Cuenta de cobro vs factura electrónica en Colombia: cuándo usar cada una
Si la cuenta de cobro reemplaza a la factura, quién está obligado a facturar según el artículo 616-2, cuánto es el tope de 3.500 UVT en 2026 y cuándo el comprador debe generar el documento soporte.
Verificado: 16 de octubre de 2026
"Te paso mi cuenta de cobro" es una de las frases más comunes entre freelancers, contratistas y pequeños proveedores en Colombia. Pero la pregunta de fondo no es de lenguaje: es tributaria. ¿Una cuenta de cobro reemplaza a la factura? ¿Cuándo puedes cobrar solo con cuenta de cobro y cuándo la DIAN espera que expidas factura electrónica de venta? Y si eres tú quien contrata, ¿con qué documento soportas ese gasto? Esta guía responde con las reglas que publica la DIAN, ejemplos con cifras y una lista de verificación para decidir en cada caso.
Qué es una cuenta de cobro y qué no es
La cuenta de cobro es un documento comercial: una solicitud de pago que el proveedor le entrega al cliente donde detalla el servicio o el bien, el valor y los datos para pagar. Es una costumbre del tráfico comercial, no un documento definido por la norma tributaria. La DIAN ha señalado en sus conceptos que la cuenta de cobro no es un documento equivalente a la factura de venta, es decir, por sí sola no cumple las funciones fiscales de una factura.
Eso no la vuelve inútil. Sirve para ordenar el cobro, dejar constancia de lo acordado y facilitarle al cliente el trámite interno de pago. Lo que no puede hacer es sustituir la factura cuando la ley exige expedirla.
La regla de fondo: quién está obligado a facturar
El artículo 616-2 del Estatuto Tributario establece cuáles personas no están obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente. La DIAN aclara que ese listado es cerrado: si no estás en una de las excepciones, estás obligado. La reglamentación se completa con el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución 000042 de 2020, que son las normas que la propia DIAN recomienda revisar.
Para un independiente, la excepción más relevante es esta: las personas naturales que solo venden bienes excluidos del IVA o prestan servicios no gravados y cuyos ingresos brutos de esas actividades, en el año anterior o en el año en curso, son inferiores a 3.500 UVT. En los ingresos brutos no cuentan los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, las pensiones ni las ganancias ocasionales.
Cuánto son 3.500 UVT en 2026
La DIAN fijó la UVT de 2026 en $52.374 (Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025). El tope se calcula así:
| Concepto | Cálculo | Resultado 2026 |
|---|---|---|
| Valor de la UVT | Resolución DIAN 000238 de 2025 | $52.374 |
| Tope de ingresos para no estar obligado | 3.500 × $52.374 | $183.309.000 al año |
| Promedio mensual equivalente | $183.309.000 ÷ 12 | $15.275.750 al mes |
El promedio mensual es solo una referencia para que midas tu ritmo: lo que cuenta es el ingreso bruto acumulado de la actividad en el año. Si quieres repasar cómo se usa esta unidad en otros trámites, revisa qué es la UVT y cómo se usa en Colombia.
Dos condiciones que se suelen pasar por alto
- El servicio o bien no debe estar gravado con IVA. Si lo que vendes o prestas está gravado, ser persona natural no te exime. Muchos servicios profesionales están gravados, así que antes de asumir la excepción confirma el tratamiento de tu actividad (ver cómo funciona el IVA en Colombia).
- Ser "no responsable de IVA" no equivale a "no obligado a facturar". La DIAN lo ha dicho expresamente: son dos conceptos distintos. Puedes no ser responsable de IVA y aun así estar obligado a facturar si no cumples las condiciones del artículo 616-2.
Además, si un sujeto no obligado decide facturar voluntariamente, pasa a ser tratado como obligado y debe cumplir los requisitos del sistema de facturación que use.
Cuenta de cobro, factura y documento soporte: cuándo va cada uno
| Situación del proveedor | Documento que corresponde | Quién lo genera |
|---|---|---|
| Es persona jurídica o responsable de IVA | Factura electrónica de venta | El proveedor |
| Persona natural con servicios gravados con IVA | Factura electrónica de venta | El proveedor |
| Persona natural no obligada (art. 616-2 ET), bajo el tope de 3.500 UVT | Cuenta de cobro como solicitud de pago, más documento soporte del comprador | Proveedor (cuenta de cobro) y comprador (documento soporte) |
| Venta al público en un punto de venta físico | Documento equivalente electrónico (POS) o factura | El proveedor |
| Se equivocó el valor de una factura ya validada | Nota crédito o nota débito | El proveedor |
Qué pasa del lado del comprador: el documento soporte
Quien compra a un proveedor no obligado a facturar necesita un documento para que ese gasto sea reconocido fiscalmente. Ese documento es el documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura, que genera el propio comprador y transmite a la DIAN. Si eres una empresa que contrata freelancers, esta es la pieza clave: la cuenta de cobro que te entrega el proveedor es insumo para tu proceso interno, pero el soporte fiscal de tu costo o deducción lo construyes tú con el documento soporte. Tienes el detalle completo en qué es el documento soporte en adquisiciones.
Si, en cambio, tu proveedor sí está obligado a facturar, lo correcto es exigirle factura electrónica: aceptar una cuenta de cobro en ese caso te deja con un gasto sin el soporte adecuado.
Ejemplo práctico
Una diseñadora gráfica, persona natural, cobra un trabajo de $4.500.000 a una agencia. Revisa su situación:
- Su actividad (diseño) está gravada con IVA según el tratamiento que aplique a su servicio. Si es así, no puede acogerse a la excepción y debe facturar electrónicamente.
