Información exógena (medios magnéticos) en Colombia: qué es y cómo prepararla
Qué es la información exógena o medios magnéticos de la DIAN, quién debe reportarla, qué se informa, fechas del año gravable 2025, sanciones y una lista de control para prepararla sin errores.
La información exógena, conocida desde siempre como medios magnéticos, es el reporte anual que ciertos contribuyentes colombianos envían a la DIAN con el detalle de las operaciones que hicieron con terceros: a quién le pagaron, de quién recibieron ingresos, qué retenciones practicaron y qué saldos tenían al cierre del año. La DIAN la usa para cruzar datos y detectar diferencias con lo que cada persona o empresa declara. En esta guía te explicamos qué es, quién debe presentarla, qué se informa, las fechas del año gravable 2025 y cómo prepararla para evitar sanciones.
Verificado: 16 de octubre de 2026. Contrastado con el calendario y la normativa publicados por la DIAN.
Qué es la información exógena
Es una obligación formal de suministrar información, sustentada en el artículo 631 del Estatuto Tributario y reglamentada por resoluciones de la DIAN que se actualizan cada cierto tiempo. Se llama "exógena" porque la información proviene de fuera de tu declaración de renta: son datos sobre tus operaciones con terceros que la entidad compara con lo que esos terceros reportan de su lado.
Un ejemplo sencillo: si una empresa informa que te pagó $20.000.000 por servicios y te practicó retención, la DIAN espera ver esos ingresos y esa retención en tu declaración. Si tú no los declaraste, el cruce lo muestra. Por eso la calidad del dato, empezando por el NIT y el nombre del tercero, importa tanto.
Quién debe presentarla
No todos los contribuyentes están obligados. La DIAN define cada año gravable, mediante resolución, quiénes deben reportar. En términos generales:
| Grupo | Criterio general | Qué debes hacer |
|---|---|---|
| Personas naturales | Superar el tope de ingresos brutos que fija la resolución para el año gravable (expresado en millones de pesos o en UVT). | Comparar tus ingresos brutos del año con el tope vigente. |
| Personas jurídicas y asimiladas | Superar el tope de ingresos brutos o patrimonio establecido, o estar en una categoría que la resolución obliga siempre. | Revisar el listado de sujetos obligados de la resolución del año. |
| Agentes de retención | Haber practicado retenciones que debes informar por tercero. | Reportar retenciones practicadas y los pagos que las originaron. |
| Entidades públicas, notarías, entidades financieras, etc. | Obligados por su naturaleza, según la resolución. | Consultar el artículo correspondiente de la resolución. |
Los topes exactos cambian entre resoluciones y están expresados en cifras que se actualizan con la UVT. A verificar en el texto vigente de la resolución antes de decidir si estás obligado; esta guía no reemplaza esa lectura. Si necesitas repasar qué es la UVT, mira qué es la UVT y cómo se usa en Colombia.
Qué normas la regulan hoy
Según el sitio de la DIAN, para el año gravable 2025 aplica la Resolución 000162 de 2023, modificada por las Resoluciones 000188 de 2024, 000012 de 2026 y 000021 de 2026. A su vez, la Resolución 000227 de 2025 incorporó la regulación de la exógena al texto único de la DIAN (Resolución Única), y las Resoluciones 000233 y 000237 de 2025 actualizaron anexos y reglas que, según la entidad, aplican a la información del año gravable 2026. Esto significa que la estructura de los reportes está cambiando, así que revisa siempre qué versión de la resolución corresponde al año que vas a reportar.
Qué se informa: los grandes bloques
Aunque los formatos y su numeración cambian entre versiones, el contenido sigue girando alrededor de los mismos bloques de información:
| Bloque | Qué contiene | De dónde sale en tu empresa |
|---|---|---|
| Pagos y abonos en cuenta | Pagos o abonos en cuenta por compras, servicios, honorarios, arrendamientos, con su retención asociada. | Contabilidad, cuentas por pagar, comprobantes de egreso. |
| Retenciones practicadas | Retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA practicadas a terceros. | Declaraciones de retención y auxiliares de retenciones. |
| Retenciones que te practicaron | Retenciones que otros te hicieron a ti en tus ventas. | Certificados de retención recibidos. |
| Ingresos recibidos | Ingresos por tercero y por concepto. | Facturación de venta y notas crédito. |
| IVA generado y descontable | IVA de ventas y de compras por tercero. | Libros de IVA y facturas de compra. |
| Saldos al cierre | Cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros saldos a 31 de diciembre. | Balance de prueba por tercero. |
| Rentas de trabajo | Pagos a empleados y las retenciones practicadas sobre ellos. | Nómina y certificados de ingresos y retenciones. |
Cada bloque tiene su propio formato con sus conceptos, su cuantía mínima y la forma de reportar a terceros que no superan esa cuantía (suelen agruparse bajo un tercero genérico llamado "cuantías menores"). La cuantía mínima de cada formato está en el anexo técnico de la resolución: a verificar antes de armar los archivos.
