Cómo se calcula la nómina en México: guía completa 2026

Entender cómo se calcula la nómina en México es indispensable para cualquier empresa, contador o emprendedor que tenga al menos un empleado bajo su responsabilidad. El proceso involucra conocer las percepciones del trabajador, aplicar las deducciones obligatorias de ISR e IMSS y, finalmente, timbrar el recibo en el SAT mediante un CFDI de nómina. En esta guía encontrarás cada etapa explicada con claridad, incluyendo un ejemplo numérico paso a paso y las cifras vigentes 2026 (para montos exactos, siempre consulta las tablas actualizadas en el portal del SAT y del IMSS).

¿Qué es la nómina y por qué es tan importante en México?

La nómina es el documento contable y fiscal que registra los pagos que un patrón realiza a sus trabajadores durante un período determinado: semanal, quincenal o mensual. En México, la nómina tiene implicaciones legales en tres frentes:

• Laboral: establece los derechos mínimos del trabajador según la Ley Federal del Trabajo (LFT).
• Fiscal: el SAT exige que cada pago se acompañe de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina, versión 4.0.
• De seguridad social: el IMSS basa las cotizaciones del trabajador y del patrón en el Salario Base de Cotización (SBC) declarado en nómina.

Una nómina mal calculada puede derivar en multas del SAT, diferencias en las cuotas del IMSS o, en el peor caso, demandas laborales. Por eso, dominar el proceso es una habilidad crítica para cualquier PyME.

Percepciones: todo lo que recibe el trabajador

Las percepciones son el total de ingresos que el trabajador recibe por su trabajo. Se dividen en dos grandes grupos según su tratamiento fiscal.

Percepciones gravadas

Son los conceptos sobre los que se calcula el ISR. Los más comunes son:

• Salario ordinario o sueldo base
• Horas extra (la parte que excede el límite de exención)
• Comisiones y bonos de productividad
• Premios de asistencia y puntualidad (la parte gravada)
• Parte gravada del aguinaldo (lo que excede 30 días de salario mínimo anual)
• Parte gravada de la prima vacacional (lo que excede 15 días de salario mínimo)

Percepciones exentas

La Ley del ISR permite ciertos montos libres de impuesto. Los límites de exención están referenciados al salario mínimo general vigente o a la UMA (Unidad de Medida y Actualización), según el concepto. En 2026, verifica los montos exactos en el portal del SAT antes de aplicarlos. Los conceptos exentos más habituales son:

• Vales de despensa (hasta el límite del 10 % del salario mínimo general elevado al año, según el ISR)
• Fondo de ahorro (dentro de los límites legales)
• Hasta 30 días de salario mínimo anual de aguinaldo
• Hasta 15 días de salario mínimo de prima vacacional
• Horas extra (hasta el triple del salario mínimo semanal)

La suma de percepciones gravadas y exentas da el total de percepciones brutas, que es el punto de partida para calcular las deducciones.

Deducciones obligatorias: ISR e IMSS

Las deducciones son los montos que el patrón descuenta del sueldo bruto y entera a las autoridades correspondientes en nombre del trabajador. Las dos deducciones universales en México son el ISR y las cuotas obreras del IMSS.

Cómo se calcula el ISR en nómina

El ISR es un impuesto progresivo: a mayor ingreso, mayor tasa. Para calcularlo mensualmente se utilizan dos tablas que el SAT publica anualmente:

1. Tabla de ISR: contiene los límites de cada rango salarial, la cuota fija y el porcentaje marginal aplicable al excedente del límite inferior.
2. Tabla de subsidio al empleo: es un crédito fiscal que reduce o elimina el ISR para trabajadores de menores ingresos. Solo aplica cuando el trabajador no percibe ingresos por otros conceptos.

El procedimiento básico es:

1. Determinar la base gravable mensual (percepciones gravadas del período).
2. Ubicar el rango correspondiente en la tabla de ISR vigente.
3. Restar el límite inferior a la base gravable para obtener el excedente.
4. Multiplicar el excedente por el porcentaje marginal y sumar la cuota fija: ese es el ISR determinado.
5. Comparar con la tabla de subsidio al empleo: si el subsidio es mayor que el ISR determinado, el ISR a retener es cero y el patrón paga la diferencia al trabajador.

Los rangos y cuotas exactos de las tablas de ISR 2026 están disponibles en el portal del SAT. Consulta siempre la versión más reciente antes de procesar tu nómina.

Cuotas obreras del IMSS

El trabajador (obrero) aporta al IMSS un porcentaje de su Salario Base de Cotización (SBC) integrado, no del salario ordinario. La diferencia es importante: el SBC incorpora conceptos variables como aguinaldo, prima vacacional y comisiones prorrateados en el salario diario.

