Checklist de contratación de personal en Excel
Descargá un checklist de contratación en Excel con 24 tareas por etapa, estado, responsable y plazo, más un cálculo del costo mensual del puesto para pymes argentinas.
Contratar a alguien es una de las decisiones más caras y más difíciles de revertir en una pyme. Los errores más comunes no están en la entrevista sino en lo que se olvida: la alta antes del primer día, la cobertura de ART, el seguimiento durante la prueba. Este checklist de contratación de personal en Excel ordena todo el proceso en seis etapas y 24 tareas, con responsable, plazo y estado para cada una, y suma una calculadora del costo mensual del puesto para que no te sorprenda al primer sueldo.
Descarga gratis: Checklist de contratación en Excel (archivo .xlsx, 24 tareas por etapa, estado con lista desplegable y costo del puesto). Funciona en Excel, Google Sheets y LibreOffice, sin registrarte ni dejar tu email.
Si es tu primera contratación, leé primero la guía de cómo contratar a tu primer empleado en Argentina. Este archivo es la versión práctica para seguir el proceso tarea por tarea.
Qué incluye la plantilla
- Instrucciones: cómo usar el archivo y qué significan los colores.
- Checklist: las tareas agrupadas por etapa. Cada fila tiene responsable, plazo, estado (Pendiente, En curso o Hecho, con lista desplegable) y notas. Los estados "Hecho" se pintan de verde y "En curso" de amarillo.
- Resumen: cantidad de tareas hechas, en curso y pendientes, porcentaje de avance y el cálculo del costo mensual estimado del puesto.
Vista previa de la plantilla
El proceso está dividido en seis etapas, de la definición del puesto al seguimiento. Cada una tiene un objetivo claro:
| Etapa | Tareas | Para qué sirve |
|---|---|---|
| 1. Definir el puesto | 4 | Tener claro qué buscás y cuánto podés pagar antes de publicar nada |
| 2. Búsqueda | 5 | Publicar, filtrar y elegir con criterios iguales para todos |
| 3. Oferta | 3 | Formalizar lo acordado y reunir la documentación |
| 4. Altas y obligaciones | 5 | Cumplir las obligaciones antes del primer día de trabajo |
| 5. Ingreso | 4 | Que la persona arranque con herramientas, accesos y objetivos |
| 6. Seguimiento | 3 | Evaluar y ajustar durante el período de prueba |
Estas son algunas de las tareas, tal como se ven en el archivo con los datos de ejemplo:
| Etapa | Tarea | Responsable | Plazo | Estado |
|---|---|---|---|---|
| 1. Definir el puesto | Escribir las tareas, objetivos y perfil buscado | Dueño | Semana 1 | Hecho |
| 1. Definir el puesto | Identificar el convenio colectivo y la categoría que corresponden | Contador | Semana 1 | Hecho |
| 1. Definir el puesto | Confirmar que el presupuesto soporta el costo total del puesto | Dueño | Semana 1 | En curso |
| 2. Búsqueda | Pedir y llamar a las referencias | Dueño | Semana 3 | Pendiente |
| 3. Oferta | Enviar la oferta por escrito (puesto, sueldo, fecha de ingreso) | Dueño | Semana 4 | Pendiente |
| 3. Oferta | Coordinar el examen preocupacional si corresponde | Administración | Semana 4 | Pendiente |
| 4. Altas y obligaciones | Cobertura de ART vigente para el empleado | Contador | Antes del ingreso | Pendiente |
| 4. Altas y obligaciones | Seguro de vida obligatorio | Contador | Antes del ingreso | Pendiente |
| 5. Ingreso | Preparar el puesto, herramientas y accesos | Encargado | Antes del ingreso | Pendiente |
| 5. Ingreso | Presentar al equipo y explicar la rutina del primer día | Encargado | Día 1 | Pendiente |
| 5. Ingreso | Acordar objetivos de los primeros 30 días | Dueño | Día 1 | Pendiente |
| 5. Ingreso | Capacitación inicial en procesos y sistema de gestión | Encargado | Semana 1 | Pendiente |
La hoja de resumen se actualiza sola a medida que cambiás los estados. Con el ejemplo, el avance es de 8,3 % porque recién se están cerrando las primeras tareas:
| Indicador | Valor |
|---|---|
| Tareas totales | 24 |
| Hechas | 2 |
| En curso | 2 |
| Pendientes | 20 |
| Avance | 8,3 % |
| Sueldo bruto mensual (ejemplo) | $ 1.100.000 |
| Cargas y costos asociados (ejemplo ilustrativo) | 30,0 % |
| Aguinaldo mensualizado (1/12) | $ 91.667 |
| Costo mensual total estimado | $ 1.521.667 |
El porcentaje de cargas del ejemplo es solo ilustrativo. Los costos asociados reales dependen de la actividad, el convenio y los beneficios que corresponden a tu empresa, así que reemplazalo con el dato que te confirme tu contador. Para entender qué incluye ese costo, leé cargas sociales: cuánto cuesta realmente un empleado.
Las seis etapas, una por una
1. Definir el puesto
Antes de publicar una búsqueda, escribí qué tareas va a hacer la persona, qué resultados esperás y qué perfil necesitás. Identificá el convenio colectivo y la categoría que corresponden a la actividad: de ahí salen el sueldo mínimo y varias condiciones de trabajo. Con eso, confirmá que tu presupuesto soporta el costo total del puesto, no solo el sueldo. Es mejor descubrir en esta etapa que no te alcanza que en el segundo mes.
