Formato de cotización en México: modelo con IVA, descuento y vigencia (ejemplo y guía)
Cómo hacer una cotización profesional en México: datos que debe llevar, ejemplo con descuento e IVA del 16%, vigencia, condiciones de pago, errores frecuentes y qué sigue cuando el cliente acepta (CFDI).
Verificado: 16 de octubre de 2026
Una cotización bien hecha cierra ventas: el cliente ve de un vistazo qué le ofreces, cuánto cuesta, hasta cuándo es válido el precio y cómo pagarlo. Una cotización improvisada, en cambio, genera dudas, regateo y, cuando llega la factura, diferencias de IVA que nadie esperaba. Esta guía te da un formato de cotización para México con IVA, descuento y vigencia, un ejemplo calculado y la lista de errores que más se repiten.
Es una guía informativa. La cotización no es un comprobante fiscal; lo que sí lo es (el CFDI) se explica al final.
Cotización, presupuesto y factura: no son lo mismo
| Documento | Para qué sirve | Valor fiscal |
|---|---|---|
| Cotización | Ofrecer un precio por productos o servicios definidos, con vigencia | Ninguno: no es comprobante fiscal ni se deduce |
| Presupuesto | Estimar el costo de un trabajo más amplio o variable (obra, proyecto); suele ser más detallado | Ninguno |
| Orden de compra | El cliente confirma que acepta y pide lo cotizado | Ninguno, pero es el respaldo de la operación |
| Factura (CFDI) | Comprobar la venta ante el SAT | Sí: es el comprobante fiscal digital por internet |
En la práctica muchos negocios usan "cotización" y "presupuesto" como sinónimos. Lo importante es que el cliente sepa que ese documento no es una factura y que el precio es válido por un tiempo limitado. Si quieres ver el mismo tema con más detalle de modelos, revisa cómo hacer una cotización con IVA, descuento y validez.
Qué datos debe llevar una cotización
| Bloque | Qué incluir | Por qué importa |
|---|---|---|
| Encabezado | Logo, nombre o razón social, RFC, domicilio, teléfono y correo | Identifica a quien cotiza y facilita el contacto |
| Folio y fecha | Número consecutivo y fecha de emisión | Permite dar seguimiento y evitar duplicados |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, contacto y, si ya lo tienes, RFC | Evita errores al facturar después |
| Detalle de conceptos | Descripción, cantidad, unidad, precio unitario e importe | El cliente sabe exactamente qué compra |
| Descuento | Porcentaje o monto, y a qué conceptos aplica | Evita discusiones sobre qué precio era el correcto |
| Impuestos | IVA desglosado (16% en la mayoría de los casos) y, si aplica, otras retenciones | El total debe coincidir con la factura posterior |
| Total | Importe final en pesos mexicanos (o moneda pactada) | Es el dato que el cliente compara |
| Vigencia | Fecha límite o días de validez (por ejemplo, 15 o 30 días) | Protege tu precio ante cambios de costos |
| Condiciones | Forma de pago, anticipo, tiempos de entrega, garantía, alcance y exclusiones | Delimita lo acordado y reduce reclamos |
| Aceptación | Espacio para firma o nombre de quien autoriza | Es el respaldo de que el cliente aceptó |
Ejemplo de cotización con descuento e IVA
Un negocio que vende e instala equipo cotiza a un cliente. El IVA se calcula después del descuento, sobre el subtotal ya rebajado.
| Concepto | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Equipo A | 2 | $1,500.00 | $3,000.00 |
| Accesorio B | 10 | $250.00 | $2,500.00 |
| Instalación y puesta en marcha | 1 | $4,500.00 | $4,500.00 |
| Subtotal | $10,000.00 | ||
| Descuento 10% | -$1,000.00 | ||
| Subtotal con descuento | $9,000.00 | ||
| IVA 16% | $1,440.00 | ||
| Total | $10,440.00 | ||
El IVA es 16% de $9,000.00 = $1,440.00. Si lo calcularas sobre el subtotal sin descuento ($10,000.00), saldrían $1,600.00 y el total no coincidiría con la factura. Para repasar tasas y excepciones (tasa 0%, exentos y región fronteriza), consulta la guía de IVA en México; la tasa de la región fronteriza y sus requisitos deben verificarse en la normativa vigente antes de cotizar allí.
Al pie, en la sección de condiciones, un ejemplo de texto: "Vigencia: 15 días naturales a partir de la fecha de emisión. Forma de pago: 50% de anticipo y 50% contra entrega. Entrega: 10 días hábiles después del anticipo. Precios en pesos mexicanos más IVA, salvo que se indique lo contrario."
Cómo hacer tu cotización paso a paso
- Define con claridad qué incluye y qué no. Lo que no está en la cotización suele convertirse en "extra".
- Usa precios unitarios con la misma moneda y unidad. Mezclar piezas, horas y paquetes confunde.
- Decide cómo mostrarás el IVA. Lo recomendable es desglosarlo, para que coincida después con el CFDI. Si cotizas "IVA incluido", dilo con claridad.
- Aplica el descuento antes del IVA y menciona su motivo (volumen, pronto pago, promoción).
- Pon fecha límite. La vigencia protege tu margen si cambian tus costos.
