Kardex en Perú: qué es, métodos PEPS y promedio ponderado, y ejemplo paso a paso
Qué es el kardex, cuándo la SUNAT exige el registro de inventario permanente, cómo se llena y un ejemplo numérico con PEPS y promedio ponderado para ver la diferencia en el costo y la utilidad.
Verificado: 16 de octubre de 2026
El kardex es el registro donde anotas, producto por producto, lo que entra al almacén, lo que sale y cuánto queda. Es la herramienta clásica para saber cuánto stock tienes sin contar físicamente cada estante, y cuando se le agregan costos se convierte en el kardex valorizado, que te dice cuánto cuesta lo que vendiste y cuánto vale lo que te queda. En esta guía verás qué es, cuándo la SUNAT lo exige, qué campos lleva, cómo se calcula con los métodos PEPS y promedio ponderado, y un ejemplo numérico completo con la comparación de resultados.
Esta guía es informativa; los umbrales y las obligaciones dependen del régimen y de los ingresos de cada contribuyente, por lo que conviene confirmarlos con tu contador.
Qué es el kardex y para qué sirve
La palabra "kardex" se usa en la práctica para referirse a la ficha de control de existencias de cada producto. En la normativa tributaria peruana, el equivalente son el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado, regulados por la Resolución de Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT.
Sirve para:
- Saber el saldo de cada producto en cualquier momento, sin esperar al inventario físico.
- Calcular el costo de ventas: lo que te costó lo que vendiste en el período.
- Detectar faltantes y sobrantes comparando el saldo del kardex con lo que cuentas en el almacén.
- Decidir compras: combinado con el stock mínimo y el punto de pedido, te dice cuándo reponer. Mira la guía de punto de pedido y stock mínimo.
- Cumplir con la SUNAT cuando estás obligado a llevarlo.
Kardex físico y kardex valorizado
| Característica | Unidades físicas | Valorizado |
|---|---|---|
| Qué registra | Cantidades: entradas, salidas y saldo. | Cantidades más costo unitario y costo total en cada movimiento. |
| Dato de cabecera especial | Establecimiento, código de existencia, tipo, descripción y unidad de medida. | Los mismos, más el método de valuación aplicado. |
| Frecuencia de registro | Mensual, por cada tipo de existencia y cada almacén. | Mensual, con entradas y salidas respaldadas por comprobantes o documentos. |
| Para qué sirve | Control de cantidades. | Control de cantidades y de costos; base del costo de ventas. |
La norma establece que quien está obligado a llevar el registro valorizado queda exceptuado de llevar el de unidades físicas, porque el valorizado ya contiene las cantidades.
¿Estás obligado a llevar kardex ante la SUNAT?
Las reglas dependen de los ingresos brutos anuales del ejercicio anterior. Según el artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, para los contribuyentes del régimen general:
| Ingresos brutos anuales del ejercicio anterior | Registro de inventario | Equivalente en soles con la UIT 2026 (S/ 5 500) |
|---|---|---|
| Hasta 500 UIT | No exige kardex permanente; sí conviene un inventario físico al cierre del ejercicio. | Hasta S/ 2 750 000 |
| Más de 500 y hasta 1 500 UIT | Registro de inventario permanente en unidades físicas. | Más de S/ 2 750 000 hasta S/ 8 250 000 |
| Más de 1 500 UIT | Registro de inventario permanente valorizado (y registro de costos, según el caso). | Más de S/ 8 250 000 |
El valor de la UIT para 2026 es de S/ 5 500, fijado por el Decreto Supremo N.° 301-2025-EF. Dos precisiones importantes: la obligación se aplica a quienes tienen existencias físicas (mercadería, insumos, productos terminados) y las reglas pueden variar según el régimen tributario. Si estás en el Nuevo RUS o en el RER, el esquema de libros es distinto; revisa las guías del Nuevo RUS, el RER y el régimen MYPE tributario. Si llevas libros electrónicos, mira cómo se integra el SIRE de ventas y compras.
Aunque no estés obligado, llevar un kardex simple es una buena práctica: ordena el negocio, reduce las pérdidas y respalda tus costos si la SUNAT los revisa.
Qué campos lleva el kardex
La estructura mínima, según los formatos 12.1 (unidades físicas) y 13.1 (valorizado) de la resolución, incluye:
| Campo | Qué se anota |
|---|---|
| Establecimiento y almacén | Dónde está la existencia. |
| Código y descripción de la existencia | Identificación del producto; por ejemplo, un código interno y el nombre. |
| Unidad de medida | Unidad, caja, kilogramo, metro, etc. |
| Fecha del documento | Cuándo ocurrió el movimiento. |
| Tipo, serie y número del comprobante | Factura, boleta, guía de remisión u otro documento que respalda la entrada o salida. |
| Tipo de operación | Compra, venta, devolución, ajuste, entre otros. |
| Entradas, salidas y saldo (en unidades) | Incluye el saldo inicial. |
| Costo unitario y costo total (solo valorizado) | Para entradas, salidas y saldo. |
| Método de valuación (solo valorizado) | El que aplica la empresa; por ejemplo, promedio ponderado o PEPS. |
La norma permite que, si los movimientos son muy numerosos y se usa un sistema computarizado que conserva el detalle, el registro consigne un resumen diario de los movimientos del almacén, siempre que el detalle pueda verificarse con los documentos de respaldo. Muchos de estos comprobantes se emiten hoy en forma electrónica: las guías de facturación electrónica en Perú y de guía de remisión electrónica te ayudan a mantener esos documentos en orden.
