje cotidiano se dice balance general. En la normativa contable colombiana, que adopta las normas internacionales de información financiera (NIIF), el nombre formal es estado de situación financiera. Es el mismo documento: una lista ordenada de activos, pasivos y patrimonio con corte a una fecha, normalmente el 31 de diciembre.
Se sostiene sobre una sola ecuación, la ecuación contable:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Todo lo que la empresa tiene (activo) fue financiado con deuda (pasivo) o con aportes y utilidades de los socios (patrimonio). Por eso se llama balance: los dos lados siempre tienen que dar lo mismo. Si no cuadran, hay un error de registro.
Las tres partes del balance
| Parte | Qué es | Ejemplos en una pyme colombiana |
|---|---|---|
| Activo | Recursos que controla la empresa y que le generarán beneficios. | Caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios, muebles, equipos, vehículo, software. |
| Pasivo | Obligaciones con terceros que hay que pagar. | Proveedores, préstamos bancarios, impuestos por pagar, obligaciones laborales. |
| Patrimonio | Lo que queda para los dueños después de pagar todas las deudas. | Capital social, utilidades acumuladas, utilidad del ejercicio. |
Tanto el activo como el pasivo se separan en corriente (se convierte en dinero o se paga en menos de un año) y no corriente (más de un año). Esa separación es la que permite calcular después si la empresa puede pagar sus deudas de corto plazo.
Antes de armarlo: qué datos necesitas
- Saldos bancarios y de caja a la fecha de corte, conciliados con los extractos.
- Cuentas por cobrar: facturas de venta a crédito que aún no te pagan, clasificadas por antigüedad.
- Inventario valorizado con un conteo físico y el costo de cada ítem, no el precio de venta.
- Activos fijos con su costo de compra y la depreciación acumulada.
- Cuentas por pagar: facturas de proveedores pendientes, préstamos con el saldo de capital y cuotas del próximo año.
- Impuestos pendientes: IVA, retención en la fuente, ICA y renta causados y no pagados.
- Obligaciones laborales: cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y vacaciones causadas.
- Patrimonio: capital registrado en la cámara de comercio y utilidades de años anteriores.
Si llevas la facturación y el inventario en un sistema, la mayoría de esos datos salen de allí. Si facturas por la DIAN, repasa cómo se registra todo en la guía de facturación electrónica en Colombia.
Ejemplo completo: balance general de una tienda al 31 de diciembre de 2025
Usaremos una pyme ficticia, una tienda de productos de consumo organizada como S.A.S. Los valores son un ejemplo didáctico, no cifras reales. Todos están en pesos colombianos.
Activos
| Cuenta | Valor (COP) |
|---|---|
| Activo corriente | |
| Efectivo y equivalentes (caja y bancos) | 18.500.000 |
| Cuentas por cobrar a clientes | 32.000.000 |
| Inventarios de mercancía | 54.000.000 |
| Anticipos y retenciones a favor | 3.500.000 |
| Total activo corriente | 108.000.000 |
| Activo no corriente | |
| Muebles y enseres | 28.000.000 |
| Equipo de cómputo | 9.000.000 |
| Vehículo | 24.000.000 |
| (-) Depreciación acumulada | (15.000.000) |
| Intangibles (software y licencias) | 4.000.000 |
| Total activo no corriente | 50.000.000 |
| TOTAL ACTIVO | 158.000.000 |
Pasivos y patrimonio
| Cuenta | Valor (COP) |
|---|---|
| Pasivo corriente | |
| Proveedores | 29.000.000 |
| Obligaciones financieras (cuotas del próximo año) | 12.000.000 |
| Impuestos por pagar (IVA, retención, ICA, renta) | 9.500.000 |
| Obligaciones laborales (cesantías, intereses, prima, vacaciones) | 11.500.000 |
| Total pasivo corriente | 62.000.000 |
| Pasivo no corriente | |
| Obligaciones financieras a más de un año | 18.000.000 |
| TOTAL PASIVO | 80.000.000 |
| Patrimonio | |
| Capital social | 40.000.000 |
| Utilidades acumuladas de años anteriores | 22.000.000 |
| Utilidad del ejercicio | 16.000.000 |
| TOTAL PATRIMONIO | 78.000.000 |
| TOTAL PASIVO + PATRIMONIO | 158.000.000 |
Comprobación: el total del activo ($158.000.000) es igual al pasivo más el patrimonio ($80.000.000 + $78.000.000). El balance cuadra.