- Escribe condiciones de pago y entrega. Anticipo, plazos, penalizaciones por demora y garantías.
- Numera y archiva. Con folio consecutivo puedes medir cuántas cotizaciones se convierten en venta.
- Da seguimiento. Una cotización sin seguimiento rara vez se cierra; agenda un recordatorio antes de que venza.
Qué sigue cuando el cliente acepta: la factura (CFDI)
Cuando el cliente acepta, la cotización se convierte en una venta y se emite el comprobante fiscal. Para eso necesitas los datos fiscales del cliente (RFC, régimen fiscal, código postal y uso del CFDI) y respetar el desglose que cotizaste. Si hubo anticipo o pago en parcialidades, el tratamiento fiscal tiene reglas específicas (consulta a tu contador): revisa el complemento de pago y la diferencia entre método y forma de pago. Si es tu primera vez, empieza por cómo facturar en México paso a paso.
Un sistema que convierta la cotización aceptada en venta y factura sin volver a capturar datos reduce errores y ahorra tiempo, sobre todo si cotizas a muchos clientes cada semana.
Qué cambia según el tipo de negocio
El formato base es el mismo, pero cada giro necesita destacar algo distinto para que el cliente decida con confianza:
| Giro | Qué destacar | Dato que suele olvidarse |
|---|---|---|
| Comercio y distribución | Precio por unidad o por caja, descuento por volumen, existencias y tiempo de entrega | Costo de flete y si el precio es en tu bodega o entregado |
| Servicios profesionales | Alcance, entregables, horas estimadas y calendario | Qué pasa si el cliente pide cambios fuera del alcance |
| Construcción y remodelación | Materiales, mano de obra, avance por etapas y anticipo | Variación en el precio de materiales y retención de garantía |
| Eventos y banquetes | Número de personas, menú, horario y servicios incluidos | Fecha límite para confirmar y política de cancelación |
| Tecnología y mantenimiento | Licencias, soporte, tiempos de respuesta y renovación | Si el precio es mensual o anual y cuándo se ajusta |
En cualquier giro, conviene que quien cotiza tenga a la mano la lista de precios vigente y los costos actualizados; una cotización con precios viejos es la causa más común de ventas con margen negativo. Si todavía no tienes claro cuánto te cuesta cada producto o servicio, calcula primero tu costo y tu margen, y recién después fija el precio que pondrás en el formato.
Cómo seguir una cotización hasta cerrar la venta
Enviar la cotización es solo la mitad del trabajo. Un seguimiento simple mejora mucho la tasa de cierre:
- Confirma la recepción el mismo día: un mensaje corto preguntando si le llegó y si tiene dudas.
- Agenda un recordatorio a la mitad de la vigencia, no el último día.
- Registra el resultado (aceptada, rechazada, en negociación) y el motivo, para ajustar precios y condiciones.
- Vuelve a cotizar por escrito si el cliente cambia el alcance; nunca aceptes cambios solo de palabra.
- Convierte la aceptada en venta cuanto antes y emite el comprobante en el momento que corresponda.
Errores frecuentes al cotizar
- No poner vigencia: el cliente regresa seis meses después pidiendo el mismo precio.
- Mezclar precios con y sin IVA en la misma tabla.
- Calcular el IVA antes de aplicar el descuento.
- No definir el alcance: traslados, instalación, materiales y garantías sin mencionar.
- No tener el RFC del cliente a la mano y demorar la factura.
- Cotizar sin folio: imposible saber cuál versión aceptó el cliente.
- Enviar la cotización en un formato editable cuando conviene un PDF, para que no se modifique.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización es un comprobante fiscal?
No. La cotización es una oferta comercial. El comprobante fiscal es el CFDI que se emite cuando se concreta la venta.
¿La cotización lleva IVA?
Debe indicar si el precio incluye IVA o si se suma. Lo recomendable es desglosarlo (16% en la mayoría de los casos) para que coincida con la factura.
¿Cuánto debe durar la vigencia de una cotización?
No hay un plazo legal. Lo común es entre 7 y 30 días, según qué tan volátiles sean tus costos.
¿Puedo cobrar una cotización?
Una cotización no se cobra: es una oferta. Si el cliente acepta y paga un anticipo, ese pago se documenta y se factura según las reglas fiscales aplicables.
¿Cuál es la diferencia entre cotización y presupuesto?
En el uso diario se usan como sinónimos. Un presupuesto suele ser más detallado y se usa para proyectos o trabajos de alcance variable.
¿Necesito el RFC del cliente para cotizar?
No es obligatorio, pero conviene pedirlo desde la cotización para facturar sin retrasos.
¿Qué formato es mejor, Excel, Word o PDF?
Para trabajar, una hoja de cálculo o un sistema; para enviar al cliente, un PDF, que evita modificaciones.
Fuentes oficiales
- SAT: Servicio de Administración Tributaria, para las reglas del CFDI y del IVA.
- Ley del Impuesto al Valor Agregado (Cámara de Diputados), para la tasa general y las excepciones.
Una nota sobre YoFacturo
YoFacturo todavía no ofrece emisión de CFDI ante el SAT. Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de tu contador ni la información oficial del SAT. Si quieres conocer la plataforma, puedes visitar el sitio de YoFacturo.