2. Búsqueda
Publicá el aviso donde está tu candidato (redes, portales, contactos) con las tareas, el horario y lo que ofrecés. Para preseleccionar, usá los mismos criterios con todos y, en la entrevista, hacé las mismas preguntas a cada persona para poder comparar. Si el puesto lo permite, sumá una prueba práctica corta de la tarea principal: dice más que cualquier CV. Y no te saltees las referencias: una llamada de diez minutos ahorra muchos problemas.
3. Oferta
Enviá la oferta por escrito, con puesto, sueldo, modalidad y fecha de ingreso. Pedí la documentación que vas a necesitar para registrar a la persona (DNI, CUIL, domicilio, datos bancarios) y coordiná el examen preocupacional si corresponde a la actividad; en ese punto, confirmá con tu contador qué aplica a tu caso.
4. Altas y obligaciones
Esta es la etapa donde se juegan los problemas más caros. El empleado debe estar registrado antes de empezar a trabajar: la alta temprana se hace en ARCA, y tenés el paso a paso en la nota sobre alta temprana en ARCA para empleadores. También tenés que verificar que la cobertura de ART esté vigente, contratar el seguro de vida obligatorio y registrar al empleado en el libro de sueldos digital. Los detalles varían según el convenio y la situación de tu empresa, por eso la plantilla marca estas tareas con el contador como responsable.
5. Ingreso
El primer día define cómo arranca la relación. Preparalo con anticipación: el puesto, las herramientas, los accesos y la persona que lo va a acompañar. Presentá al equipo, explicá la rutina y acordá objetivos para los primeros 30 días. La capacitación inicial en procesos y en el sistema de gestión evita que las primeras semanas se vayan en dudas. Si querés profundizar, la guía de onboarding y evaluación de desempeño en pymes tiene ideas para armar este tramo.
6. Seguimiento
Programá una reunión a los 30 días con feedback en ambos sentidos, y una evaluación antes de que termine el período de prueba. Las reglas y los plazos del período de prueba fueron objeto de cambios, por eso en la plantilla el plazo aparece como "a verificar": confirmá la norma vigente en la nota sobre el período de prueba laboral en Argentina o con tu contador. Cerrá la etapa con un plan de desarrollo y los próximos objetivos.
Cómo usar la planilla en el día a día
- Abrí el archivo y completá, para cada tarea, un responsable y un plazo. Las tareas con el contador como responsable conviene enviárselas por mail al iniciar el proceso.
- Actualizá el estado con la lista desplegable cada vez que se avance. La hoja "Resumen" calcula el avance sola.
- Agregá tareas propias si las necesitás (por ejemplo, la entrega de uniforme o la capacitación en seguridad): copiá una fila hacia abajo dentro del rango para que el resumen las cuente.
- Guardá una copia por candidato contratado. Con el tiempo, vas a tener un registro de cómo se hizo cada incorporación y qué mejorar.
- Usá el cálculo de costo del puesto antes de confirmar la oferta: cargá el sueldo bruto y el porcentaje de costos asociados que te indique tu contador.
Errores frecuentes al contratar
- Empezar a trabajar antes del alta. Una persona sin alta temprana es una contingencia seria para el empleador: dejá el alta hecha antes del primer día.
- Contratar por urgencia. La necesidad apura, pero un error de contratación cuesta mucho más que unos días de búsqueda.
- Pensar el costo solo en sueldo. Además del bruto hay contribuciones, ART, seguro y el aguinaldo: la plantilla suma un doceavo del sueldo por mes para que no sea una sorpresa.
- No dejar nada por escrito. Tareas, horario, lugar y remuneración conviene tenerlos en un documento firmado.
- Abandonar el seguimiento. Muchas renuncias y desvinculaciones se podrían evitar con una conversación a los 30 días.
Cuando la planilla se te queda corta
Una vez que la persona ingresó, el trabajo del día a día (ventas, caja, stock, facturas) se ordena mucho si el equipo trabaja sobre un mismo sistema, con permisos por usuario y cada operación registrada. YoFacturo te permite dar acceso a cada empleado solo a lo que necesita. Probalo gratis durante 1 mes en sistema.yo-facturo.com/start.
Verificado: 16 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes sobre el checklist de contratación
¿Qué hay que hacer antes de que el empleado empiece a trabajar?
Registrarlo mediante la alta temprana en ARCA y verificar que tenga cobertura de ART y el seguro de vida obligatorio. Los detalles y las excepciones dependen de la actividad y del convenio: confirmalos con tu contador.
¿La plantilla incluye modelos de contrato?
No. Es una herramienta de seguimiento del proceso. El contrato y las condiciones de trabajo conviene definirlos con tu contador o asesor laboral según el convenio aplicable.
¿Cuánto cuesta realmente un empleado?
Más que su sueldo bruto: hay que sumar contribuciones patronales, ART, seguro de vida y la parte proporcional del aguinaldo, entre otros conceptos. La hoja "Resumen" te da una estimación con un porcentaje que configurás; pedile ese dato a tu contador.
¿Sirve si contrato por primera vez?
Sí, es justo para ese caso. Las tareas están ordenadas de modo que no te olvides nada, y las notas te indican en cuáles conviene consultar al contador.
¿Puedo usarlo para contratar a varias personas?
Sí. Guardá una copia del archivo por cada incorporación, así cada proceso tiene su propio avance y su propio costo del puesto.
