Cierre de Caja y Arqueo
Controlá el efectivo de tu Punto de Venta: apertura, movimientos y cierre con arqueo
¿Qué vas a aprender?
- Abrir la caja con un monto inicial
Registrar el fondo de cambio antes de empezar a vender
- Registrar retiros e ingresos de efectivo
Anotar movimientos de plata durante el turno para que el arqueo cierre
- Cerrar la caja y contar los billetes
Hacer el arqueo por denominación y ver si sobra o falta efectivo
- Revisar el historial de cierres
Consultar cierres pasados y el estado de cada punto de venta desde Ventas
- Configurar la política de caja y el aviso por email
Decidir si se puede vender sin caja abierta y quién recibe el cierre Z por mail
¿Qué es el cierre de caja (arqueo)?
El cierre de caja, también llamado arqueo, es el control diario de cuánto efectivo hay realmente en tu Punto de Venta (POS) contra cuánto debería haber según las ventas y movimientos del día. Es un hábito clave para cualquier comercio que cobra en efectivo, sea monotributista o responsable inscripto, y no reemplaza tu facturación electrónica con ARCA: es un control interno de la caja física.
Funciona en tres pasos: abrís la caja con un monto inicial (el fondo de cambio), registrás los retiros e ingresos de efectivo que hagas durante el turno (por ejemplo, para pagarle a un proveedor) y, al terminar, contás los billetes uno por uno para compararlos contra el "Arqueo (esperado)" que calcula el sistema con tus ventas en efectivo.
Ejemplo real:
Abrís el turno con $5.000 de fondo de cambio. Durante el día vendés $80.000 en efectivo y sacás $10.000 para pagarle a un proveedor. Al cerrar, el "Arqueo (esperado)" es $75.000 ($5.000 + $80.000 - $10.000). Contás los billetes de la caja: si da $75.000, el cierre queda "Exacto"; si da menos, "Falta"; si da más, "Sobra".
Probá la calculadora de arqueo
| Billete | Cantidad | Subtotal |
|---|---|---|
| $ 20.000 | $ 0 | |
| $ 10.000 | $ 0 | |
| $ 5.000 | $ 0 | |
| $ 2.000 | $ 0 | |
| $ 1.000 | $ 0 | |
| $ 500 | $ 0 | |
| $ 200 | $ 0 | |
| $ 100 | $ 0 | |
| $ 50 | $ 0 | |
| $ 20 | $ 0 | |
| $ 10 | $ 0 |
Arqueo esperado (monto inicial): $ 5.000
Total contado: $ 0
🚀 Paso a Paso
Abrir la caja en el Punto de Venta
En la pantalla del Punto de Venta (POS), tocá el botón "Abrir caja" (ícono de moneda, arriba a la derecha) o usá el atajo F7. Ingresá el "Monto inicial" (el fondo de cambio que dejaste en la caja) y confirmá con "Abrir caja".
Vender con la caja abierta
Con la caja abierta, el botón pasa a mostrar "Caja abierta". Qué pasa si alguien vende con la caja cerrada lo elegís vos en Ventas > "Configuración de Cajas": con la política flexible (la que viene de fábrica) el POS avisa pero registra la venta igual, y esa venta queda fuera del arqueo del día; con la política estricta la venta se rechaza y sólo un encargado puede destrabarla en el momento con su PIN.
Registrar un retiro o un ingreso de efectivo
Con la caja abierta, usá el atajo F8 (retiro directo) o abrí "Caja abierta" y elegí "Retiro" o "Ingreso" dentro del diálogo. Completá el "Monto" y el "Motivo" (por ejemplo: pago a proveedor, cambio) y confirmá.
Cerrar la caja y contar los billetes
Tocá "Caja abierta" (o F7) para abrir el diálogo de cierre. Vas a ver los movimientos del día y una tabla de "Conteo de Billetes" por denominación (desde $10 hasta $20.000). Cargá la cantidad de billetes que contaste de cada uno: el sistema suma el "Total Contado" solo.
Confirmar el cierre
Agregá alguna nota si hace falta y tocá "Cerrar Caja". El sistema te muestra el resultado: Total Ventas, ventas en Efectivo/Tarjeta/M.Pagos, el "Arqueo (esperado)", el "Recuento (contado)" y la "Diferencia" (Falta/Sobra/Exacto). Desde ahí podés tocar "Imprimir Cierre" para el ticket.
