SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): o que é, quem precisa entregar e como funciona em 2026
Entenda o SPED Fiscal, também chamado de EFD ICMS/IPI: o que é, base legal, quem é obrigado, o que o arquivo contém, quem pode assinar, como validar e transmitir e como se preparar para entregar sem erro.
Verificado: 16 de outubro de 2026
Se a sua empresa vende produtos, compra mercadorias ou fabrica algo, mais cedo ou mais tarde alguém do contábil vai falar em SPED Fiscal. É o nome popular da EFD ICMS/IPI, a Escrituração Fiscal Digital dos impostos sobre circulação de mercadorias (ICMS) e sobre produtos industrializados (IPI). Ela substituiu os livros fiscais em papel por um arquivo digital, enviado todo mês ao Fisco. Neste guia você vê o que é, quem precisa entregar, o que o arquivo contém e como se organizar para não ser pego de surpresa por uma multa.
O conteúdo é informativo. Quem está obrigado, em que prazo e com qual penalidade depende da legislação do seu estado, então confirme sempre com o seu contador e com a Secretaria da Fazenda estadual. Se você quer o panorama geral do SPED, comece por o que é o SPED.
O que é o SPED Fiscal
Segundo o portal oficial do SPED, a Escrituração Fiscal Digital é um arquivo digital que reúne a escrituração dos documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos estaduais e da Receita Federal, além dos registros de apuração dos impostos referentes às operações e prestações do contribuinte. O arquivo deve ser assinado digitalmente e transmitido pela internet ao ambiente do SPED.
Na prática, o arquivo é uma fotografia do mês: todas as notas de entrada e saída, os serviços de transporte e de comunicação sujeitos a ICMS, a apuração do imposto, o inventário e, para quem fabrica, o controle de produção e estoque. O Fisco cruza esse arquivo com as notas eletrônicas que ele já recebeu, o que explica por que divergências aparecem rápido.
Base legal
A lista de normas publicada pelo SPED para a EFD ICMS/IPI inclui:
| Norma | O que trata |
|---|---|
| Convênio ICMS 143/2006 | Institui a Escrituração Fiscal Digital |
| Ajuste SINIEF 02/2009 | Dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital |
| Protocolo ICMS 77/2008 | Trata da obrigatoriedade da EFD |
| Ato COTEPE ICMS 44/2018 | Especificações técnicas dos arquivos, a partir de 01/01/2019 |
| Instruções Normativas da RFB (1.652/2016, 1.672/2016 e outras) | Regras sobre o registro de controle da produção e do estoque e sobre contribuintes do IPI em casos específicos |
Além disso, cada estado publica as suas regras de obrigatoriedade, prazo e penalidade. A própria FAQ do SPED orienta que a legislação específica de cada estado deve ser consultada no site da Secretaria de Fazenda do domicílio do contribuinte.
Quem precisa entregar
A regra geral é a seguinte: a obrigatoriedade nasce do protocolo nacional e é detalhada por cada estado, então ela varia. Em linhas gerais, ficam obrigados os contribuintes de ICMS e/ou IPI definidos pela legislação estadual, com destaque para indústrias e equiparados, atacadistas, importadores e empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido. Para quem está no Simples Nacional e no MEI, a regra costuma ser de dispensa, mas há exceções estaduais, por exemplo para optantes com substituição tributária ou outras situações previstas em norma local. Por isso, não presuma: confira.
| Perfil da empresa | Situação habitual | O que fazer |
|---|---|---|
| Indústria ou equiparado | Costuma estar obrigada, inclusive ao registro de produção e estoque | Confirmar com o contador e a SEFAZ |
| Comércio no Lucro Real ou Presumido | Costuma estar obrigado | Confirmar a regra e o prazo do estado |
| Optante do Simples Nacional | Em regra, dispensado, com exceções estaduais | Consultar o regulamento do ICMS do estado |
| MEI | Em regra, não entrega EFD ICMS/IPI | Conferir a regra estadual |
Se a sua empresa é do Simples, o foco costuma estar em outras obrigações, como o DASN-SIMEI, no caso do MEI.
Quando entregar
A FAQ do SPED define que deve ser enviado um arquivo para cada mês civil de apuração dos impostos, para um mesmo CNPJ e inscrição estadual. O dia de vencimento é definido pelos estados. Fontes especializadas citam datas entre os dias 15 e 20 do mês seguinte, mas isso muda de estado para estado e pode ser alterado por decreto. Trate qualquer data que você leia como uma referência e confirme na SEFAZ do seu estado. O prazo exato do seu estado é um ponto a verificar antes de agendar a rotina interna.
O que entra no arquivo
O arquivo é organizado em blocos. Segundo o Guia Prático da EFD ICMS/IPI publicado pelo SPED, os principais conjuntos de informação são:
- Abertura e identificação: dados da empresa, do estabelecimento e do contabilista responsável.
- Documentos fiscais: notas de entrada e saída, inclusive as notas fiscais eletrônicas, com os itens e os impostos.
