Catálogo de cuentas y balanza de comprobación SAT: guía completa 2026

El catálogo de cuentas y la balanza de comprobación del SAT son dos de las piezas centrales de la contabilidad electrónica en México. Desde que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció la obligación de llevar y entregar contabilidad en medios electrónicos, miles de empresas y personas físicas con actividad empresarial deben generar archivos XML con estructura precisa y enviarlos en los plazos que marca el Código Fiscal de la Federación (CFF). Si todavía tienes dudas sobre cómo funcionan estos dos documentos, qué información deben contener y cuándo hay que entregarlos, esta guía te lo explica de manera clara y práctica.

¿Qué es la contabilidad electrónica en México?

La contabilidad electrónica es el sistema mediante el cual los contribuyentes obligados llevan, integran y entregan su información contable al SAT en formato digital, concretamente en archivos XML con las especificaciones técnicas publicadas por la autoridad. La base legal se encuentra en el artículo 28 del CFF y en las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente para 2026.

El objetivo del SAT es poder cruzar la información contable de cada contribuyente con los CFDI emitidos y recibidos, los pagos de impuestos y otras declaraciones, a fin de detectar inconsistencias o posibles evasiones fiscales. Por eso los archivos deben seguir una estructura estricta y enviarse a través del Buzón Tributario.

¿Qué archivos integran la contabilidad electrónica?

• Catálogo de cuentas (con el código agrupador del SAT)
• Balanza de comprobación (mensual o trimestral)
• Pólizas del período (solo cuando el SAT las solicite o ante una auditoría)
• Auxiliar de folios (relaciona cada asiento con su CFDI)
• Auxiliar de cuentas y subcuentas

En la práctica cotidiana, los dos documentos que se envían de forma periódica y sin necesidad de requerimiento previo son el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación.

El catálogo de cuentas SAT: el código agrupador

El catálogo de cuentas es la lista completa de cuentas contables que utiliza tu empresa, ordenadas de acuerdo con el Código Agrupador de Cuentas del SAT. Este código es una clave numérica de dos niveles que la autoridad definió para poder agrupar la información de todos los contribuyentes en una clasificación homogénea.

Cada cuenta de tu catálogo interno debe estar mapeada a uno de los códigos agrupadores del SAT. Por ejemplo, si en tu sistema tienes la cuenta "Clientes nacionales", debes asociarla al código agrupador correspondiente al rubro de deudores o cuentas por cobrar.

Estructura del archivo XML del catálogo de cuentas

El archivo debe incluir para cada cuenta:

• Código único de la cuenta en tu catálogo
• Descripción de la cuenta
• Nivel (1 para cuentas de mayor, 2 para subcuentas, etc.)
• Naturaleza de la cuenta: deudora o acreedora
• Código agrupador del SAT al que pertenece

El catálogo solo se envía la primera vez y cada vez que sufra modificaciones (por ejemplo, cuando das de alta o eliminas cuentas). No es un envío mensual obligatorio.

Principales grupos del código agrupador SAT

Rango de código	Grupo contable	Ejemplos de cuentas
100 – 199	Activo	Caja, bancos, clientes, inventarios, activo fijo
200 – 299	Pasivo	Proveedores, acreedores, impuestos por pagar, préstamos
300 – 399	Capital contable	Capital social, utilidades acumuladas, reservas
400 – 499	Ingresos	Ventas, ingresos por servicios, otros ingresos
500 – 599	Costos y gastos	Costo de ventas, gastos de operación, depreciaciones
600 – 699	Resultado integral de financiamiento	Intereses pagados, pérdida cambiaria, gastos financieros
700 – 799	Participación en subsidiarias y asociadas	Utilidad o pérdida en subsidiarias
800 – 899	Impuesto sobre la renta (ISR)	ISR causado, ISR diferido
900 – 999	Cuentas de orden	Activos y pasivos contingentes, garantías

Los códigos agrupadores exactos y sus subcódigos están publicados en el Anexo 24 de la RMF vigente. Verifica la versión actualizada 2026 directamente en el portal del SAT, ya que la autoridad puede emitir actualizaciones durante el ejercicio fiscal.

