Cómo hacer una cotización: modelo con IVA, descuento y validez

Una buena cotización hace dos cosas a la vez: le da al cliente la información que necesita para decidir y te protege a vos de los malentendidos sobre precio, alcance y plazos. Mal armada, genera idas y vueltas, descuentos improvisados y trabajos que se hacen sin que nadie sepa cuánto se acordó. En esta guía vemos qué incluir, cómo se calculan descuento, IVA y anticipo con un ejemplo completo, y cómo fijar una validez que te cubra ante cambios de costos.

Verificado: 16 de octubre de 2026. Las alícuotas y el tratamiento fiscal dependen de tu situación: confirmalos con tu contador.

Qué es una cotización (y en qué se diferencia de un presupuesto)

La cotización es una propuesta de precio para productos o servicios definidos, en general como respuesta a un pedido concreto del cliente ("¿cuánto me sale esto?"). En el habla comercial argentina "cotización" y "presupuesto" se usan casi como sinónimos. Una distinción útil: la cotización suele ser más cerrada (ítems, cantidades y precios definidos, con validez corta), y el presupuesto suele estimar trabajos más abiertos o con más variables. Si tu caso es el segundo, la guía de modelo de presupuesto te sirve de complemento.

Los 10 datos que debe tener toda cotización

1. Quién cotiza: nombre o razón social, CUIT y un medio de contacto.
2. A quién: nombre del cliente y, si es empresa, su CUIT.
3. Número y fecha: para poder referirte a ella y calcular su vencimiento.
4. Ítems: descripción clara, cantidad y precio unitario.
5. Descuento: si lo hay, mostralo como línea propia; el cliente tiene que ver que lo recibe.
6. IVA: si está incluido, discriminado o no corresponde.
7. Total: en pesos o en dólares, sin ambigüedad sobre la moneda.
8. Validez: hasta qué fecha se mantiene el precio.
9. Condiciones: forma de pago, anticipo, plazo de entrega y lugar.
10. Notas: qué no incluye, qué ocurre si cambian los costos.

Validez: la fecha que te protege

La validez no es un detalle de cortesía. El Código Civil y Comercial define la oferta como la manifestación dirigida a una persona determinada o determinable (art. 972) y establece que obliga a quien la hace, salvo que sus términos, la naturaleza del negocio o las circunstancias indiquen otra cosa; los plazos de validez corren desde que el destinatario la recibe (art. 974). Traducido: si cotizaste a un precio con un plazo, el cliente puede aceptarlo dentro de ese plazo y vos quedás en principio comprometido. Por eso conviene que la fecha de vencimiento figure de forma visible y no depender de "esta semana te lo mantengo".

Cómo se calcula: un ejemplo completo

Supongamos un estudio que cotiza la instalación de una red de cámaras para un comercio, con descuento por volumen, IVA discriminado al 21 % y un anticipo del 30 %.

Fijate el orden: el descuento se aplica sobre el subtotal, el IVA sobre el neto ya descontado y el anticipo sobre el total final. Cambiar ese orden da otro resultado, y es una fuente típica de discusiones. Si querés verificar cuentas rápido, la calculadora de IVA te ayuda con el neto y el bruto.

IVA en la cotización: tres escenarios

• Monotributista: no discrimina IVA en sus comprobantes; el precio cotizado es el precio final.
• Responsable inscripto que vende a otro responsable inscripto: se acostumbra cotizar el neto y sumar el IVA por separado, porque el cliente lo computa como crédito fiscal.
• Responsable inscripto que vende a consumidor final: se muestra el precio final con IVA incluido.

Las alícuotas generales son 21 % y 10,5 % para operaciones específicas, y 27 % en casos puntuales; el detalle está en la guía de IVA en Argentina. Cuál corresponde a tu producto lo define la ley y tu contador.