- Serviços de transporte e comunicação: quando houver incidência de ICMS.
- Apuração do ICMS e do IPI: débitos, créditos, ajustes e saldo a recolher.
- Crédito de ICMS do ativo permanente (CIAP): quando aplicável.
- Inventário: estoque existente em datas definidas pela norma.
- Controle da produção e do estoque: exigido de quem fabrica, conforme a regra aplicável.
- Informações adicionais e controle do arquivo: totais de linhas e conferência.
A divisão precisa em blocos e registros e as validações mudam a cada versão do Guia Prático (a página do SPED lista a versão 3.2.2 como a mais recente na data desta verificação). Use sempre a versão vigente do guia e do validador do mês que você está entregando.
Quem pode assinar a EFD
A FAQ do SPED explica que o signatário precisa atender a uma destas condições:
- Ser o informante da escrituração. Se for pessoa jurídica, os 8 primeiros dígitos do CNPJ do certificado devem ser os mesmos do informante; aceita-se e-CNPJ ou e-PJ. Se for pessoa física, o CPF do certificado deve ser o mesmo do informante.
- Ser representante legal do informante cadastrado no sistema CNPJ da Receita Federal.
- Ser procurador do informante habilitado no sistema de procuração eletrônica. A procuração é específica para assinar a EFD ICMS/IPI e é outorgada para cada estabelecimento.
Ou seja, sem certificado digital válido não há assinatura nem entrega. Veja a diferença entre os tipos em certificado digital A1 ou A3.
Passo a passo para gerar, validar e transmitir
- Feche o mês no sistema de gestão. Confira se todas as notas de entrada e de saída foram lançadas e se as notas canceladas ou inutilizadas estão tratadas.
- Gere o arquivo. O sistema de gestão ou o programa do contador gera o arquivo texto no leiaute da versão vigente.
- Valide no PVA. O Programa Validador e Assinador da EFD ICMS/IPI, disponível no portal do SPED, aponta erros e advertências. Corrija os erros e avalie cada advertência.
- Assine digitalmente. Use o certificado de quem tem poder para isso, conforme a lista acima.
- Transmita. O envio é pela internet ao ambiente do SPED, pelo programa de transmissão.
- Guarde o recibo. Arquive o arquivo, o relatório do validador e o recibo de entrega. Se precisar retificar, siga as regras do seu estado.
Erros que mais geram problema
- Notas de entrada esquecidas, que deixam crédito de ICMS de fora ou geram divergência com o XML recebido.
- Diferença entre o valor da nota no sistema e o do XML, por arredondamento ou por desconto mal lançado.
- Cadastro de produto com NCM, CFOP ou CST errados, que contamina a apuração. Ao conferir as notas, veja como localizar a chave de acesso.
- Inventário sem contagem ou sem valorização correta.
- Certificado vencido ou com titular diferente do exigido na hora da assinatura.
- Entregar sem validar, ou entregar depois de o prazo estadual ter mudado.
Como a organização do dia a dia reduz o trabalho no fechamento
O SPED Fiscal é o resultado de um ano de rotina. Quanto mais limpo o cadastro de produtos, as notas de entrada lançadas na hora e o estoque contado, menor é a revisão no fechamento. Um sistema de gestão que emite a nota, baixa o estoque e guarda o XML no mesmo lugar tira a maior parte do retrabalho. Para as notas emitidas pela loja virtual, veja o guia de nota fiscal para vendas online.
Perguntas frequentes
SPED Fiscal e EFD ICMS/IPI são a mesma coisa?
Sim. SPED Fiscal é o nome popular da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI. O SPED reúne outras escriturações, como a EFD-Contribuições e a ECD, que são obrigações diferentes.
MEI precisa entregar SPED Fiscal?
Em regra, não. A obrigatoriedade é definida pela legislação de cada estado e costuma dispensar o MEI e, em regra, o Simples Nacional, com exceções locais. Confirme no regulamento do ICMS do seu estado.
Qual é o prazo de entrega?
É um arquivo por mês de apuração e o dia de vencimento é definido por cada estado. Fontes especializadas citam datas entre os dias 15 e 20 do mês seguinte, mas esse prazo deve ser confirmado na SEFAZ do estado.
Quem pode assinar a EFD ICMS/IPI?
O informante da escrituração, o representante legal cadastrado no CNPJ ou um procurador habilitado no sistema de procuração eletrônica, com certificado digital compatível.
Qual a multa por não entregar?
A penalidade é prevista na legislação estadual e varia. Consulte o regulamento do ICMS do seu estado; não há um valor único nacional.
Preciso de certificado digital para entregar?
Sim. O arquivo precisa ser assinado digitalmente, e o certificado deve atender às regras de titularidade da escrituração.
Fontes oficiais
- SPED: EFD ICMS/IPI, o que é
- SPED: legislação da EFD ICMS/IPI
- SPED: perguntas frequentes da EFD ICMS/IPI
- SPED: manuais e Guia Prático da EFD ICMS/IPI
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