Revisar el historial en Ventas
Andá a Ventas > "Cierre de Cajas". Ahí encontrás dos tabs: "Cierres de Caja" (listado de todos los cierres con Fecha, Cajero, Ventas, Efectivo, Arqueo, Recuento y Diferencia, con un botón para reimprimir cada uno) y "Puntos de Venta" (todas tus terminales POS, con Nombre, Terminal ID, Ubicación y Estado).
Casos de Uso
Cambio de turno de cajero
Cada cajero abre su propia caja al empezar el turno con el fondo de cambio que recibe, y la cierra con su propio arqueo antes de irse. Así cada cierre queda asociado a quien lo hizo.
Varios puntos de venta
Si tenés más de una terminal (sucursal, mostrador y depósito, por ejemplo), cada una abre y cierra su caja por separado, y podés compararlas en el tab "Puntos de Venta".
Retiro para pagar a un proveedor
Necesitás sacar efectivo de la caja para pagarle a un proveedor en el momento: lo registrás como "Retiro" con el motivo, y ese monto se descuenta del "Arqueo (esperado)" al cerrar.
Atajos de teclado en el POS
El historial en Ventas > Cierre de Cajas
Desde el hub de Ventas, el tab "Cierre de Cajas" tiene dos sub-tabs, ambos de solo lectura (no se abre ni se cierra caja desde ahí):
- "Cierres de Caja": listado de todos los cierres realizados, con botón para reimprimir el ticket de cada uno.
- "Puntos de Venta": todas tus terminales POS con su nombre, Terminal ID, ubicación y estado (activo, inactivo, mantenimiento).
La configuración en Ventas > Configuración de Cajas
Al lado del historial, el tab "Configuración de Cajas" reúne los dos ajustes de caja del negocio. Sólo lo ve quien puede configurar el sistema o gestionar todas las cajas: un cajero común no lo tiene.
- "Venta con caja cerrada": elegís qué pasa cuando se intenta vender sin una caja abierta en la terminal. Con "Permitir (flexible)" la venta se registra igual, queda fuera del arqueo hasta abrir la caja y aparece en el reporte X como venta sin caja. Con "Bloquear (estricto)" la venta se rechaza y un encargado la autoriza en el momento con su PIN, contraseña o tarjeta; al elegir estricto aparece justo abajo la configuración de ese PIN de supervisor.
- "Copia del Z por email": quien abre o cierra la caja siempre recibe el cierre Z por mail, así que este interruptor es sólo para sumar destinatarios extra — el dueño o el contador, que no atienden el mostrador pero quieren ver todos los cierres. Requiere permiso para gestionar todas las cajas, porque el Z incluye el arqueo completo de las cajas de otros cajeros.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo vender si la caja está cerrada?
Depende de la política que tengas en Ventas > "Configuración de Cajas". Con la política flexible (la de fábrica) sí: el sistema registra la venta igual y te avisa que no va a quedar dentro del arqueo del día. Con la política estricta no: la venta se rechaza y necesitás que un encargado la autorice en el momento con su PIN, contraseña o tarjeta. En los dos casos conviene abrir la caja apenas empezás a vender.
¿Dónde veo los cierres de caja anteriores?
En Ventas > "Cierre de Cajas", tab "Cierres de Caja". Ahí está la lista con fecha, cajero, ventas y diferencia de cada cierre, y podés reimprimir el ticket de cualquiera de ellos.
¿Qué pasa si el efectivo contado no coincide con el esperado?
El sistema lo marca como "Falta" (si contaste menos) o "Sobra" (si contaste más) y calcula la diferencia exacta. Igual se puede cerrar la caja: la diferencia queda registrada en el cierre para que la revises.
¿Se puede tener varias cajas abiertas al mismo tiempo?
Sí, cada punto de venta (terminal POS) maneja su propia caja de forma independiente. Podés revisar el estado de cada uno en el tab "Puntos de Venta".
¿Los retiros y depósitos de caja afectan mis ventas?
No. Son movimientos internos de efectivo (por ejemplo, sacar plata para un pago o meter cambio), no se registran como ventas ni como gastos del negocio, solo ajustan el efectivo esperado en el arqueo.
¿Quién recibe el cierre Z por email?
Siempre lo reciben quien abrió la caja y quien la cerró. Para que llegue también a alguien más — el dueño, el encargado o el contador — activá "Recibir copia del Z" en Ventas > "Configuración de Cajas". Sólo puede suscribirse quien tiene permiso para gestionar todas las cajas, porque el Z incluye el arqueo completo de las cajas de otros cajeros.