Fechas del año gravable 2025
La DIAN publicó el calendario del año gravable 2025, que se presenta en 2026. El plazo depende del tipo de contribuyente y de los últimos dígitos del NIT, sin tener en cuenta el dígito de verificación:
| Grupo | Rango de fechas | Cómo se asigna |
|---|---|---|
| Grandes contribuyentes | Del 28 de abril al 13 de mayo de 2026 | Según el último dígito del NIT (del 1 al 0). |
| Personas jurídicas y naturales | Del 14 de mayo al 12 de junio de 2026 | Según los dos últimos dígitos del NIT, en grupos de cinco. |
| Formatos 2839 y 2840 | Hasta el 31 de agosto de 2026 | Plazo especial fijado por la DIAN para esos formatos. |
La DIAN también fijó plazos propios para otros formatos, como los de ingresos para terceros o estados financieros consolidados. Hay una salvedad que conviene tener presente: la Resolución 000021 de 2026 establece fechas distintas para algunos dígitos de grandes contribuyentes, y la DIAN no aclara en su página si reemplazan las anteriores. A verificar tu fecha exacta en el calendario oficial de la entidad. Para la información del año gravable 2026, los plazos se publican aparte: a verificar cuando la DIAN los oficialice.
Sanciones por no cumplir
El artículo 651 del Estatuto Tributario sanciona a quien no suministra la información, la entrega fuera de plazo, con errores o de forma que no pueda ser tratada por la entidad. La sanción se calcula sobre una escala que se expresa en UVT y sobre las sumas no reportadas o reportadas con error, y puede reducirse si se corrige antes de que la DIAN lo requiera. Los porcentajes y topes exactos: a verificar en el texto vigente del artículo con tu contador, porque no los reproducimos aquí para no inducirte a error.
Más allá de la multa, hay un costo indirecto: una exógena con diferencias suele ser el punto de partida de requerimientos y de revisiones de la declaración de renta.
Cómo prepararla paso a paso
- Confirma si estás obligado comparando tus ingresos y patrimonio con los topes de la resolución del año gravable.
- Descarga el anexo técnico de los formatos que te aplican, con la estructura, los conceptos y las cuantías mínimas.
- Depura tus terceros: NIT o documento correcto, dígito de verificación, nombres y apellidos o razón social, dirección y municipio. Los errores aquí son los más comunes.
- Concilia los saldos de contabilidad con los auxiliares por tercero. Lo que reportes debe coincidir con tus declaraciones de retención, de IVA y de renta.
- Arma los archivos con tu sistema contable o la herramienta de preparación de la DIAN y valida la estructura antes de enviar.
- Envía por los servicios informáticos de la DIAN con la firma electrónica del representante o el contador designado, y guarda el acuse.
- Revisa el resultado y corrige de inmediato si encuentras diferencias.
Lista de control antes de enviar
| Punto a revisar | Por qué importa |
|---|---|
| NIT con dígito de verificación válido | Un tercero mal identificado genera rechazo o inconsistencia en el cruce. |
| Conceptos de pago correctos | El concepto determina el formato y la retención esperada. |
| Valores del pago separados de la retención | La DIAN contrasta ambos por separado. |
| Retenciones iguales a lo declarado | Debe coincidir con tus declaraciones mensuales; ver cómo se calcula la retención en la fuente. |
| IVA conciliado con los libros | Se cruza contra las declaraciones; ver cómo funciona el IVA en Colombia. |
| Ingresos coherentes con la facturación electrónica | La entidad ya conoce tus facturas; ver la guía de facturación electrónica en Colombia. |
| Saldos al 31 de diciembre por tercero | Deben cuadrar con el balance. |
Errores frecuentes
- Enviar la información sin depurar los terceros y descubrir los rechazos el último día.
- Reportar el valor neto en lugar de separar el pago de la retención.
- Confundir el año gravable: la exógena de 2025 se presenta en 2026.
- No guardar el acuse de recibo ni el archivo enviado.
- Dejar la preparación para la semana del vencimiento.
- Usar la versión de la resolución o del anexo técnico de un año anterior.
Cómo ayuda tener la información ordenada durante el año
La exógena se prepara en semanas, pero se construye en doce meses. Si tus facturas de venta, tus compras, tus retenciones y tu nómina se registran correctamente cada mes, con el tercero identificado desde el primer día, el reporte es una consulta y no una reconstrucción. Cuando la nómina se gestiona de forma ordenada, también sale más fácil el certificado de ingresos y retenciones de cada empleado; mira la guía de nómina electrónica ante la DIAN.
Preguntas frecuentes sobre la información exógena
¿Qué es la información exógena?
Es el reporte de información que ciertos contribuyentes envían a la DIAN sobre las operaciones que realizaron con terceros durante un año gravable: pagos, retenciones, ingresos, compras, saldos y otras cifras que la entidad usa para cruzar datos.
¿Es lo mismo información exógena que medios magnéticos?
Sí. Medios magnéticos es el nombre con el que se conoció históricamente, cuando la información se entregaba en medios físicos. Hoy se presenta por los servicios informáticos electrónicos de la DIAN.
¿Quién está obligado a presentar la exógena?
Las personas naturales y jurídicas que superen los topes de ingresos brutos o patrimonio que fija la DIAN por resolución para cada año gravable, además de otros sujetos que la resolución obliga sin importar el monto. Revisa siempre la resolución vigente.
¿Qué pasa si no la presento o la presento con errores?
El artículo 651 del Estatuto Tributario prevé sanciones por no enviar la información, enviarla fuera de plazo, con errores o de forma que no se pueda tratar. La sanción se calcula en UVT y sobre las sumas involucradas; consulta la escala vigente con tu contador.
¿Puedo corregir la información ya enviada?
Sí, se puede enviar una corrección para reemplazar lo reportado. Conviene hacerlo cuanto antes, porque las sanciones por corrección dependen del momento en que se corrija.
Una nota informativa
Este contenido es informativo y no reemplaza la asesoría de un contador público. YoFacturo todavía no opera en Colombia: el país figura en nuestra lista de expansión. Si quieres conocer qué hacemos en los países donde sí estamos, visita yo-facturo.com.
