Órdenes de Compra: Pedidos a Proveedores
Creá y gestioná pedidos a proveedores con control de stock, pagos y facturas de compra
¿Qué vas a aprender?
- Crear una orden de compra
Pedidos a proveedores con productos, variantes y cantidades
- Seguir el estado del pedido
De Borrador a Completada: 8 estados con transiciones controladas
- Sumar stock automáticamente
Al marcar la orden como Completada, el stock de los productos se actualiza solo
- Gestionar pagos y reembolsos
Control de pagos parciales, totales, vencidos y reembolsos
📝 ¿Qué es una Orden de Compra a Proveedores?
Una orden de compra es el documento que registra los productos que pedís a tus proveedores. La encontrás en el menú Administración > Órdenes y te ayuda a:
- Hacer seguimiento de qué pediste, en qué estado está y cuándo llega
- Sumar el stock automáticamente cuando marcás la orden como Completada
- Llevar el control de pagos a proveedores, incluidos pagos parciales y reembolsos
- Generar la factura de compra y el gasto asociado sin volver a cargar los datos
📋 Campos del Formulario de la Orden
ProveedorObligatorio A quién le comprás la mercadería. Tiene que estar cargado antes en Proveedores. | |
ProductosObligatorio Qué productos y cuánta cantidad pedís. Podés elegir variantes específicas y editar el precio unitario. | |
Fecha estimada de entregaObligatorio Cuándo esperás recibir el pedido. En el listado se marca en rojo si está vencida. | |
Tasa de IVA y costo de envíoElegí la tasa de IVA (0%, 2,5%, 5%, 10,5%, 21% o 27%), desmarcá "Incluir impuestos" si no aplica y sumá el costo de envío. | |
Estado de pagoPendiente, Pagado, Parcial, Vencido o Cancelado. Por defecto arranca en Pendiente. | |
NotasInstrucciones especiales para el proveedor (hasta 500 caracteres) |
🚦 Estados de la Orden de Compra
El listado agrupa las órdenes en pestañas: En Proceso (Pendiente, Confirmada, Enviada y Entregada), Completada, Borrador, Cancelada, Archivados y Todos. Para avanzar de estado usá la acción "Cambiar Estado" de cada fila.
📝
Orden en preparación, todavía no enviada al proveedor
⏳
Orden creada, esperando confirmación del proveedor
✔️
El proveedor confirmó el pedido
🚚
El pedido está en tránsito hacia tu negocio
📦
La mercadería llegó. Desde acá podés pasarla a Completada o Reembolsada.
✅
Orden cerrada: el stock de los productos se suma automáticamente
❌
El pedido fue cancelado. Si ya había sumado stock, se revierte.
↩️
Se procesó el reembolso de una orden pagada
💰 Estados de Pago al Proveedor
El estado de pago se maneja aparte del estado de la orden, con la acción "Cambiar Estado de Pago".
Aún no se registró ningún pago
Se pagó una parte del total
La orden está completamente pagada. Es un estado final: para revertirlo se procesa un reembolso.
El pago está vencido y sigue pendiente
El pago fue cancelado
🚀 Cómo Crear una Orden de Compra Paso a Paso
Ir a Administración > Órdenes
En el menú lateral abrí "Administración", entrá a "Órdenes" y tocá el botón "Crear".
Seleccionar proveedor
Elegí el proveedor al que vas a comprar. Si tiene productos asociados, la lista se filtra por ese proveedor.
Agregar productos
Usá "Agregar" para abrir el selector de productos, "Agregar Todos" para sumar todos los del proveedor, o "Crear" para dar de alta un producto nuevo sin salir de la orden. Si el producto tiene variantes, elegís cuáles y cuántas.
Completar fecha, IVA y envío
Indicá la fecha estimada de entrega (obligatoria), la tasa de IVA, el costo de envío y las notas para el proveedor.
Revisar totales y guardar
Verificá subtotal, impuestos y total en el panel de la derecha y guardá la orden.
⚙️ Stock, Gastos y Facturas Automáticos
Stock automático al completar
Cuando la orden pasa a "Completada", las cantidades pedidas se suman al stock de cada producto y variante. Si la cancelás después, el stock se revierte automáticamente.
Gasto automático
Cuando la orden queda Completada y Pagada, el sistema crea el gasto correspondiente en el módulo de Gastos, sin carga manual.
Factura de compra desde la orden
En una orden pagada sin factura aparece "Generar Factura": abre el alta de factura de compra con proveedor, ítems, subtotal e IVA ya completos. Si la orden ya tiene factura, usás "Ver Factura".
🛠️ Acciones Disponibles en el Listado
- Por fila: Cambiar Estado, Cambiar Estado de Pago, Reembolsar (órdenes pagadas canceladas, completadas o entregadas), Generar Factura / Ver Factura, Imprimir, Editar y Cancelar (o Archivar si ya está cancelada).
- Con selección múltiple: Exportar CSV, Exportar XLSX, Duplicar y Eliminar en lote.
- Cada fila se expande para ver los productos del pedido con variante, cantidad, precio unitario y total.
💡 Casos de Uso Comunes
Reposición de stock regular
Pedido mensual a tu proveedor habitual: con "Agregar Todos" cargás de una vez todos sus productos asociados.
Compra de producto nuevo
Primera compra de un producto: lo creás desde la misma orden con el botón "Crear" y queda asociado al proveedor.
Pedido urgente
Un cliente necesita algo que no tenés en stock: creás la orden en estado Pendiente y seguís su avance desde el listado.
Repetir un pedido anterior
Seleccioná una o más órdenes en el listado y usá la acción "Duplicar" para volver a pedir lo mismo.
❓ Preguntas Frecuentes sobre Órdenes de Compra
¿Cuándo se actualiza el stock de una orden de compra?
Cuando la orden pasa al estado "Completada", el sistema suma automáticamente las cantidades pedidas al stock de cada producto y variante. Si después cancelás esa orden, el stock se revierte.
¿Por qué no puedo eliminar una orden?
Las órdenes completadas, entregadas o pagadas no se pueden eliminar. Si está pagada, primero procesá un reembolso con la acción "Reembolsar". Al borrar una orden activa en realidad se cancela, y una orden cancelada se archiva para conservar el historial.
¿Puedo generar la factura de compra desde la orden?
Sí. Cuando la orden está pagada y todavía no tiene factura asociada, aparece la acción "Generar Factura", que abre el alta de factura de compra con proveedor, ítems e IVA ya cargados. Si ya tiene factura, la acción "Ver Factura" te lleva directo.
¿Qué estados puede tener una orden de compra?
Ocho: Borrador, Pendiente, Confirmada, Enviada, Entregada, Completada, Cancelada y Reembolsada. Los cambios se hacen con la acción "Cambiar Estado" y solo permiten transiciones válidas (por ejemplo, de Enviada podés pasar a Entregada o Cancelada).
¿Puedo usar una tasa de IVA distinta del 21%?
Sí. En el formulario elegís entre 0% (Exento), 2,5%, 5%, 10,5%, 21% y 27%, o desmarcás "Incluir impuestos" para que no se calcule IVA.