La balanza de comprobación SAT: qué es y para qué sirve

La balanza de comprobación es el resumen mensual de los saldos iniciales, movimientos del período (cargos y abonos) y saldos finales de todas las cuentas de tu catálogo. En términos simples, es la fotografía de cómo quedó tu contabilidad al cierre de cada mes.

Desde el punto de vista del SAT, la balanza de comprobación es el puente entre tu catálogo de cuentas y la realidad económica de tu empresa. Al cruzarla con los CFDI de ingresos y egresos, la autoridad puede detectar si hay operaciones no facturadas o gastos deducidos sin comprobante.

Datos que debe contener la balanza

• RFC del contribuyente
• Mes y año del período reportado
• Tipo de envío: normal o complementaria
• Para cada cuenta: código del catálogo, saldo inicial, total de cargos, total de abonos y saldo final

Es fundamental que la suma de saldos iniciales más movimientos cuadre matemáticamente. Un archivo con descuadres de balanza será rechazado por el sistema del SAT.

Tipos de balanza de comprobación

Existen tres tipos de envío según la situación:

1. Balanza normal: es el envío ordinario que se hace dentro del plazo establecido para cada mes.
2. Balanza complementaria: se envía cuando necesitas corregir una balanza ya aceptada por el SAT, por ejemplo, por una póliza de ajuste posterior al cierre.
3. Balanza de cierre del ejercicio: corresponde al mes de diciembre e incluye los ajustes y reclasificaciones propios del cierre anual. Tiene un plazo de entrega distinto al resto de los meses.

¿Quiénes están obligados a enviar contabilidad electrónica al SAT?

No todos los contribuyentes tienen la misma obligación. La normativa distingue entre distintos regímenes y tipos de personas.

Obligados a enviar catálogo y balanza

• Personas morales en régimen general (grandes empresas, medianas y pequeñas empresas constituidas como SA, SAPI, AC, etc.)
• Personas morales con fines no lucrativos que sí llevan contabilidad formal
• Personas físicas con actividad empresarial y profesional cuyos ingresos en el ejercicio inmediato anterior superen el umbral vigente (verificá en el SAT el monto exacto para 2026, ya que puede actualizarse con la UMA)
• Contribuyentes que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) para personas morales

Contribuyentes con obligación reducida o exentos

• Personas físicas en RESICO personas físicas con ingresos anuales por debajo del umbral vigente: en muchos casos quedan fuera de la obligación de enviar la balanza, pero deben consultar las reglas de la RMF 2026 y su régimen específico.
• Contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), que fue reemplazado progresivamente por RESICO: si aún tributan bajo RIF transitorio, revisa las disposiciones transitorias.
• Asalariados puros y arrendadores con ingresos menores al límite: no están obligados a llevar contabilidad electrónica.

Las reglas de exención y los umbrales monetarios se publican en la Resolución Miscelánea Fiscal cada año. Confirma tu situación particular con un contador o directamente en el SAT antes de asumir que no estás obligado.

Plazos de envío de la balanza de comprobación 2026

Los plazos varían según el tipo de contribuyente. A continuación se presentan los criterios generales vigentes; verifica los plazos exactos para 2026 en el portal del SAT, ya que pueden ajustarse mediante reglas misceláneas.

Personas morales

• Balanza mensual (enero a noviembre): a más tardar el día 25 del segundo mes siguiente al período reportado. Por ejemplo, la balanza de enero se envía a más tardar el 25 de marzo.
• Balanza de cierre (diciembre): a más tardar el día 20 de abril del año siguiente al ejercicio que se reporta.