Errores que hacen perder ventas (o plata)

• No poner fecha de validez: el cliente vuelve a los tres meses pidiendo el precio original.
• Mezclar monedas: ítems en pesos y otros en dólares sin aclarar la cotización de referencia.
• Omitir el alcance: sin decir qué no incluye, el cliente asume que incluye todo.
• Descuentos sin explicación: si bajás el precio sin decir por qué, el cliente aprende a pedir descuento siempre.
• Cotizar sin anticipo trabajos con compras previas: te financiás vos.
• No hacer seguimiento: una cotización enviada y olvidada es plata dormida; anotá una fecha para consultar al cliente antes de que venza.

Cotizar en dólares o con ajuste por inflación

En un contexto de precios cambiantes, la moneda y el ajuste son parte de la cotización. Hay tres enfoques habituales y conviene elegir uno y escribirlo:

Lo que nunca conviene es dejar la referencia implícita: si no escribís qué cotización se usa ni cuándo, la discusión llega el día del pago. Si el servicio es recurrente, el ajuste y el índice deberían quedar también en el contrato.

Cómo presentar la cotización y hacer seguimiento

Una cotización correcta puede perder igual si llega mal presentada o si nadie la sigue. Algunas prácticas simples:

• Enviala en PDF, no en el cuerpo de un mensaje: se ve igual en cualquier dispositivo y queda como prueba de lo que ofreciste.
• Resumí en dos líneas el mensaje que la acompaña: qué incluye, el total y hasta cuándo vale.
• Numerá y archivá: llevar un registro por cliente evita cotizar dos veces distinto lo mismo.
• Anotá una fecha de seguimiento dos o tres días antes del vencimiento. Muchas ventas se cierran en ese segundo contacto.
• Dejá abierta la puerta a negociar el alcance, no el precio: si el cliente pide bajar el total, ofrecé quitar ítems o ajustar condiciones antes que regalar margen.

Después de la aceptación: cobrar y documentar

Cuando el cliente acepta, el camino ordenado es: confirmar por escrito, cobrar el anticipo y documentarlo con un recibo de pago que muestre el saldo, ejecutar el trabajo y emitir la factura. Si el trabajo es un servicio de varias etapas, conviene respaldarlo con un contrato de prestación de servicios que incorpore la cotización como anexo. La cotización por sí sola no es un comprobante fiscal: la operación se documenta con la factura electrónica que corresponda.

Armá tu cotización en minutos

El generador de cotización calcula el subtotal, el descuento, el IVA y el anticipo, suma la fecha de vencimiento a partir de los días de validez que elijas y deja el documento listo para descargar en PDF. Es gratuito y no te pide registrarte. Cuando el cliente acepte, con YoFacturo pasás de la cotización a la factura electrónica con CAE, registrás el cobro y controlás el stock en el mismo lugar. Probalo gratis durante 1 mes en sistema.yo-facturo.com/start.

Preguntas frecuentes sobre la cotización

¿Qué debe tener una cotización?

Quién cotiza y a quién, fecha, descripción de cada ítem con cantidad y precio, descuento si corresponde, tratamiento del IVA, total, validez, forma de pago y plazo de entrega.

¿Cuánto tiempo debe ser válida una cotización?

Depende de qué tan volátiles sean tus costos. Entre 7 y 15 días es habitual en contextos de precios cambiantes; en rubros estables puede ser de 30 días. Lo importante es escribir la fecha.

¿La cotización tiene valor fiscal?

No. Es una propuesta comercial. La factura se emite cuando se concreta la operación.

¿Hay que discriminar el IVA en la cotización?

Depende de la situación frente al IVA de quien cotiza y de quien recibe. Un monotributista no discrimina IVA; un responsable inscripto suele cotizar neto más IVA a otros responsables inscriptos.

¿Puedo pedir un anticipo?

Sí. Indicá el porcentaje y el monto en las condiciones, y documentá su cobro con un recibo que muestre el saldo.

Fuente normativa: Código Civil y Comercial de la Nación, arts. 972 y 974 (InfoLEG).