Cómo emitir un presupuesto y convertirlo en factura electrónica

Muchas ventas no arrancan con una factura, sino con un presupuesto. El cliente pide precio, vos cotizás, negocian y, recién cuando hay acuerdo, hay que emitir el comprobante. El problema clásico es repetir todo el trabajo: cargar de nuevo el cliente, los ítems y los importes que ya habías puesto en la cotización. En esta guía te mostramos cómo convertir un presupuesto en factura electrónica en Uruguay sin recargar datos, aprovechando el flujo de presupuesto a venta para pasar de cotización a factura en segundos.

Presupuesto y factura electrónica: no son lo mismo

Antes de unir las dos puntas conviene tener clara la diferencia, porque cada documento cumple una función distinta dentro de la venta.

El presupuesto (o cotización)

El presupuesto es una propuesta comercial: detalla qué vendés, en qué cantidad, a qué precio y con qué condiciones (validez de la oferta, formas de pago, plazos de entrega). No tiene efecto tributario, no se declara y no necesita certificado digital. Su objetivo es que el cliente vea el número y decida. Mientras siga siendo presupuesto, lo podés ajustar todas las veces que haga falta.

La factura electrónica (CFE)

El CFE (Comprobante Fiscal Electrónico) es el documento que la DGI regula y considera válido a efectos fiscales. Se firma con tu certificado digital y se autoriza mediante la CAE (Constancia de Autorización de Emisión). A diferencia del presupuesto, una vez emitido y autorizado ya no se edita: si hay un error, se anula y se emite uno nuevo. Si querés el panorama completo del régimen, leé nuestra guía de facturación electrónica en Uruguay.

El flujo de presupuesto a venta, paso a paso

La idea es que la información viaje una sola vez. Cargás los datos al cotizar y, cuando el cliente aprueba, ese mismo presupuesto se transforma en CFE. Así se ve el recorrido para pasar de presupuesto a CFE:

1. Armá el presupuesto. Elegí al cliente, sumá los productos o servicios, definí cantidades, precios y descuentos. Agregá condiciones como la validez de la oferta.
2. Enviáselo al cliente. Compartí la cotización por email o por un enlace para que la revise y la apruebe.
3. Ajustá si hace falta. Si el cliente pide cambios, editás el presupuesto (no es comprobante fiscal todavía) y se lo reenviás.
4. Convertí a factura electrónica. Con la aprobación, elegís la opción de convertir el presupuesto en factura. El sistema arrastra cliente, ítems e importes a la efactura.
5. Emití el CFE. Se aplica la tasa de IVA que corresponda, se firma con tu certificado digital y se autoriza con la CAE. Ya tenés tu comprobante válido.

El paso clave es el 4: ahí es donde un buen sistema te ahorra el doble trabajo. En lugar de copiar a mano lo que ya escribiste, el documento se "promueve" de presupuesto a venta conservando todo.

Por qué conviene convertir y no rehacer

Pasar de cotización a factura reutilizando el documento no es solo comodidad: te evita los errores más caros del proceso de facturación.

• Cero retipeo. El cliente, los productos y los importes se trasladan tal cual: no hay riesgo de equivocarte al copiar un precio o una cantidad.
• Trazabilidad. Queda registrado qué presupuesto dio origen a qué CFE, ideal para hacer seguimiento de qué cotizaciones terminaron en venta.
• Velocidad de cierre. Cuando el cliente dice que sí, emitís el comprobante al instante, sin trámite intermedio.
• Menos comprobantes anulados. Al no recargar datos, bajás los errores que obligan a anular un CFE y reemitirlo.

Recordá que la tasa de IVA que se aplica al emitir depende del bien o servicio: la tasa básica es del 22% y la tasa mínima del 10%. Un buen sistema toma la tasa configurada en cada ítem y la calcula sola al convertir el presupuesto.

Antes de emitir tu primer CFE

Para que el último paso del flujo funcione, tenés que estar habilitado para emitir comprobantes electrónicos. Esto es lo mínimo que necesitás en Uruguay:

• Certificado digital emitido por Abitab, Correo Uruguayo o Antel, con el que se firman los CFE.
• CAE (Constancia de Autorización de Emisión), que te asigna un rango de numeración con una vigencia de 2 años.
• Estar inscripto como contribuyente de IVA: la obligación de emitir CFE rige desde 2025. El Monotributo y el Monotributo Social MIDES están exceptuados.

Toda la gestión del régimen pasa por la DGI. Si todavía no la conocés en detalle, te ayudan estas dos lecturas: qué es la DGI en Uruguay y la guía de DGI Servicios en Línea, donde explicamos los trámites digitales del organismo.

Hacé todo el recorrido en un solo lugar

Con YoFacturo en Uruguay armás el presupuesto, se lo enviás al cliente, lo ajustás si negocia y, con un clic, lo convertís en factura electrónica. El sistema arrastra los datos del presupuesto a la efactura, aplica la tasa de IVA correspondiente, firma el CFE con tu certificado digital y lo autoriza con la CAE. Cotizás una vez y facturás sin volver a empezar.

Dejá de copiar precios de un documento a otro: cotizá, cerrá la venta y emití tu CFE en el mismo flujo. Probá YoFacturo gratis y convertí tus presupuestos en facturas electrónicas en segundos.