Estados de Documentos
Gestiona el ciclo de vida de facturas y presupuestos
¿Qué vas a aprender?
- Identificar estados de factura
Borrador, Emitida, Pagada, Vencida, Anulada
- Gestionar cobros pendientes
Ver qué facturas faltan cobrar
- Cambiar estados manualmente
Marcar como pagada, anular, etc.
- Entender flujo de vida
Cómo pasa una factura de un estado a otro
📝 ¿Qué son los Estados de Documentos?
Los estados de documentos representan el ciclo de vida de una factura, presupuesto o nota de crédito. Cada estado indica en qué etapa está el documento: si es un borrador en edición, si ya fue emitida, si está pagada, si venció, si fue anulada, etc.
🎯 Ejemplo Real:
Creaste una factura a "Empresa SA" por $125.000 → Estado: Pendiente. La emitís en ARCA → Estado: Completado. Pasan 30 días y no te pagaron → Estado: Rechazado(automático). Finalmente el cliente paga → Estado:
🎮 Gestiona Estados de Documentos
Listado de Facturas
Número | Cliente | Total | Estado |
|---|---|---|---|
FC-00001 | Empresa SA | $125.000 | Pendiente |
FC-00002 | Comercio XYZ | $45.000 | Completado |
FC-00003 | Distribuidor ABC | $89.500 | Rechazado |
FC-00004 | Cliente VIP | $15.000 | Cancelado |
Resumen
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$125.000
🆕 Estado inicial al crear una factura
Al crear un comprobante elegís cómo nace, con el selector "Estado" del formulario:
Opción | Qué hace | Resultado |
|---|---|---|
Crear y Autorizar | Se envía a ARCA para autorización automática en el momento | Si ARCA la aprueba, queda en Completado con su CAE; si la rechaza, queda en Rechazado |
Pendiente | Se guarda como pendiente para autorizar después | Podés editarla, autorizarla más tarde o eliminarla |
Borrador | Se guarda como borrador sin enviar a ARCA | Ideal para dejar el comprobante armado y terminarlo en otro momento |
📊 Definición de Estados
Estado | Cuándo aplica | ¿Se puede borrar? | Próximo paso |
|---|---|---|---|
Borrador | Estás creando una factura pero aún no la emitiste | No | Emitir → pasa a "Emitida" |
Pendiente | Factura enviada al cliente o registrada en ARCA | Sí | Cobrar → pasa a "Pagada" / Vence → "Vencida" |
Completado | Cliente pagó el total de la factura | No | Estado final (no cambia) |
Rechazado | Pasó la fecha de pago y el cliente no pagó | No | Cobrar → pasa a "Pagada" / Anular → "Anulada" |
Cancelado | Anulaste un borrador antes de emitirlo | No | Estado final (no cambia) |
🔄 Flujo de Estados
De | A | Acción | ¿Automático? |
|---|---|---|---|
Pendiente | Completado | Emitir factura (enviar a ARCA) | Sí (resultado de ARCA) |
Pendiente | Rechazado | Cancelar borrador (decidiste no facturar) | Sí (resultado de ARCA) |
Pendiente | Cancelado | Registrar pago del cliente | No (manual) |
Rechazado | Pendiente | Pasó la fecha de vencimiento sin pagar | No (manual) |
Completado | Cancelado | Anular en ARCA (error en factura) | No (manual) |
📄 Estados de Presupuestos
Los presupuestos tienen su propio ciclo de vida, separado del de las facturas. Un presupuesto aprobado se puede convertir en venta; cuando eso pasa, queda marcado como Convertido.
Estado | Descripción |
|---|---|
Borrador | Lo estás armando; todavía no se lo mandaste al cliente |
Enviado | Se lo enviaste al cliente y esperás su respuesta |
Aprobado | El cliente lo aceptó |
Rechazado | El cliente no lo aceptó |
Vencido | Pasó su fecha de vencimiento sin respuesta del cliente |
Convertido | Se convirtió en una venta |
💼 Casos de Uso Comunes
Cliente pagó una factura vencida
- 1
Buscá la factura en el listado (filtrar por "Vencida")
- 2
Hacé clic en "Cambiar Estado"
- 3
Seleccioná "Pagada"
- 4
Registrá el pago con fecha y método
Emitiste una factura con error (monto mal)
- 1
NO la edites ni borres (es ilegal)
- 2
Cambiá el estado a "Anulada"
- 3
Generá una Nota de Crédito en ARCA
Querés ver cuánto te deben
- 1
Filtrá facturas por estado "Emitida"
- 2
Sumá los totales pendientes
- 3
Revisá también las "Vencidas" para gestionar cobranza