Las ramas de seguro con cuota obrera son (tasas vigentes 2026, verifica en el IMSS):

Rama de seguro	Base de cálculo	Tasa obrera aproximada
Enfermedades y Maternidad (prestaciones en especie)	SBC mensual que excede 3 UMA diarias	0.40 %
Invalidez y Vida	SBC mensual integrado	0.625 %
Retiro (sólo patronal)	SBC mensual integrado	0.00 % (obrero)
Cesantía en Edad Avanzada y Vejez	SBC mensual integrado	1.125 %

Las tasas y la referencia al valor de la UMA cambian cada año. Consulta siempre los Lineamientos de Determinación de Cuotas publicados por el IMSS para el ejercicio 2026 vigente.

Ejemplo paso a paso: cálculo de nómina mensual

A continuación se presenta un caso práctico con cifras ilustrativas. Los valores de tablas de ISR y UMA son aproximados; verifica los montos exactos en el SAT y el IMSS antes de aplicarlos.

Datos del trabajador:

• Salario mensual bruto: $20,000 MXN
• Factor de integración: 1.0452 (empleado con más de un año de antigüedad; incluye aguinaldo 15 días y 6 días de vacaciones con 25 % de prima)
• Salario diario ordinario: $20,000 / 30.4 = $657.89
• Salario Diario Integrado (SDI): $657.89 × 1.0452 = $687.62
• SBC mensual: $687.62 × 30.4 = $20,903.65

Paso 1: Percepciones del período

Concepto	Importe
Salario mensual	$20,000.00
Vale de despensa (exento, dentro del límite legal)	$800.00
Total percepciones	$20,800.00
— Percepciones gravadas	$20,000.00
— Percepciones exentas	$800.00

Paso 2: Cuotas obreras IMSS (aproximado 2026)

Rama	Base	Tasa	Cuota obrera
Enf. y Maternidad (excedente sobre 3 UMA)	~$19,000 (aprox.)	0.40 %	$76.00
Invalidez y Vida	$20,903.65	0.625 %	$130.65
Cesantía y Vejez	$20,903.65	1.125 %	$235.17
Total IMSS obrero			$441.82

Paso 3: Retención de ISR mensual (aproximado 2026)

Con una base gravable de $20,000 y ubica el rango en la tabla de ISR mensual vigente (el rango aproximado para este salario tiene una cuota fija cercana a $1,874 y una tasa marginal del 21.36 %):

• Base gravable: $20,000.00
• Menos límite inferior del rango: $15,487.72 (aprox.)
• Excedente: $4,512.28
• Por porcentaje marginal (21.36 %): $963.82
• Más cuota fija del rango: $1,874.07 (aprox.)
• ISR determinado: $2,837.89
• Subsidio al empleo aplicable: $0.00 (para este nivel de ingreso)
• ISR a retener: $2,837.89

Estas cifras son orientativas. Verifica las tablas de ISR y subsidio al empleo 2026 directamente en el SAT.

Paso 4: Cálculo del sueldo neto

Concepto	Importe
Total percepciones	$20,800.00
Menos IMSS obrero	−$441.82
Menos ISR retenido	−$2,837.89
Sueldo neto a pagar	$17,520.29

El factor de integración: no olvides incluir las prestaciones

Uno de los errores más frecuentes al calcular la nómina en México es cotizar en el IMSS sobre el salario ordinario sin integrar las prestaciones. El factor de integración convierte el salario diario ordinario en Salario Diario Integrado (SDI), que es la base para las cuotas del seguro social.

La fórmula básica es:

Factor de integración = 1 + (Días de aguinaldo / 365) + (Días de vacaciones × % prima vacacional / 365)

Para un trabajador con 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones y 25 % de prima vacacional:

Factor = 1 + (15/365) + (6 × 0.25 / 365) = 1 + 0.04109 + 0.00410 = 1.0452

A medida que el trabajador gana antigüedad y aumentan sus días de vacaciones según la LFT, el factor sube y, por tanto, sube también el SBC.

El CFDI de nómina: el timbrado es obligatorio

Desde 2014, cada recibo de nómina debe emitirse como un CFDI versión 4.0 con el complemento de nómina (actualmente complemento de nómina 1.2, aunque el SAT puede actualizar esta versión; consulta el portal oficial). El timbrado es obligatorio incluso si el trabajador no paga ISR por ser beneficiario del subsidio al empleo.

