Colombia: guía de facturación electrónica, impuestos y nómina para tu negocio
Mapa de todas las guías de Colombia: qué resolver primero, cómo se conectan la factura electrónica, los impuestos y la nómina, y las cifras de referencia de 2026.
Verificado: 16 de octubre de 2026
Montar y mantener un negocio en Colombia implica moverse entre tres frentes que se tocan todo el tiempo: la facturación electrónica ante la DIAN, los impuestos (IVA, retención en la fuente, renta, ICA) y la nómina con sus prestaciones y su seguridad social. Esta guía funciona como mapa: te explica en qué orden conviene resolver cada tema, qué obligación depende de cuál, y te lleva a la guía detallada de cada punto. Todas las guías de la sección Colombia del blog están enlazadas aquí, agrupadas por tema, y se mantienen con fuentes oficiales: la DIAN para lo tributario, el Ministerio del Trabajo para lo laboral y el Gestor Normativo de Función Pública para el texto de las normas.
Si prefieres una lectura continua del ciclo de facturación, empieza por la guía completa de facturación electrónica en Colombia. Esta página es más amplia: conecta facturación, impuestos y nómina.
Por dónde empezar: el orden recomendado para un negocio nuevo
- Inscribirte ante la DIAN. Sin RUT no puedes facturar, contratar ni declarar. Elige bien las responsabilidades que se asignan en el formulario.
- Definir si estás obligado a facturar. Las personas naturales con servicios no gravados y bajos ingresos pueden no estarlo; revisa cuenta de cobro vs factura electrónica.
- Habilitarte como facturador electrónico, solicitar la numeración y emitir tu primera factura.
- Entender tu carga de impuestos: IVA, retenciones, ICA y, si te conviene, el régimen simple.
- Contratar con el vínculo correcto y liquidar nómina, prestaciones y aportes sin errores.
Bloque 1: facturación electrónica y documentos DIAN
La factura electrónica de venta es el centro del sistema. Alrededor de ella están los documentos que corrigen, soportan o reemplazan según la operación.
| Tema | Guía | Cuándo la necesitas |
|---|---|---|
| Panorama general | Facturación electrónica en Colombia: guía completa | Antes de empezar, para tener el cuadro entero |
| Habilitación | Cómo habilitarte como facturador electrónico | Antes de emitir tu primera factura |
| Emisión | Cómo emitir factura electrónica en Colombia | Para el día a día de ventas |
| Código de la factura | Qué es el CUFE | Para validar y consultar facturas |
| Consulta | Cómo consultar una factura electrónica en la DIAN | Para verificar lo que te emitieron |
| Correcciones | Nota crédito y nota débito electrónicas | Cuando una factura debe ajustarse o anularse |
| Ventas de mostrador | Documento equivalente POS electrónico | Si vendes al público en un punto de venta |
| Compras a no obligados | Documento soporte en adquisiciones | Cuando compras a quien no factura |
| Cobro de independientes | Cuenta de cobro vs factura electrónica | Si eres freelancer o contratas freelancers |
| Registro de eventos | Qué es RADIAN | Si negocias o cedes facturas |
La relación entre ellos es sencilla: quien vende y está obligado emite factura electrónica (o documento equivalente en un punto de venta); si hay un error, corrige con notas crédito y débito; y quien compra a un proveedor no obligado genera el documento soporte. Todos viajan a la DIAN en XML y se identifican con un código único.
Bloque 2: impuestos
La factura es la evidencia de tus ventas, y de ella salen las bases de los impuestos. El orden lógico es: conocer la unidad de medida (la UVT), saber qué IVA cobras, saber qué retenciones aplican y, solo después, mirar tu declaración de renta.
| Impuesto o concepto | Guía | Idea clave |
|---|---|---|
| Unidad de valor | Qué es la UVT | Topes, bases y sanciones se expresan en UVT; en 2026 vale $52.374 |
| IVA | Cómo funciona el IVA en Colombia | Tarifa general del 19%, con bienes excluidos y exentos |
| Declaración de IVA | Cómo declarar IVA bimestral o cuatrimestral | La periodicidad depende de tus ingresos |
| Retención en la fuente | Retención en la fuente: cómo se calcula | Anticipo del impuesto de renta, con bases mínimas |
| ReteIVA y ReteICA | Qué es ReteIVA y ReteICA | Retenciones sobre IVA y sobre el impuesto municipal |
| Impuesto municipal | Impuesto de industria y comercio (ICA) | Lo cobra cada municipio según tu actividad |
| Régimen simplificado para pequeños | Régimen Simple de Tributación | Reúne varios impuestos en un pago con tarifa por ingresos |
| Renta de personas naturales | Declaración de renta de personas naturales | Quiénes declaran y cómo se arma |
Como regla de trabajo, usa la UVT como brújula: casi todos los umbrales (quién declara, desde qué monto se retiene, cuándo estás obligado a facturar) se expresan en esa unidad y se actualizan cada año. El tope de 3.500 UVT que define si una persona natural puede no facturar equivale en 2026 a $183.309.000 en ingresos brutos.