Métodos de valuación: PEPS y promedio ponderado
| Método | Cómo valoriza las salidas | Ventaja | Cuidado |
|---|---|---|---|
| PEPS (primero en entrar, primero en salir) | Consume primero las unidades de las compras más antiguas y toma su costo. | Refleja el flujo físico habitual: lo que se compra primero se vende primero. El saldo queda valorizado a costos recientes. | Requiere seguir los "lotes" de compra; en un kardex manual es más trabajoso. |
| Promedio ponderado | Usa un costo promedio que se recalcula en cada compra. | Más simple de calcular y de explicar; suaviza las variaciones de precio. | Debes recalcular el promedio en cada entrada. |
Para efectos tributarios, la norma del Impuesto a la Renta no admite el método UEPS (último en entrar, primero en salir); este dato debe confirmarse con tu contador según tu caso. Elige un método y mantenlo: cambiarlo cada mes distorsiona la comparación entre períodos.
Ejemplo paso a paso: un mismo producto con PEPS y promedio ponderado
Un comercio vende cuadernos. Valores sin IGV, en soles. Los movimientos de marzo son:
| Fecha | Movimiento | Unidades | Costo unitario de compra |
|---|---|---|---|
| 1 de marzo | Saldo inicial | 100 | S/ 5,00 |
| 5 de marzo | Compra | 200 | S/ 5,50 |
| 10 de marzo | Venta | 150 | — |
| 18 de marzo | Compra | 100 | S/ 6,00 |
| 25 de marzo | Venta | 220 | — |
Kardex con PEPS
| Fecha | Entrada | Salida | Saldo (unidades y valor) |
|---|---|---|---|
| 1 mar | — | — | 100 u × S/ 5,00 = S/ 500,00 |
| 5 mar | 200 u × S/ 5,50 = S/ 1 100,00 | — | 100 u a S/ 5,00 + 200 u a S/ 5,50 = 300 u, S/ 1 600,00 |
| 10 mar | — | 100 u × S/ 5,00 + 50 u × S/ 5,50 = S/ 775,00 | 150 u a S/ 5,50 = S/ 825,00 |
| 18 mar | 100 u × S/ 6,00 = S/ 600,00 | — | 150 u a S/ 5,50 + 100 u a S/ 6,00 = 250 u, S/ 1 425,00 |
| 25 mar | — | 150 u × S/ 5,50 + 70 u × S/ 6,00 = S/ 1 245,00 | 30 u a S/ 6,00 = S/ 180,00 |
Costo de ventas de marzo con PEPS: S/ 775,00 + S/ 1 245,00 = S/ 2 020,00. Inventario final: S/ 180,00.
Kardex con promedio ponderado
| Fecha | Entrada | Salida | Saldo (unidades, valor y costo promedio) |
|---|---|---|---|
| 1 mar | — | — | 100 u, S/ 500,00 (S/ 5,00) |
| 5 mar | 200 u × S/ 5,50 = S/ 1 100,00 | — | 300 u, S/ 1 600,00 (S/ 5,3333) |
| 10 mar | — | 150 u × S/ 5,3333 = S/ 800,00 | 150 u, S/ 800,00 (S/ 5,3333) |
| 18 mar | 100 u × S/ 6,00 = S/ 600,00 | — | 250 u, S/ 1 400,00 (S/ 5,60) |
| 25 mar | — | 220 u × S/ 5,60 = S/ 1 232,00 | 30 u, S/ 168,00 (S/ 5,60) |
Costo de ventas de marzo con promedio ponderado: S/ 800,00 + S/ 1 232,00 = S/ 2 032,00. Inventario final: S/ 168,00.
