Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS: guía paso a paso 2026

Saber cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS es una de las obligaciones patronales más importantes en México. Desde el primer día en que alguien empieza a trabajar contigo —ya sea de manera permanente, eventual o a prueba— tienes la responsabilidad legal de inscribirlo ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Hacerlo correctamente y a tiempo te evita multas, recargos y problemas laborales que pueden salir muy caros. En esta guía encontrarás todo el proceso explicado de manera clara, con los plazos, documentos, costos y los pasos exactos para cumplir con esta obligación en 2026.

¿Por qué es obligatorio registrar a tus trabajadores en el IMSS?

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es el organismo público que administra la seguridad social en México. Cuando contratas a una persona bajo una relación de trabajo subordinada —es decir, con un horario, lugar fijo y bajo tus instrucciones— automáticamente te conviertes en patrón y asumes obligaciones ante el IMSS, el SAT e Infonavit.

La Ley del Seguro Social (LSS) establece en su artículo 12 que son sujetos de aseguramiento las personas que prestan servicios en forma permanente o eventual a otras en virtud de un contrato de trabajo, expreso o tácito, independientemente del acto que le dé origen. En otras palabras: si alguien trabaja para ti, hay obligación de afiliarlo, sin importar si es de planta, temporal, de medio tiempo o incluso si está en período de prueba.

Las consecuencias de no cumplir incluyen:

• Multas que van de 20 a 350 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) vigente por trabajador no registrado.
• Pago retroactivo de cuotas con recargos y actualizaciones.
• Responsabilidad civil y laboral ante accidentes o enfermedades del trabajador no asegurado.
• Inspecciones del IMSS con sanciones adicionales.

Requisitos para dar de alta a un trabajador en el IMSS

Antes de iniciar el trámite necesitas tener a la mano la información tanto del patrón (empresa o persona física con actividad empresarial) como del trabajador. A continuación te detallamos qué necesitas en cada caso.

Documentos y datos del patrón

• Registro Patronal ante el IMSS (si aún no lo tienes, este trámite va primero).
• RFC vigente del patrón o empresa.
• Contraseña de acceso al portal IDSE (IMSS Desde Su Empresa) o al portal IMSS Digital.
• Certificado digital (FIEL/e.firma) en caso de que lo requiera el sistema.

Documentos y datos del trabajador

• Número de Seguridad Social (NSS). Si el trabajador no lo conoce, puede consultarlo en el portal del IMSS con su CURP.
• CURP del trabajador.
• RFC del trabajador (con homoclave).
• Nombre completo, fecha de nacimiento y sexo.
• Salario base de cotización (SBC).
• Tipo de salario (fijo, variable o mixto).
• Fecha de inicio de la relación laboral.
• Tipo de jornada (completa, reducida u otro).

¿Qué es el Salario Base de Cotización?

El Salario Base de Cotización (SBC) es el dato central del alta. Se calcula tomando el salario diario integrado del trabajador, que incluye no solo el sueldo ordinario, sino también partes proporcionales de prestaciones como aguinaldo, vacaciones y prima vacacional. La fórmula general es:

SBC = Salario Diario Ordinario × Factor de Integración

El factor de integración mínimo legal en 2026 para un trabajador con menos de un año de antigüedad es de 1.0452 (verificá el valor exacto vigente en el sitio del IMSS, ya que puede actualizarse). Este factor aumenta conforme el trabajador acumula antigüedad y días de vacaciones.

El SBC tiene un tope máximo de 25 veces la UMA diaria y un piso mínimo equivalente al salario mínimo general vigente. Consulta los valores actualizados en imss.gob.mx antes de registrar, ya que la UMA y el salario mínimo se ajustan anualmente.

Cómo dar de alta a un trabajador: el proceso paso a paso

Existen dos vías principales para realizar el alta: a través del portal IMSS Digital (en línea, disponible para patrones con Registro Patronal activo) o mediante el software SUA (Sistema Único de Autodeterminación). Desde 2022 el IMSS ha impulsado la transición al portal digital, aunque el SUA sigue siendo válido. Te explicamos ambas rutas.

Opción 1: Alta en línea por IMSS Digital

1. Ingresa a imss.gob.mx y accede a la sección "IMSS Digital" con tu RFC y contraseña, o mediante e.firma.
2. Selecciona la opción Movimientos Afiliatorios y luego Alta de Trabajador.
3. Captura el NSS del trabajador. El sistema buscará automáticamente su información. Si no tiene NSS previo, el propio sistema puede generar uno al ingresar la CURP.
4. Verifica o complementa los datos personales del trabajador: nombre, CURP, RFC, fecha de nacimiento.
5. Ingresa el Salario Base de Cotización, el tipo de salario y la jornada.
6. Indica la fecha de alta (debe coincidir con el primer día de trabajo real).
7. Revisa el resumen del movimiento y confirma.
8. Descarga y guarda el comprobante de alta (acuse de movimiento afiliatorio). Este documento es tu respaldo legal.

Opción 2: Alta mediante SUA

1. Descarga e instala el SUA desde el sitio oficial del IMSS.
2. Registra los datos del patrón en el sistema.
3. Ve al módulo Trabajadores y selecciona Nuevo.
4. Captura todos los datos del trabajador: NSS, nombre, salario, tipo de jornada y fecha de alta.
5. Genera el archivo de movimientos afiliatorios (formato .mia).
6. Transmite el archivo al IMSS a través del IDSE o cárgalo en el portal IMSS Digital.
7. Guarda los acuses de recibo generados.

Plazos para registrar a un trabajador: no dejes pasar el tiempo

La Ley del Seguro Social es clara: el alta debe realizarse antes de que el trabajador inicie labores o a más tardar el mismo día. No existe un período de gracia. Cada día de retraso genera una exposición legal que puede ser costosa si el IMSS realiza una visita de inspección o si el trabajador sufre un accidente.