El proceso para timbrar una nómina es:

1. Calcular percepciones, deducciones e impuestos con los datos correctos.
2. Generar el archivo XML con la estructura del CFDI de nómina.
3. Enviarlo a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para sellarlo y timbrarlo con el Timbre Fiscal Digital (TFD).
4. Entregar el PDF y el XML al trabajador dentro del plazo establecido por el SAT.

Un CFDI de nómina con errores —RFC incorrecto, RFC del IMSS equivocado, claves de percepción o deducción incorrectas— puede ser rechazado por el SAT o no deducible para el patrón.

Cuotas patronales: lo que paga el patrón al IMSS, INFONAVIT y SAR

Además de retener las cuotas obreras, el patrón tiene obligaciones propias de seguridad social que no se descuentan del salario del trabajador. Estas representan un costo laboral adicional significativo:

• IMSS patronal: incluye cuotas por Enfermedades y Maternidad (prestaciones en especie y en dinero), Invalidez y Vida, Retiro, Cesantía y Vejez, Guarderías y Prestaciones Sociales, y Riesgos de Trabajo (prima variable según siniestralidad).
• INFONAVIT (5 %): aportación al fondo de vivienda del trabajador, calculada sobre el SBC mensual.
• SAR — Retiro (2 %): aportación al sistema de ahorro para el retiro.

En conjunto, el costo laboral total para el patrón suele representar entre el 25 % y el 35 % adicional sobre el salario neto del trabajador, dependiendo de la prima de riesgo de trabajo de la empresa. Consulta las tasas exactas vigentes 2026 en el portal del IMSS.

Herramientas para automatizar el cálculo de nómina

Calcular la nómina a mano puede funcionar para una o dos personas, pero en cuanto el equipo crece, los errores se multiplican y las obligaciones fiscales se vuelven difíciles de administrar de forma manual. Por eso, la mayoría de las PyMEs en México recurren a software especializado que integre el cálculo del ISR, las cuotas del IMSS, el factor de integración y el timbrado del CFDI en un solo flujo.

En YoFacturo estamos trabajando para llegar a México con una plataforma diseñada especialmente para pequeñas y medianas empresas: facturación electrónica, gestión de nómina y herramientas de administración en un solo lugar. Si quieres ser de los primeros en acceder cuando abramos operaciones en México, puedes unirte a la lista de espera. Tu lugar ya está reservado.

Mientras tanto, sea cual sea la herramienta que uses, asegúrate de que esté certificada como PAC o que se integre con uno, que use las tablas de ISR actualizadas para 2026 y que genere correctamente el complemento de nómina del CFDI.

Errores frecuentes al calcular la nómina en México

Conocer los errores más comunes te ayudará a evitar problemas con el SAT y el IMSS:

• Cotizar sin integrar prestaciones: el SBC debe incluir aguinaldo, prima vacacional y otras prestaciones proporcionales.
• Aplicar mal el subsidio al empleo: el subsidio solo aplica cuando el trabajador no tiene otros ingresos por los que esté obligado a pagar ISR.
• Usar tablas de ISR desactualizadas: las tablas cambian cada año; usar las del ejercicio anterior genera retenciones incorrectas.
• No timbrar en tiempo: el SAT establece plazos máximos para la emisión del CFDI de nómina.
• RFC del empleado incorrecto: un error en el RFC hace que el CFDI no sea deducible y puede generar multas.
• Omitir la prima de riesgo de trabajo correcta: la prima varía por empresa y se revisa anualmente ante el IMSS mediante la Declaración Anual de la Prima de Riesgo.

Resumen: pasos clave para calcular la nómina en México

1. Determina el salario diario y calcula el factor de integración para obtener el SDI y el SBC.
2. Identifica todas las percepciones del período: gravadas y exentas.
3. Calcula las cuotas obreras del IMSS sobre el SBC mensual.
4. Aplica la tabla de ISR mensual del SAT 2026 para determinar la retención.
5. Verifica si aplica subsidio al empleo y ajusta el ISR a retener.
6. Resta las deducciones al total de percepciones para obtener el sueldo neto.
7. Timbra el CFDI de nómina con un PAC autorizado dentro del plazo legal.
8. Calcula y entera las cuotas patronales al IMSS, INFONAVIT y SAR.

Mantener tu nómina correcta y al día protege a tu empresa de sanciones del SAT e IMSS, fortalece la relación con tus colaboradores y te da una base financiera confiable para crecer. Si tienes dudas sobre los montos exactos vigentes en 2026, el portal del SAT (sat.gob.mx) y el del IMSS (imss.gob.mx) son las fuentes oficiales de consulta.