Bloque 3: nómina, prestaciones y seguridad social
Contratar es comprar tiempo de personas, y la ley fija un piso de derechos. Aquí se concentran las guías más consultadas por quienes tienen empleados o contratan servicios.
| Tema | Guía | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Tipo de vínculo | Tipos de contrato de trabajo | Elegir entre término fijo, indefinido, obra o labor y prestación de servicios |
| Piso salarial | Salario mínimo 2026 | Valor de referencia para sueldos y aportes |
| Auxilio | Auxilio de transporte | Quién lo recibe y cómo entra en la liquidación |
| Jornada | Jornada laboral de 42 horas | Calendario de la reducción y efecto en la hora ordinaria |
| Tiempo adicional | Horas extra y recargos nocturnos | Cómo pagar el trabajo suplementario |
| Prima | Prima de servicios | Pago semestral y su cálculo |
| Cesantías | Cesantías y su cálculo | Ahorro del trabajador y sus intereses |
| Vacaciones | Liquidación de vacaciones | Días a que tiene derecho y cómo se pagan |
| Prestaciones en conjunto | Cómo liquidar las prestaciones sociales | El total que se debe a un trabajador |
| Terminación | Liquidación laboral y indemnización por despido sin justa causa | Cuánto pagar al terminar un contrato |
| Afiliaciones del empleado | Afiliar a un empleado con PILA | Salud, pensión, riesgos y caja de compensación |
| Afiliaciones del independiente | Seguridad social para independientes | IBC del 40% y PILA |
| Reporte a la DIAN | Nómina electrónica DIAN | Soporte de los pagos laborales como deducción |
Cómo se conectan los tres frentes
Los temas parecen separados, pero comparten datos. Un ejemplo con una pequeña tienda: la tienda vende con documento equivalente POS, de donde sale la base del IVA que declara; compra mercancía a proveedores y les practica retenciones cuando corresponde; contrata a dos vendedores con su nómina y su seguridad social, que se soportan con la nómina electrónica; y calcula su impuesto de renta con todo lo anterior. Un error en una de esas piezas se arrastra a las demás: una factura mal numerada afecta el IVA, una afiliación tardía genera cobros de la UGPP y una nómina sin transmitir puede costar la deducción.
Por eso conviene fijar un calendario propio con tres rutinas: diaria (facturación y registro de ventas), mensual (retenciones, nómina y planilla de aportes) y anual (declaración de renta, actualización del RUT, renovación de certificados de firma y revisión del tope de UVT). Los plazos concretos de cada declaración cambian cada año y dependen de dígitos del NIT; confírmalos siempre en el calendario tributario que publica la DIAN.
Errores que cuestan dinero y cómo evitarlos
- Facturar sin estar habilitado o sin numeración vigente. Una factura emitida fuera de las reglas de la DIAN no cumple su función de soporte para el comprador. Verifica el rango y su fecha de vencimiento antes de cada periodo de ventas altas.
- Tratar la cuenta de cobro como factura. La DIAN no la reconoce como documento equivalente; revisa la guía específica antes de aceptarla o emitirla.
- Olvidar el documento soporte. Los gastos con proveedores no obligados a facturar necesitan ese documento para tratarse como costo o deducción.
- No actualizar valores anuales. La UVT, el salario mínimo y la jornada cambian; una tabla copiada del año pasado produce retenciones y liquidaciones erradas.
- Mezclar el vínculo laboral con la prestación de servicios. Si existe subordinación, el contrato civil puede reconocerse como laboral con toda su carga de prestaciones.
Cifras de referencia para 2026
| Dato | Valor | Fuente |
|---|---|---|
| UVT 2026 | $52.374 | DIAN, Resolución 000238 de 2025 |
| Tope para no estar obligado a facturar (3.500 UVT) | $183.309.000 al año | Cálculo sobre la UVT, art. 616-2 del Estatuto Tributario |
| Jornada máxima semanal | 42 horas | Ley 2101 de 2021, Ministerio del Trabajo |
| IBC del independiente | 40% del valor mensualizado del contrato | UGPP |
| Aportes del independiente | Salud 12,5% y pensión 16% | UGPP |
| Recargo en día de descanso obligatorio | 90% desde el 1 de julio de 2026 | Ley 2466 de 2025, Función Pública |
Los valores de salario mínimo y auxilio de transporte de 2026 han tenido discrepancias entre las fuentes consultadas y una disputa judicial durante el año (el Decreto 0159 de 2026 fijó el salario mínimo de forma transitoria en $1.750.905); consúltalos directamente en la página del Ministerio del Trabajo antes de liquidar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es lo primero que debo hacer para facturar en Colombia?
Contar con un RUT actualizado y verificar si estás obligado a facturar. Si lo estás, te habilitas como facturador electrónico, solicitas la numeración y emites siguiendo las reglas de la DIAN.
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica y documento equivalente?
La factura electrónica de venta es el documento general. El documento equivalente cubre operaciones específicas, como las ventas en un punto de venta, y también se transmite a la DIAN.
¿Qué documento uso para comprarle a quien no factura?
El documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a facturar, que genera el comprador.
¿Cuándo debe una persona natural declarar renta?
Depende de topes de ingresos, patrimonio y consumos expresados en UVT. La guía de declaración de renta detalla los criterios y se actualiza cada año.
¿Un contratista de prestación de servicios debe pagar seguridad social?
Sí, como independiente cotiza salud y pensión sobre el 40% del valor mensualizado de su contrato, salvo los casos que la UGPP señala.
¿La jornada laboral de 42 horas ya está vigente?
Sí. El último escalón de la reducción que fijó la Ley 2101 de 2021 entró en julio de 2026 para el sector privado.
Fuentes oficiales
Una nota sobre YoFacturo
YoFacturo está expandiendo su soporte para la factura electrónica de venta ante la DIAN y todavía no lo ofrece como servicio disponible para Colombia. Puedes conocer la plataforma en YoFacturo. Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de tu contador ni la normativa oficial. Todas las guías de Colombia están reunidas en el blog de Colombia.