Cómo leer el balance: los indicadores que importan
Un balance no es solo un trámite: con cuatro cuentas de división sabes cómo está tu negocio. Con los datos del ejemplo:
| Indicador | Fórmula | Cálculo con el ejemplo | Cómo se interpreta |
|---|---|---|---|
| Capital de trabajo | Activo corriente - pasivo corriente | 108.000.000 - 62.000.000 = 46.000.000 | Dinero disponible para operar después de pagar lo del año. |
| Razón corriente | Activo corriente / pasivo corriente | 108 / 62 = 1,74 | Por cada $1 de deuda de corto plazo hay $1,74 de activos corrientes. |
| Prueba ácida | (Activo corriente - inventarios) / pasivo corriente | (108 - 54) / 62 = 0,87 | Sin vender inventario, no alcanzaría para cubrir todo el corto plazo. |
| Endeudamiento | Pasivo total / activo total | 80 / 158 = 50,6 % | Algo más de la mitad de lo que tiene la empresa está financiado con deuda. |
| Rentabilidad del patrimonio | Utilidad del ejercicio / patrimonio | 16 / 78 = 20,5 % | Lo que ganaron los dueños sobre el capital que tienen invertido. |
La lectura del ejemplo: la tienda puede pagar sus deudas del año (razón corriente de 1,74), pero depende de rotar el inventario, porque la prueba ácida está por debajo de 1. Es un perfil típico de un comercio: mucha mercancía en estantería. La decisión lógica sería acelerar el cobro de los $32 millones de cuentas por cobrar o negociar plazos más largos con proveedores. Los umbrales "buenos" varían por sector, así que compara siempre contra tu propio historial y contra negocios similares.
Balance general y estado de resultados: no son lo mismo
| Aspecto | Balance general | Estado de resultados |
|---|---|---|
| Qué muestra | Activos, pasivos y patrimonio. | Ingresos, costos, gastos y utilidad. |
| Período | Una fecha (foto). | Un período, por ejemplo el año (película). |
| Pregunta que responde | ¿Cuánto tengo y cuánto debo? | ¿Cuánto gané o perdí? |
| Conexión | La utilidad del ejercicio del estado de resultados aparece en el patrimonio. | Es la fuente de la utilidad del balance. |
En el ejemplo, los $16.000.000 de utilidad del ejercicio vienen del estado de resultados del año. Y si la utilidad es alta pero tu cuenta bancaria está vacía, el problema no está en el balance sino en el flujo de caja: el dinero se fue a inventario o a cuentas por cobrar. Por eso conviene mirar ambos.
Cómo se lleva en Colombia: grupos, contador y soporte
En Colombia las empresas aplican marcos contables distintos según su tamaño. Según el marco de normas de contabilidad e información financiera que reglamenta el Decreto 2420 de 2015, hay tres grupos:
| Grupo | Marco | Quiénes suelen estar |
|---|---|---|
| Grupo 1 | NIIF plenas | Emisores de valores, entidades de interés público y empresas grandes. |
| Grupo 2 | NIIF para pymes | La mayoría de las pymes que no cumplen los requisitos del grupo 1 ni del grupo 3. |
| Grupo 3 | Contabilidad simplificada | Microempresas que cumplen los topes de activos, planta de personal e ingresos definidos por la norma. |
Los topes exactos de cada grupo se miden con salarios mínimos y número de trabajadores, y cambian cada año con el salario mínimo, así que pídele a tu contador que confirme en cuál grupo estás. El grupo define el nombre de los estados financieros y el nivel de detalle de las notas, pero la lógica activo = pasivo + patrimonio es igual en todos.
Dos obligaciones prácticas:
- Preparación y certificación. Los estados financieros los prepara un contador público y los certifican el representante legal y el contador, según la Ley 222 de 1995. Si tu empresa está obligada a revisor fiscal, este los dictamina.
- Supervisión. Si tu sociedad está vigilada o controlada por la Superintendencia de Sociedades, es posible que debas reportarle los estados financieros en los plazos que fije. Verifica en su sitio si te aplica.
Los impuestos que ves en el pasivo, como el IVA y la retención en la fuente, se explican con detalle en la guía de cómo funciona el IVA en Colombia.
Paso a paso para armar tu propio balance
- Define la fecha de corte (por ejemplo, 31 de diciembre) y congela los registros hasta esa fecha.
- Saca el balance de prueba de tu contabilidad, es decir, el listado de todas las cuentas con su saldo. Si todavía no lo tienes, mira cómo se arma el balance de sumas y saldos.