Personas físicas con actividad empresarial obligadas

• Balanza mensual: a más tardar el día 25 del tercer mes siguiente al período reportado. La balanza de enero se envía a más tardar el 25 de abril.
• Balanza de cierre (diciembre): a más tardar el día 20 de mayo del año siguiente.

Estos plazos son los criterios generales establecidos en el CFF y la RMF. Vigente 2026: verifica en el SAT si aplican prórrogas o ajustes por calendario oficial.

Cómo enviar los archivos al SAT paso a paso

El proceso de envío se realiza a través del Buzón Tributario del SAT con tu firma electrónica (e.firma). Los pasos generales son:

1. Genera el archivo XML del catálogo de cuentas o la balanza de comprobación desde tu software contable, asegurándote de que cumpla con las especificaciones técnicas del Anexo 24 de la RMF.
2. Firma el archivo con tu e.firma vigente usando el aplicativo Contabilidad en Línea del SAT o tu software autorizado.
3. Ingresa al Buzón Tributario en sat.gob.mx con tu RFC y contraseña o e.firma.
4. Selecciona la opción de contabilidad electrónica y carga el archivo.
5. Guarda el acuse de recibo que emite el SAT: es tu comprobante de que el envío fue aceptado.

Si el sistema rechaza el archivo, el acuse indicará el código de error. Los errores más frecuentes son: estructura XML inválida, cuentas sin código agrupador asignado, descuadre en saldos y e.firma vencida.

Errores comunes y cómo evitarlos

1. No mapear todas las cuentas al código agrupador

El error más frecuente es subir un catálogo donde alguna cuenta contable no tiene código agrupador asignado. El SAT rechaza el archivo completo. La solución es revisar el catálogo en tu software antes de exportar el XML y asegurarte de que todas las cuentas tengan su código agrupador correspondiente.

2. Descuadre en la balanza

Si la ecuación contable (activo = pasivo + capital) no cierra o si los movimientos del período no coinciden con la diferencia entre saldo inicial y saldo final, el archivo será rechazado. Revisa las pólizas del período antes de exportar.

3. Enviar fuera de plazo sin justificación

El envío extemporáneo puede generar multas. Si detectas que no podrás enviar a tiempo, consulta con tu contador si existe la posibilidad de solicitar una prórroga o si el incumplimiento abre una infracción formal.

4. Usar versiones de XML desactualizadas

El SAT actualiza periódicamente los esquemas XSD que validan los archivos. Si tu software genera XML con una versión anterior a la vigente, el Buzón Tributario lo rechazará. Mantén actualizado tu sistema de contabilidad.

5. Confundir la balanza normal con la complementaria

Si necesitas corregir un período ya enviado, debes usar el tipo "complementaria" y no volver a enviar una "normal". Enviar dos archivos normales del mismo período genera inconsistencias en los registros del SAT.

Herramientas y software para la contabilidad electrónica

Existe una variedad de opciones para generar y enviar los archivos requeridos:

• Contabilidad en Línea del SAT: herramienta gratuita del propio SAT, útil para contribuyentes con pocas cuentas y operaciones sencillas.
• Software contable comercial: plataformas como CONTPAQi, Aspel COI, SAE, entre otras, generan los XML automáticamente a partir de las pólizas registradas.
• ERP con módulo fiscal mexicano: para empresas medianas y grandes que requieren integrar la contabilidad con facturación, inventarios y nómina.

Si administras tu negocio desde una sola plataforma y además necesitas emitir facturas CFDI, gestionar clientes y controlar tu flujo de caja, herramientas como YoFacturo —que está llegando a México con lista de espera abierta— están pensadas para conectar la operación diaria con los requerimientos del SAT en un solo lugar. Vale la pena registrarte para ser de los primeros en acceder cuando el servicio esté disponible en el país.

Preguntas frecuentes sobre el catálogo de cuentas y balanza de comprobación SAT

A continuación respondemos las dudas más comunes de contribuyentes y contadores que gestionan la contabilidad electrónica en México.