Cómo registrar un empleado en el BPS: guía paso a paso para empleadores uruguayos

Saber cómo registrar un empleado en el BPS es una de las primeras obligaciones que asumís en cuanto incorporás a alguien a tu empresa o emprendimiento en Uruguay. El proceso implica el alta ante el Banco de Previsión Social, el registro de la planilla de trabajo y el cumplimiento de plazos que, si no se respetan, generan multas y recargos. En esta guía te explicamos todo, paso a paso, con la información vigente en 2026.

¿Qué significa dar de alta a un empleado en el BPS?

En Uruguay, toda relación laboral dependiente obliga al empleador a inscribir al trabajador en el Banco de Previsión Social (BPS) antes —o como máximo al momento— del inicio de las tareas. El alta laboral habilita al trabajador a acceder a la cobertura del sistema de seguridad social: jubilación, subsidio por enfermedad, seguro de maternidad y paternidad, y prestaciones del FONASA (Fondo Nacional de Salud).

El incumplimiento de este trámite expone al empleador a sanciones administrativas, multas calculadas sobre los aportes no vertidos y, en casos graves, a responsabilidad penal. Por eso, entender el proceso desde el principio es clave para cualquier negocio que contrate personal en Uruguay.

Requisitos previos antes de dar el alta

Antes de iniciar el trámite en el BPS, verificá que tenés todo esto en orden:

• Empresa inscripta en BPS como empleador: si es la primera contratación, primero debés inscribir tu empresa o actividad en el padrón de empleadores del BPS. Esto se hace también a través del portal BPS en Línea.
• RUT activo en la DGI: tu empresa debe tener el Registro Único Tributario vigente. Sin RUT activo, el BPS no habilita el alta de trabajadores.
• Cédula de identidad del trabajador: el número de CI es el identificador principal en todos los formularios.
• Datos del puesto: categoría laboral, fecha de inicio, tipo de jornada (completa o parcial), salario acordado y convenio colectivo aplicable si corresponde.
• Elección de AFAP del trabajador: si el trabajador tiene menos de 40 años y supera el tope de aportación a solo el régimen de solidaridad intergeneracional, deberá elegir una Administradora de Fondos de Ahorro Previsional. Si no lo hace antes del alta, el BPS lo asigna de oficio.

Paso a paso: cómo registrar un empleado en el BPS

Paso 1: Ingresá al portal BPS en Línea

Accedé a bps.gub.uy con tu usuario empresa (el mismo que usás para declarar nómina). Si todavía no tenés usuario, debés solicitarlo en una sucursal del BPS o a través del servicio de atención en línea con tu certificado digital o cédula electrónica.

Paso 2: Seleccioná la opción "Alta de trabajadores"

Dentro del menú de servicios para empleadores, buscá la sección Novedades de nómina o Alta de trabajadores. Allí vas a completar:

• Número de cédula de identidad del trabajador.
• Fecha exacta de inicio de la relación laboral.
• Tipo de contrato: indefinido, a término fijo, zafral o aprendizaje.
• Jornada laboral: completa (8 horas) o reducida (con indicación del porcentaje).
• Categoría y tarea principal según el Clasificador de Ocupaciones del BPS.
• Salario nominal mensual acordado (en pesos uruguayos).
• Convenio colectivo aplicable según el sector de actividad (MTSS - Consejo de Salarios).

Paso 3: Confirmá y guardá el comprobante

Una vez enviado el formulario, el sistema genera un número de trámite y un comprobante en PDF. Guardalo y enviáselo al trabajador: es el respaldo de que la relación laboral fue registrada en tiempo y forma ante la seguridad social.

Paso 4: Registrá la planilla de trabajo

El alta en BPS y la planilla de trabajo son dos registros distintos pero complementarios. La planilla de trabajo es exigida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) y debe mantenerse actualizada en el lugar de trabajo. Desde 2020 el registro es electrónico a través del sistema informático del MTSS. En ella figuran:

• Nombre completo y CI de cada trabajador.
• Cargo o categoría.
• Horario de entrada y salida.
• Días de trabajo semanal.
• Remuneración.

La planilla debe estar disponible para inspección en el establecimiento en todo momento.

Paso 5: Inscribí al trabajador en el FONASA

Con el alta en BPS, el trabajador queda automáticamente incorporado al FONASA. Sin embargo, si tiene hijos menores a cargo o cónyuge sin cobertura propia, puede solicitar el complemento familiar. Ese trámite lo inicia el propio trabajador, pero es buena práctica informarle sobre esta posibilidad al momento de la incorporación.

Plazos que debés respetar como empleador

Los plazos en el sistema uruguayo son estrictos. No cumplirlos implica sanciones automáticas:

Obligación	Plazo máximo	Consecuencia del incumplimiento
Alta del trabajador en BPS	Antes del inicio de tareas o como máximo el mismo día	Multa y recargos sobre aportes no declarados
Declaración de nómina mensual (DGI/BPS)	Hasta el último día hábil del mes siguiente	Recargo del 5% mensual sobre el monto adeudado
Pago de aportes al BPS	Hasta el último día hábil del mes siguiente al devengado	Recargo de mora + IPC aplicado al saldo
Actualización de planilla de trabajo	Al momento de cualquier modificación (ingreso, egreso, cambio de horario)	Infracción laboral ante inspección del MTSS
Baja del trabajador en BPS	Dentro de los 10 días corridos del cese de la relación laboral	Continuación del cómputo de aportes fictos

Plazos vigentes en 2026; verificá posibles modificaciones directamente en bps.gub.uy.