Comparación del resultado
Supón que el precio de venta es de S/ 9,00 sin IGV por cuaderno y que vendiste 370 unidades (150 + 220), es decir, S/ 3 330,00 en ventas.
| Concepto | PEPS | Promedio ponderado |
|---|---|---|
| Ventas | S/ 3 330,00 | S/ 3 330,00 |
| Costo de ventas | S/ 2 020,00 | S/ 2 032,00 |
| Utilidad bruta | S/ 1 310,00 | S/ 1 298,00 |
| Inventario final | S/ 180,00 | S/ 168,00 |
Dos verificaciones que siempre debes hacer: (1) saldo inicial + compras − inventario final = costo de ventas (S/ 500 + S/ 1 100 + S/ 600 − S/ 180 = S/ 2 020 con PEPS; con promedio, S/ 2 200 − S/ 168 = S/ 2 032); (2) las unidades finales del kardex (30) coinciden con lo que hay en el almacén. La diferencia entre métodos es pequeña porque los precios subieron poco; con alzas fuertes de precio la brecha crece, y con ella la diferencia en la utilidad gravable. Si quieres ver cómo se llega al impuesto desde la utilidad, mira cómo calcular el Impuesto a la Renta en Perú.
Cómo llevar el kardex mes a mes
- Codifica tus productos. Un código único por producto evita que "cuaderno A4" y "cuaderno A4 rayado" se mezclen.
- Registra cada movimiento con su comprobante. Compras con factura, ventas con boleta o factura, traslados con guía de remisión.
- Anota el costo sin IGV cuando el impuesto es crédito fiscal. Ver la guía de cómo funciona el IGV.
- Aplica siempre el mismo método de valuación.
- Cierra cada mes: saldo final de unidades y valor, que será el saldo inicial del mes siguiente.
- Concilia con el inventario físico al menos una vez al año y cuando haya diferencias sospechosas. Las diferencias se registran como ajustes con su sustento.
- Concilia con contabilidad: el saldo valorizado del kardex debe coincidir con la cuenta de mercaderías o existencias del balance. Para ver cómo se arma el balance, mira el ejemplo de balance general.
Errores comunes
- Saldos negativos. Registrar una venta antes de la compra que la respalda deja stock negativo; revisa fechas y documentos.
- Mezclar costos con y sin IGV en el mismo kardex.
- Olvidar las devoluciones (de clientes y a proveedores), que alteran cantidades y costos.
- No registrar mermas o roturas con su sustento: el saldo del kardex deja de coincidir con el almacén.
- Cambiar de método sin criterio y sin avisar al contador.
- Llevar el kardex "al final del mes" de memoria: los errores se acumulan y son difíciles de rastrear.
Kardex en Excel o en un sistema
En una planilla de cálculo, el kardex funciona para pocos productos y pocos movimientos. Cuando el catálogo crece, aparecen los problemas típicos: fórmulas rotas, productos duplicados y diferencias contra las ventas. Un sistema que conecta compras, ventas y almacén actualiza el stock con cada comprobante y evita el doble ingreso de datos. Más allá de la herramienta, lo que importa es la disciplina: un movimiento, un documento, un registro. Los indicadores que se desprenden del kardex, como la rotación de inventario y el análisis ABC, te ayudan a decidir qué comprar y qué liquidar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el kardex?
Es el registro donde se anotan, producto por producto, las entradas, las salidas y el saldo de las existencias de un almacén. En su versión valorizada también registra el costo unitario y el costo total de cada movimiento.
¿Quiénes están obligados a llevar kardex ante la SUNAT?
Según el artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, los contribuyentes del régimen general con ingresos brutos anuales del ejercicio anterior mayores a 500 UIT llevan el registro de inventario permanente en unidades físicas, y los mayores a 1 500 UIT, el registro de inventario permanente valorizado. Confirma tu caso con tu contador.
¿Cuál es la diferencia entre PEPS y promedio ponderado?
Con PEPS (primero en entrar, primero en salir) las salidas se valorizan con el costo de las compras más antiguas. Con promedio ponderado se usa un costo promedio que se recalcula en cada entrada. Cuando los precios de compra cambian, los dos métodos dan un costo de ventas y una utilidad distintos.
¿El kardex incluye el IGV?
En general, el costo de las existencias se registra sin el IGV cuando este constituye crédito fiscal, porque el impuesto no es parte del costo de adquisición. Si no puedes usarlo como crédito fiscal, forma parte del costo. Consúltalo con tu contador.
¿Puedo llevar el kardex en Excel?
Para control interno sí. Para cumplir con la SUNAT, el registro debe tener los campos que exige la norma y, según tu caso, llevarse en forma física o electrónica. Un sistema que enlaza compras, ventas y almacén reduce los errores de digitación.
Resumen rápido
- El kardex registra entradas, salidas y saldo por producto; el valorizado agrega costos.
- Los umbrales de la SUNAT dependen de los ingresos del ejercicio anterior (500 y 1 500 UIT en el régimen general).
- PEPS y promedio ponderado son los métodos más usados y dan resultados distintos cuando los precios cambian.
- Siempre concilia el kardex con el inventario físico y con la contabilidad.
- Elige un método, mantenlo y registra cada movimiento con su comprobante.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de tu contador ni la información oficial de la SUNAT. Si quieres conocer la plataforma, puedes visitar el sitio de YoFacturo.