- Clasifica cada cuenta en activo, pasivo o patrimonio, y luego en corriente o no corriente.
- Ajusta lo que falta: depreciaciones, provisiones, causación de obligaciones laborales e impuestos del período.
- Compara con la realidad: conteo de inventario, conciliación bancaria y confirmación de saldos con clientes y proveedores.
- Verifica la ecuación: activo = pasivo + patrimonio. Si no cuadra, busca la diferencia antes de continuar.
- Calcula los indicadores de la tabla anterior y guárdalos junto al balance para comparar año contra año.
- Revísalo con tu contador antes de entregarlo a un banco, a un socio o a una entidad.
Errores frecuentes al armar un balance
| Error | Por qué es un problema | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Valorar el inventario a precio de venta | Infla el activo y la utilidad. | Usa siempre el costo de adquisición. |
| No depreciar los activos fijos | El activo queda sobrevalorado. | Calcula la depreciación mensual y acumúlala. |
| Dejar cuentas por cobrar incobrables | Muestra dinero que quizás nunca llegue. | Revisa la antigüedad y provisiona la cartera dudosa. |
| Olvidar las obligaciones laborales | El pasivo queda subestimado. | Causa cesantías, intereses, prima y vacaciones cada mes. |
| Mezclar gastos personales con los de la empresa | Distorsiona el patrimonio. | Separa cuentas y registra los retiros de socios como tales. |
| Ignorar los impuestos causados y no pagados | La deuda real con la DIAN y el municipio no aparece. | Registra el IVA, la retención y el ICA del período en el pasivo. |
Para qué te sirve tener el balance al día
- Pedir crédito: los bancos analizan endeudamiento, razón corriente y patrimonio.
- Atraer o negociar con socios: el patrimonio muestra cuánto vale la empresa en libros.
- Participar en licitaciones y contratos: muchas entidades piden estados financieros recientes.
- Decidir: si el endeudamiento sube año tras año, es una alerta antes de que sea un problema.
Para completar el análisis, complementa el balance con el flujo de caja a 12 meses con calculadora, que muestra cuándo entra y sale el dinero, algo que el balance por sí solo no dice.
Fuentes oficiales
- Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP): marcos técnicos normativos y orientaciones sobre NIIF para pymes y grupo 3.
- Superintendencia de Sociedades: obligaciones de reporte de estados financieros de las sociedades vigiladas.
- DIAN: obligaciones tributarias que aparecen como pasivo (IVA, retención, renta).
- Función Pública, Gestor Normativo: texto del Decreto 2420 de 2015 y de la Ley 222 de 1995.
Datos a verificar: los topes que definen el grupo 2 y el grupo 3, y la vigencia de las modificaciones al Decreto 2420 de 2015, deben confirmarse con tu contador o en el CTCP antes de decidir tu marco contable. Los valores del ejemplo son didácticos.
Preguntas frecuentes sobre el balance general
¿Qué es el balance general?
Es el estado financiero que muestra, a una fecha determinada, lo que tiene la empresa (activos), lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los dueños (patrimonio). Siempre se cumple que activo = pasivo + patrimonio. Bajo las normas de información financiera aplicables en Colombia se llama estado de situación financiera.
¿Cada cuánto se hace el balance general?
Como mínimo una vez al año, con corte al 31 de diciembre, pero conviene sacarlo cada mes o cada trimestre para tomar decisiones a tiempo.
¿Cuál es la diferencia entre balance general y estado de resultados?
El balance es una foto a una fecha: qué tiene y qué debe la empresa. El estado de resultados es una película de un período: cuánto vendió, cuánto gastó y cuánto ganó o perdió.
¿Tiene que firmarlo un contador?
Los estados financieros de las empresas obligadas a llevar contabilidad deben prepararse bajo responsabilidad de un contador público y ser certificados por el representante legal y el contador. Confirma las reglas de tu caso con tu contador.
¿Un negocio pequeño debe usar NIIF plenas?
No necesariamente. En Colombia existen tres grupos: NIIF plenas (grupo 1), NIIF para pymes (grupo 2) y contabilidad simplificada para microempresas (grupo 3). Tu contador define en cuál estás.
Una nota sobre YoFacturo
YoFacturo está expandiendo su soporte para la factura electrónica de venta ante la DIAN y todavía no lo ofrece como servicio disponible para Colombia. Puedes conocer la plataforma en YoFacturo. Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de tu contador ni la normativa oficial.