En la práctica, muchos negocios registran al trabajador en su primer día por la mañana, antes de que comience a trabajar. Esta es la recomendación más segura.

Cuotas patronales al IMSS: ¿cuánto vas a pagar?

Al dar de alta a un trabajador, asumes el pago mensual de cuotas al IMSS, que se dividen entre la parte que paga el patrón, la que aporta el trabajador (y que tú retienes de su salario) y la cuota del gobierno federal. La siguiente tabla resume las principales ramas de aseguramiento y los porcentajes aproximados vigentes en 2026:

Rama de seguro	Cuota patronal (%)	Cuota obrero (%)	Base de cálculo
Enfermedad y maternidad (cuota fija)	20.40% sobre 1 SM	—	UMA / Salario Mínimo
Enfermedad y maternidad (excedente)	1.10%	0.40%	SBC que exceda 3 veces la UMA
Prestaciones en dinero (incapacidades)	0.70%	0.25%	SBC
Invalidez y vida	1.75%	0.625%	SBC
Retiro (SAR)	2.00%	—	SBC
Cesantía y vejez	3.150%	1.125%	SBC
Guarderías y prestaciones sociales	1.00%	—	SBC
Riesgo de trabajo (SIRT)	Variable (0.50%–7.58% aprox.)	—	SBC (prima según siniestralidad)

Importante: estos porcentajes corresponden a la estructura vigente 2026. Las tasas exactas, especialmente la prima de riesgo de trabajo, pueden variar. Verifica siempre en imss.gob.mx o con tu contador.

A estas cuotas se suman las aportaciones de Infonavit (5% del SBC a cargo del patrón) y los pagos periódicos del IMSS se realizan a través de la línea de captura que genera el SUA o el portal digital, generalmente con vencimiento el día 17 del mes siguiente.

Movimientos afiliatorios que debes conocer más allá del alta

El alta es solo el primer movimiento afiliatório. Como patrón también deberás registrar oportunamente los siguientes movimientos:

• Baja: cuando termina la relación laboral, debes darla dentro de los 5 días hábiles siguientes a la separación.
• Modificación de salario: cada vez que el SBC cambia (aumento, prestaciones nuevas, cambio de jornada), debes notificarlo al IMSS dentro de los 5 días hábiles.
• Incapacidades: cuando el IMSS extiende un certificado de incapacidad, debes registrarlo para suspender temporalmente la generación de cuotas durante ese período.
• Ausentismos: faltas sin goce de sueldo también deben reportarse para no pagar cuotas de días no laborados.

Errores frecuentes al dar de alta a un trabajador en el IMSS

1. Registrar un salario menor al real

Reportar un SBC inferior al salario integrado real es considerado evasión fiscal y puede derivar en sanciones graves, además de dejar al trabajador con prestaciones menores en caso de incapacidad o pensión.

2. No integrar correctamente el salario

Muchos patrones registran solo el salario ordinario sin incluir las partes proporcionales de aguinaldo y prima vacacional. El IMSS puede detectarlo y exigir diferencias con recargos.

3. Registrar la fecha de alta incorrecta

Si pones una fecha posterior al inicio real de labores, el trabajador queda sin cobertura durante esos días. Si hay un accidente de trabajo en ese lapso, el patrón asume todos los costos médicos y de incapacidad.

4. No verificar el NSS del trabajador

Si el trabajador ya tuvo empleos anteriores, es posible que tenga un NSS asignado. Crear un nuevo NSS duplicado genera problemas en el historial de semanas cotizadas y en el Afore. Siempre consulta primero en el portal del IMSS.

5. Olvidar tramitar el Registro Patronal primero

Sin Registro Patronal activo no puedes dar de alta a ningún trabajador. Si es tu primera contratación, este trámite debe hacerse previamente en la Subdelegación del IMSS correspondiente o en línea si cumples los requisitos.

Herramientas digitales para gestionar tus obligaciones patronales

La administración de nómina y el cumplimiento de obligaciones al IMSS exigen orden y tecnología. Desde el SUA del IMSS hasta plataformas de nómina integradas, llevar el control de altas, bajas, modificaciones salariales y el cálculo correcto del SBC es clave para evitar errores.

En YoFacturo, plataforma de facturación y gestión para PyMEs, estamos llegando a México para acompañar a los negocios en sus obligaciones fiscales y administrativas, incluyendo la gestión de nómina y CFDI de nómina. Si quieres ser de los primeros en acceder, únete a la lista de espera y recibe novedades directamente.

Resumen: checklist para dar de alta a un trabajador en el IMSS

• Obtén (o confirma que tienes activo) tu Registro Patronal IMSS.
• Reúne NSS, CURP y RFC del trabajador antes de su primer día.
• Calcula correctamente el Salario Base de Cotización integrado.
• Realiza el alta antes o el mismo día de inicio de labores vía IMSS Digital o SUA.
• Descarga y archiva el comprobante de alta.
• Programa el pago de cuotas bimestrales/mensuales antes del día 17 del mes siguiente.
• Registra cualquier modificación salarial o baja dentro de los 5 días hábiles.
• Mantén al día tus declaraciones en el SUA o portal IMSS Digital.

Cumplir con el IMSS no es solo evitar sanciones: es garantizar que tus trabajadores tengan acceso a servicios médicos, incapacidades, pensión y guarderías. Un negocio que cuida a su gente construye equipos más estables y comprometidos. Si tienes dudas sobre el proceso o el cálculo de cuotas, consulta a tu contador o al orientador de la Subdelegación del IMSS más cercana.