- Si por el contrario presta un servicio no gravado y sus ingresos brutos acumulados de la actividad en el año están por debajo de $183.309.000, puede no estar obligada: entrega su cuenta de cobro y la agencia genera el documento soporte.
- Si a mitad de año supera el tope, desde ese momento debe empezar a facturar y habilitarse como facturadora electrónica.
Los valores del ejemplo son ilustrativos; la clasificación de tu servicio frente al IVA conviene confirmarla con tu contador o con la DIAN.
Qué debe llevar una buena cuenta de cobro
Aunque no sea un documento fiscal, una cuenta de cobro bien hecha evita demoras en el pago:
- Fecha, ciudad y número consecutivo propio para tu control.
- Nombre o razón social y NIT o cédula del cliente.
- Tu nombre completo, número de identificación y datos de contacto.
- Descripción clara del servicio o bien, con el periodo o el entregable.
- Valor en pesos, en número y en letras, y la forma de pago (cuenta bancaria o medio digital).
- Si aplica, la declaración de que no eres responsable de IVA, sin afirmarlo si no es cierto.
Ejemplo de cuenta de cobro (modelo para adaptar)
No existe un formato oficial de la DIAN para la cuenta de cobro, así que puedes usar una estructura sencilla como esta. Los datos entre corchetes son de ejemplo:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Encabezado | CUENTA DE COBRO N.º 003 |
| Ciudad y fecha | Medellín, 16 de octubre de 2026 |
| Cobrado a | [Razón social del cliente], NIT [número] |
| Cobrado por | [Tu nombre completo], C.C. [número], teléfono y correo |
| Concepto | Servicios de diseño de identidad visual, entrega del 1 al 15 de octubre de 2026 |
| Valor | $1.800.000 (un millón ochocientos mil pesos m/cte.) |
| Forma de pago | Transferencia a la cuenta [banco, tipo y número] |
| Declaración | Manifiesto que no estoy obligado a expedir factura de venta, de acuerdo con el artículo 616-2 del Estatuto Tributario (solo si es cierto en tu caso) |
| Firma | Nombre y número de identificación |
Como independiente también debes revisar tu seguridad social y aportes a PILA: el cliente puede pedirte la planilla pagada junto con la cuenta de cobro. Cuando tu cliente te pague, él debe soportar el gasto con el documento soporte, no con tu cuenta de cobro.
Cuándo debes pasar a facturar electrónicamente
Pasas a ser obligado cuando se cumple cualquiera de estas situaciones: tu ingreso bruto de la actividad supera las 3.500 UVT, tu actividad está gravada con IVA, te inscribes como responsable de IVA o decides facturar voluntariamente. El primer paso es tener el RUT actualizado. Luego sigues el proceso de habilitación como facturador electrónico y emites con las reglas que explica la guía de cómo emitir factura electrónica en Colombia. Si tus ingresos y gastos crecen, también vale la pena evaluar el Régimen Simple de Tributación.
Errores frecuentes
- Dar la cuenta de cobro por factura. Es el error más común; la DIAN no la reconoce como documento equivalente.
- Asumir que ser persona natural exime de facturar. Depende del IVA de tu actividad y de tus ingresos.
- Dividir cobros para quedar bajo el tope. Lo que se mide son los ingresos brutos acumulados de la actividad, no cada cobro por separado.
- Olvidar el documento soporte al contratar. Como comprador, si no lo generas puedes perder la posibilidad de soportar el costo o la deducción.
- No llevar el control del acumulado. Una hoja simple con ingresos por mes te avisa cuándo te acercas a las 3.500 UVT.
Preguntas frecuentes
¿La cuenta de cobro es un documento válido ante la DIAN?
No como factura. La DIAN ha indicado que no es un documento equivalente a la factura de venta. Funciona como solicitud de pago; el soporte fiscal lo da la factura electrónica o, si el vendedor no está obligado, el documento soporte que genera el comprador.
¿Puedo cobrar con cuenta de cobro si soy persona natural?
Solo si no estás obligado a facturar: vendes bienes excluidos o prestas servicios no gravados con IVA y tus ingresos brutos de esa actividad están por debajo de 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026), entre otras condiciones del artículo 616-2 del Estatuto Tributario.
¿Ser no responsable de IVA me exime de facturar?
No automáticamente. Son conceptos distintos. Debes verificar que cumples las condiciones del artículo 616-2 para estar no obligado.
¿Quién genera el documento soporte, el proveedor o el cliente?
El comprador. Es el adquirente quien lo expide y lo transmite a la DIAN cuando compra a un sujeto no obligado a facturar.
¿Qué pasa si supero las 3.500 UVT durante el año?
Desde que dejas de cumplir las condiciones de la excepción debes expedir factura electrónica. Conviene actualizar el RUT y habilitarte antes de emitir.
¿Puedo emitir factura electrónica aunque no esté obligado?
Sí, es voluntario. Desde ese momento eres tratado como obligado y debes cumplir los requisitos del sistema de facturación que elijas.
¿Hay un formato oficial de cuenta de cobro?
No. La DIAN no define un formato para la cuenta de cobro porque no es un documento tributario. Lo importante es que identifique a las partes, el concepto, el valor y la forma de pago, y que no la presentes como si fuera una factura.
Fuentes oficiales
- DIAN: Obligados a facturar.
- Normograma de la DIAN: artículo 616-2 del Estatuto Tributario, Decreto 1625 de 2016, Resolución 000042 de 2020 y conceptos sobre cuenta de cobro.
- DIAN: Resolución 000238 de 2025 (UVT 2026).
Una nota sobre YoFacturo
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