Obligaciones del empleador después del alta

Aportes patronales y personales al BPS

Una vez que el trabajador está dado de alta, el empleador tiene la responsabilidad de calcular, retener y volcar al BPS tanto los aportes personales del trabajador como los aportes patronales a su cargo. Los porcentajes aplicables sobre el salario nominal (vigentes en 2026; verificá en bps.gub.uy cualquier ajuste por decreto):

Concepto	A cargo de	Porcentaje aproximado
Jubilación (BPSJUBILATORIA)	Trabajador	15%
FONASA personal	Trabajador	3% a 8% según salario y cargas de familia
Fondo de Reconversión Laboral (FRL)	Trabajador	0,125%
Jubilación patronal	Empleador	7,5%
FONASA patronal	Empleador	5%
FRL patronal	Empleador	0,025%
Seguro de accidentes de trabajo (BSE)	Empleador	Variable según actividad (cotizar en bse.com.uy)

Además, si el salario del trabajador supera el mínimo no imponible del IRPF (vigente 2026; verificá en dgi.gub.uy), el empleador debe retener el impuesto correspondiente y volcarlo a la DGI como agente de retención.

Declaración mensual de nómina

Cada mes, el empleador debe presentar la declaración de nómina ante el BPS a través del sistema en línea. En ella se detalla por cada trabajador:

• Días y horas efectivamente trabajados.
• Salario nominal devengado.
• Licencia, enfermedad u otras ausencias.
• Horas extra si corresponde.

Esta declaración es la base sobre la cual el BPS liquida los aportes a pagar. Un error en la nómina puede generar diferencias que el organismo reclamará con recargos.

Seguro de accidentes de trabajo en el BSE

Toda empresa con personal dependiente está obligada a contratar el seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales ante el Banco de Seguros del Estado (BSE). El alta del seguro debe realizarse antes del inicio de tareas del primer trabajador. La prima varía según la actividad económica y el nivel de siniestralidad del sector.

Vacaciones, licencias y otras obligaciones laborales

Registrar al empleado en el BPS es el primer paso, pero la relación laboral implica otras obligaciones que el empleador no puede ignorar:

• Licencia anual paga: 20 días hábiles para trabajadores con un año de antigüedad; proporcional para períodos menores.
• Aguinaldo: equivalente a un doceavo del salario anual, pagadero en dos cuotas (junio y diciembre).
• Salario vacacional: un adicional del 100% del jornal diario por cada día de licencia efectiva, pagadero al inicio del descanso.
• Seguro de desempleo: en caso de suspensión o despido, el trabajador tiene derecho a tramitar el subsidio ante el BPS. El empleador debe notificar el cese correctamente.
• Indemnización por despido: si el empleador rescinde sin causa justificada, corresponde el pago de un mes de sueldo por año trabajado (con topes legales vigentes en 2026; verificá en el MTSS).

Organizar la gestión administrativa mientras cumplís con el BPS

Gestionar empleados implica manejar simultáneamente nóminas, planillas, aportes y también la facturación de tu negocio. Si emitís comprobantes fiscales electrónicos (CFE) en Uruguay, herramientas como YoFacturo te permiten centralizar la facturación electrónica habilitada por la DGI, sin perder el foco en las obligaciones laborales. Mientras el BPS y el MTSS demandan atención sobre la nómina, tener la facturación ordenada y automatizada libera tiempo para lo que importa: hacer crecer tu negocio.

Si estás en las primeras contrataciones y todavía estás armando los procesos internos, recordá que podés consultar a un contador o gestor habilitado para acompañarte en los primeros meses. La inversión en asesoría temprana suele evitar costos mucho mayores por errores en liquidaciones o plazos vencidos.

Errores frecuentes al dar de alta un empleado en el BPS

Conocer los errores más comunes te ayuda a evitarlos:

• Dar el alta después del inicio de tareas: aunque sea un día tarde, el BPS puede generar una observación y exigir justificación. En inspecciones, el trabajador en situación informal es motivo de multa inmediata.
• Informar un salario incorrecto: declarar un salario menor al real para reducir aportes es evasión previsional, sancionada con multas y eventualmente con la responsabilidad solidaria del contribuyente.
• No actualizar la categoría laboral: si el trabajador cambia de puesto o recibe un ascenso, la categoría en el BPS debe actualizarse. Las diferencias de aportes se acumulan con recargos.
• Olvidar la baja al finalizar la relación: seguir figurando como empleador activo de un trabajador que ya no trabaja genera aportes fictos que el BPS reclamará.
• No contratar el seguro del BSE: es una infracción grave que puede paralizar una inspección de trabajo y originar responsabilidad civil directa ante un accidente.

Con los procesos bien definidos desde el primer empleado, el cumplimiento se vuelve rutinario. Y si además gestionás tu facturación con una plataforma como YoFacturo, toda la operativa administrativa queda mucho más ordenada desde el inicio.